มนุษย์เงินเดือนมักใช้เวลากว่า 85% กับการประชุม แต่ผลวิจัยชี้ ‘งดประชุม 3 วันต่อสัปดาห์’ ช่วยให้ประสิทธิภาพงานดีขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

คำว่า ‘มัวแต่ประชุมจนไม่ได้ทำงาน’ ถูกพูดถึงบ่อยมากในทุกยุคสมัย การสำรวจตั้งแต่ช่วงก่อนโควิดพบว่า กลุ่มตัวอย่างที่มีตำแหน่งเป็นผู้จัดการราว 71% มองการประชุมเป็นอีเวนต์ที่มีค่าใช้จ่ายสูงและไม่ได้เกิดผลที่ชัดเจน

ปัญหานี้นำไปสู่การศึกษาอิมแพ็กของการกำหนด ‘วันงดประชุม’ ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้นั้นน่าประหลาดใจไม่น้อย โดยพบว่าจำนวนวัน Meeting-Free Day หรือวันงดประชุมต่อสัปดาห์นั้นช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานดีขึ้นไม่เท่ากัน ทำให้หลายองค์กรทั่วโลกกำลังเร่งหาสมดุลอย่างรอบคอบ เพื่อกำหนดจำนวนวันประชุมและวันงดประชุมรายสัปดาห์ที่เหมาะสมที่สุด

เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องใหญ่ในช่วงหลังการระบาดของโควิด เนื่องจากบริษัทจำนวนไม่น้อยเปลี่ยนให้พนักงานทำงานจากทางไกลโดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศ หรือทำงานแบบไฮบริดคือเข้าบ้างไม่เข้าบ้าง การประชุมจึงเพิ่มความถี่และระยะเวลาขึ้นอย่างต่อเนื่องเพื่อชดเชยกับการไม่ได้พบปะพูดคุยแบบเห็นหน้า ซึ่งการศึกษาล่าสุดพบว่ามนุษย์เงินเดือนในปัจจุบันมักใช้เวลามากกว่า 85% ในการประชุม ทำให้ส่งผลเสียต่อทั้งสุขภาพกายและใจของคนกลุ่มนี้

ข่าวที่เกี่ยวข้อง

ฝั่งที่สนับสนุนการประชุมมองว่า การสร้างความไว้วางใจและการก่อร่างสร้างความสามัคคีในทีมจะต้องอาศัยการพูดคุยโต้ตอบที่มีคุณภาพ แต่ฝ่ายคัดค้านกลับโต้แย้งว่า บ่อยครั้งมากที่การประชุมไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายเรื่องสามัคคีอีกต่อไป

ด้วยเหตุนี้องค์กรอย่าง Facebook และ Atlassian จึงลุกขึ้นมากำหนดวันงดประชุม เพื่อเปิดกว้างให้พนักงานเลือกดำเนินการตามจังหวะงานที่ตัวเองสะดวกอย่างเสรี ปรากฏการณ์นี้ทำให้ทีมนักวิจัยของสถาบันการศึกษาและมหาวิทยาลัยในสหรัฐฯ ลงมาสำรวจและประเมินบริษัทที่คิดใหม่ทำใหม่ เพื่อให้รู้ถึงผลกระทบของการกำหนดวันงดประชุม แล้วตีพิมพ์ผลการศึกษาไว้ที่เว็บไซต์ MIT Sloan Management Review

รายงานวิจัยนี้ระบุว่า การสำรวจกำหนดกลุ่มตัวอย่างเป็นบริษัท 76 แห่ง ซึ่งมีพนักงานมากกว่า 1,000 คน และเป็นบริษัทข้ามชาติที่ดำเนินงานในกว่า 50 ประเทศ ทุกบริษัทได้รับคำแนะนำให้กำหนดวันงดประชุมตั้งแต่ 1-5 วันต่อสัปดาห์ (ห้ามแม้แต่การประชุมแบบตัวต่อตัว) ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา

โดยทีมงานได้ศึกษาผ่าน 3 ส่วน ส่วนแรกคือพูดคุยกับผู้จัดการและหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อรับทราบมุมมองของผู้บริหารเกี่ยวกับวิธีการดำเนินงานของพนักงาน ส่วนที่ 2 คือตรวจสอบข้อมูลที่เปรียบเทียบระดับความเครียดของพนักงานก่อนและหลังการประชุมที่ลดลง และส่วนที่ 3 คือประเมินผลกระทบที่ตามมาต่อประสิทธิภาพการทำงาน การทำงานร่วมกัน และการมีส่วนร่วม โดยใช้การสำรวจชีพจร

ผลที่ออกมาพบว่าบริษัทส่วนใหญ่ยังไม่เน้นเพิ่มจำนวนวันงดประชุม เพราะเกือบครึ่ง (47%) ของบริษัทที่ศึกษานั้นลดการประชุมลง โดยแนะนำวันงดประชุม 2 วันต่อสัปดาห์ ขณะที่ 35% ของบริษัทที่ศึกษานั้นกำหนดวันงดประชุม 3 วัน อีก 11% งดประชุม 4 วัน ส่วนที่เหลืออีก 7% นั้นยกเลิกการประชุมไปเลย

นักวิจัยมองว่าผลกระทบที่ตามมาของการแนะนำวันงดประชุมนั้นมีความลึกซึ้ง เพราะเพียงแค่งดประชุมสัปดาห์ละ 1 วัน ผลคะแนนความเป็นอิสระ การสื่อสาร การมีส่วนร่วม และความพึงพอใจทั้งหมดของพนักงาน ล้วนได้รับการปรับปรุงดีขึ้น ส่งผลให้งาน Micro Management ที่หัวหน้าต้องเข้าไปจัดการงานของลูกน้องลดลง รวมถึงระดับความเครียดที่ลดลงส่งผลให้ความสามารถในการทำงาน (Productivity) เพิ่มขึ้น ทั้งหมดนี้มีการเปลี่ยนแปลงตามจำนวนวันงดประชุมต่อสัปดาห์ของแต่ละบริษัท การสำรวจพบว่า คะแนนความเป็นอิสระ ความร่วมมือ ความเครียด และอีกหลายส่วนนั้นมีผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเมื่อบริษัทกำหนดวันงดประชุม 3 วันต่อสัปดาห์ เพราะตัวเลขความสามารถในการทำงานนั้นเพิ่มขึ้นสูงสุดที่ 73%

การสำรวจชี้ว่าเมื่อการประชุมลดลง 40% (เทียบเท่า 2 วันต่อสัปดาห์) คะแนนประสิทธิภาพการทำงานนั้นเพิ่มขึ้น 71% เนื่องจากพนักงานรู้สึกมีอำนาจและเป็นอิสระมากขึ้น เพราะแทนที่จะถูกบีบด้วยตารางเวลา แต่ละคนกลับรู้สึกว่าต้องรับผิดชอบงานที่ต้องทำด้วยตัวเอง ซึ่งทำให้ความพึงพอใจเพิ่มขึ้น 52%

ทีมวิจัยนี้ยอมรับว่าแม้จะดูเหมือนขัดกับสัญชาตญาณของผู้บริหารหลายคน แต่ผลลัพธ์ที่สรุปได้คือ การประชุมบ่อยครั้งมากเกินไปนั้นส่งผลเสียต่อการทำงานร่วมกันอย่างมีนัยสำคัญ ทำให้พนักงานไม่สามารถต่อยอดงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสูงสุด แถมยังขัดจังหวะความคิดในหลายกรณี

หากมองที่การยกเลิกการประชุม 60% (เท่ากับ 3 วันต่อสัปดาห์) พบว่าสถิติดีดตัวเพิ่มขึ้น 55% พนักงานมีการเปลี่ยนการประชุมด้วยวิธีการเชื่อมต่อแบบตัวต่อตัวที่ดีกว่าในจังหวะที่เหมาะสม โดยมักจะใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อช่วยในการสื่อสาร ความเสี่ยงจากความเครียดลดลง 57% ซึ่งทำให้พนักงานมีสุขภาพกายและใจดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าการงดประชุมทุกวันนั้นดีเสมอไป นักวิจัยสรุปว่าผลลัพธ์เชิงบวกของการงดประชุมเริ่มคงที่หลังจากการประชุมลดลง 60% ทั้งคะแนนความพึงพอใจ ความสามารถในการทำงาน การมีส่วนร่วม และความร่วมมือทั้งหมดลดลงเมื่อตัดการประชุมทั้งหมดทิ้งไป เหตุผลเป็นเพราะเมื่อมีการประชุมน้อยเกินไป ทำให้พนักงานอาจต้องนัดพบปะกันมากขึ้น

ท้ายที่สุด งานวิจัยนี้สรุปว่า นอกจากจำนวนวันงดประชุมที่เหมาะสมที่สุดคือ 3 วัน บริษัทควรปล่อยให้มีการประชุม 2 วันต่อสัปดาห์ เหตุผลที่แนะนำเช่นนี้มี 2 ข้อ คือเพื่อรักษาความสัมพันธ์ทางสังคม และจัดการกำหนดการไทม์ไลน์งานประจำสัปดาห์ ถือเป็นคำแนะนำที่ตรงไปตรงมา และน่าทดลองนำไปปฏิบัติจริงมากทีเดียว

อ้างอิง: