เคล็ดลับเพิ่มเวลาให้ชีวิต เลิกทำเรื่องไร้สาระ แจกจ่ายงานให้เป็น โฟกัสเฉพาะสิ่งที่สำคัญ

ผมเชื่อว่าปัญหายอดฮิตของคนวัยทำงานคงหนีไม่พ้นเรื่องเวลาไม่พอ

หลายคนอยากขอจำนวนชั่วโมงต่อวันมากกว่านี้เพื่อให้ตัวเองมีเวลาทำงานเพิ่ม หรือพยายามหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด แถมยังอดไม่ได้ที่จะรู้สึกเหนื่อยล้าทุกครั้งหลังเลิกงาน อยากพักผ่อน อยากปาร์ตี้สังสรรค์ แต่พอทบทวนสิ่งที่ทำมาตลอดทั้งวัน กลับรู้สึกเหมือนยังไม่ได้ทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอันเลย

ผมพยายามหาคำตอบเรื่องนี้เพื่อมาพัฒนาตนเองและพนักงานในองค์กร จนได้เจอบทความ Make Time for The Work That Matters จาก Harvard Business Review เล่าถึงงานวิจัยและผลสำรวจเกี่ยวกับ ‘การบริหารเวลาเพื่อให้คนทำงานได้ทำแต่สิ่งที่มีความหมายอย่างแท้จริง’

จากผลสำรวจโดย Harvard Business Review สอบถามคนจำนวน 45 คน จาก 39 ออฟฟิศ พบว่า 100% ของเวลาทำงาน หรือประมาณ 8 ชั่วโมงต่อวัน พวกเขารู้สึกว่าตัวเองได้ทำงานที่ไม่จำเป็น หรือไม่ทำให้เกิดประโยชน์ใดๆ ต่อองค์กรสูงถึง 70% ไม่ว่าจะเป็นงานประเภทเอกสาร หรือต้องเสียเวลาประชุมระหว่างแผนกนานเกินเหตุ

หนำซ้ำยังมีสัดส่วนเพียง 1% เท่านั้นที่พวกเขาคิดว่าได้ใช้เวลาไปกับการฝึกฝนพัฒนาตัวเองให้เก่งยิ่งขึ้น ทั้งที่มันควรจะเป็นช่วงเวลาสำคัญและควรทำเป็นอันดับแรกๆ ก็ตาม

อ่านมาถึงจุดนี้แล้วอย่าเพิ่งท้อกันนะครับ เพราะนี่คือ 4 เคล็ดลับเพิ่มเวลาทำงาน และยกระดับประสิทธิภาพเพื่อตัวเองและองค์กรให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

1. หางานที่เป็น Low-Value ของตัวเองให้เจอ

การทำงานมี 2 แบบ 1. High-Value งานที่ทำแล้วมีประสิทธิภาพ เกิดประโยชน์ต่อเป้าหมายขององค์กร 2. Low-Value งานที่ทำแล้วไม่เกิดประสิทธิภาพ ไม่ได้ส่งผลดีอย่างมีนัยสำคัญต่อองค์กร

การจะหาให้เจอว่างาน Low-Value คืออะไร คุณต้องเริ่มจากลิสต์หน้าที่ความรับผิดชอบในเนื้องานของตัวเองออกมาให้หมด จดลงใส่กระดาษ แล้วค่อยๆ นำแต่ละหน้าที่มาวิเคราะห์ให้คะแนนตามหัวข้อคำถามดังนี้

คำถามที่ 1 งานนี้มีประโยชน์ต่อองค์กรหรือเปล่า ช่วยตอบสนองเป้าหมายขององค์กรหรือไม่

คำถามที่ 2 งานนี้ควรเป็นสิ่งแรกที่คุณต้องทำทันทีที่ถึงออฟฟิศไหม

คำถามที่ 3 งานนี้ทำให้คุณรู้สึกมีคุณค่ากับตัวเองแค่ไหน

คำถามที่ 4 งานนี้มีคุณทำได้คนเดียวใช่หรือไม่

หลังจากใช้เวลาคิดอย่างดีแล้ว ถ้ามีหน้าที่ไหนที่ทำให้คุณคิดว่าอยากให้คะแนนมากเป็นพิเศษ แปลว่านั่นคืองาน High-Value ของคุณ คุณควรจะทำสิ่งนั้นต่อไป และพัฒนาตัวเองในการทำสิ่งนั้นให้เก่งมากขึ้นจนถึงที่สุด

แต่หากหน้าที่ไหนได้คะแนนน้อย แปลว่านั่นคือ Low-Value ที่คุณต้องรีบหาวิธีจัดการแก้ไข ตามรายละเอียดในข้อถัดไปครับ

2. จัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน Low-Value

3 วิธีจัดการงาน Low-Value ที่คุณควรเริ่มทำตั้งแต่วันนี้
เลิกทำมันซะ: ถ้างานนั้นไม่ใช่สิ่งจำเป็นและไม่ทำให้เกิดประโยชน์ใดๆ อาจถึงเวลาแล้วที่คุณต้องเลิกทำมันเสีย และมุ่งโฟกัสเรื่องอื่นที่สำคัญกว่า

แจกจ่ายงานให้คนอื่น: หากคุณเห็นว่ามีคนอื่นที่อยู่ในตำแหน่งเหมาะสมจะทำสิ่งนั้นมากกว่าคุณ ลองขอให้เขาช่วยรับผิดชอบทำหน้าที่นี้แทน หรือลองแจกจ่ายงานไปให้ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาดูบ้าง เพื่อฝึกให้เขาได้เรียนรู้งานจากสิ่งเหล่านี้

เปลี่ยนโครงสร้างการทำงานใหม่: หากงานนี้ยังมีความสำคัญอยู่บ้าง คุณอาจลองหาวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ หรือปรับโครงสร้างการทำงาน ลดบางขั้นตอนที่ทำให้เสียเวลา เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างกระชับรวดเร็วมากขึ้น

3. ใช้เวลาว่างที่เหลือให้เกิดประโยชน์สูงสุด

หลังจากที่คุณได้เวลาเพิ่มขึ้นจากการปรับวิธีทำงาน Low-Value แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำลำดับต่อมาคือ การลุยงานที่จะเพิ่มประสิทธิภาพให้ตัวเองหรือองค์กรเพิ่มมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นงานวางกลยุทธ์ให้กับทีม งานวางแผนริเริ่มทำอะไรใหม่ๆ รวมไปถึงการฝึกทักษะเพิ่มเติมเพื่อต่อยอดในสายอาชีพ

อย่าลืมหมั่นหาความรู้ที่เป็นประโยชน์ หรือแบ่งเวลาไปใช้กับเรื่องอื่นๆ นอกเหนือจากงาน เช่น การใช้เวลากับครอบครัว การใส่ใจสุขภาพตัวเอง หรือหาเวลาพักผ่อนหย่อนใจบ้าง

4. อย่าลืม commit กับตัวเอง

ท้ายสุดสิ่งที่คุณควรเน้นย้ำกับตัวเองคือ การกำหนดเป้าหมายและระยะเวลาในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพที่แน่ชัด พร้อมลงมือทำให้ดีที่สุด เพื่อให้ตัวเองเป็นคนใหม่ที่ทำงานได้เร็วขึ้น ดีขึ้น และเก่งขึ้น

ขอให้ทุกคนมีความสุขกับการทำงานครับ 🙂

สามารถฟังพอดแคสต์ The Secret Sauce
ผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ ที่คุณสะดวกหรือใช้อยู่แล้วได้เลย