สุขภาพจิต เราคงดีขึ้น ถ้า การประชุม ไม่กินเวลาทั้งวัน

เคยรู้สึกเหนื่อยล้าและหมดแรงหลังจากประชุมทั้งวันไหม? คุณไม่ได้เป็นคนเดียวแน่นอน! ซึ่ง Atlassian เผยข้อมูลว่า ผู้บริหารบริษัทชั้นนำใช้เวลาประชุมเฉลี่ยถึง 18 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ด้านพนักงานพบว่า มีจำนวนประมาณ 73% ที่แอบทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม และที่น่าตกใจคือ 47% เห็นว่าการประชุมเป็นเรื่องที่เสียเวลามากที่สุดในการทำงาน ตัวเลขเหล่านี้สะท้อนให้เห็นถึงปัญหาการประชุมที่มากเกินไป ซึ่งการประชุมที่ยืดเยื้อนี้ส่งผลกระทบร้ายแรงต่อทั้งผลผลิตและสุขภาพจิตของพนักงาน นำไปสู่ความเครียดสะสม ความรู้สึกหมดไฟ และความขัดแย้งระหว่างรุ่น LIFE จึงชวนผู้อ่านมาวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหา ผลกระทบต่อสุขภาพจิต และวิธีแก้ไขที่ทั้งคนรุ่นเก่าและคนรุ่นใหม่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริง

สาเหตุของปัญหา เมื่อวัฒนธรรมเก่าปะทะกับโลกใหม่

หลายคนที่ทำงานมานานอาจเติบโตมากับวัฒนธรรมองค์กรแบบไทยๆ อาจมีบางคนที่มีความเชื่อว่า ‘ประชุมกันยาวๆ แสดงว่าทำงานหนักนะ’ ลองอ่านดูว่าคุ้นๆ หรือเคยได้ยินประโยคแบบนี้ไหม “เราต้องประชุมให้ละเอียด จะได้ไม่พลาด” หรือ “ต้องให้ทุกคนได้แสดงความเห็นกันหมด” นี่คือตัวอย่างของวัฒนธรรมการทำงานแบบเดิมๆ ที่เน้นกระบวนการมากกว่าผลลัพธ์ และให้ความสำคัญกับอาวุโสมากกว่าประสิทธิภาพ

ความแตกต่างของเจเนอเรชันคนทำงาน

เมื่อ Gen Z ต้องทำงานกับ Baby Boomer ฝั่งคนรุ่นใหม่อาจต้องการความรวดเร็ว ยืดหยุ่น และมีประสิทธิภาพ แต่คนรุ่นเก่ามักจะยึดติดกับขั้นตอนและรายละเอียดมากเกินไป ทำให้เกิดความขัดแย้งในการทำงานร่วมกันได้

เมื่อประชุมผ่าน Zoom กลายเป็นห้องทรมาน

ทุกวันนี้การทำงานของหลายๆ บริษัทเป็นการทำงานแบบ Hybrid Work ที่ผสมผสานระหว่างการทำงานในออฟฟิศและการทำงานจากระยะไกล (Remote Work) หรือบางบริษัทก็ให้พนักงาน Work from Home และเมื่อต้องประชุมออนไลน์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ ทั้งปัญหาอินเทอร์เน็ต การใช้งานแอปที่ยุ่งยาก หรือการขาดทักษะนำเสนอผ่านหน้าจอ ทำให้การประชุมยืดเยื้อและน่าเบื่อมากขึ้นไปอีก

ผลกระทบต่อสุขภาพจิตจากการประชุมที่เสียเวลาทั้งวัน

ความเครียดจากการทำงานเกินเวลาทำให้ ‘งานไม่เสร็จ เพราะประชุมทั้งวัน’ ซึ่งการประชุมที่ใช้เวลายาวนานทำให้เวลาทำงานจริงๆ น้อยลง ส่งผลให้ต้องทำงานล่วงเวลาบ่อยขึ้น นอนดึกมากขึ้น จนเกิดความเครียดสะสม และมีปัญหาด้านสุขภาพตามมาอีก

ผลกระทบทางใจที่รู้สึกไร้ค่า ‘พูดไปก็เท่านั้น ไม่มีใครฟัง’

ในที่ประชุมอาจมีหลายคนเกิดความรู้สึกเบื่อหน่ายกับบรรยากาศเดิมๆ เมื่อความคิดเห็นที่เสนอไปไม่ได้รับการพิจารณาหรือถูกหัวหน้าเมิน ทำให้รู้สึกว่าตัวเองไม่มีคุณค่าในทีม ยิ่งทำให้รู้สึกว่าการเข้าประชุมแต่ละครั้งเป็นเรื่องที่น่าทุกข์ใจ

เกิดความเบื่อหน่ายและขาดแรงบันดาลใจ

‘นี่ฉันมาทำงานหรือมานั่งฟังคนอื่นเถียงกัน?’ เคยไหมที่หัวข้อการประชุมเป็นเหมือนการพายเรือในอ่าง วนไปวนมา หาข้อสรุปไม่ได้ เจ้านายอาจสั่งให้พักแล้วกลับมาประชุมแบบพายเรือในอ่างเหมือนเดิม การประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพทำให้รู้สึกเสียเวลาและหมดไฟในการทำงาน

ชวนแก้ไขปัญหาด้วยการปฏิวัติวัฒนธรรมการประชุม

ปรับเปลี่ยนรูปแบบการประชุม

คนที่เป็นหัวหน้าควรกำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจนและสั้นกระชับ เช่น ใช้รูปแบบ ‘ประชุม 15 นาที’ แบบ Agile ก็ได้ ซึ่งวิธีการจัดการประชุม 15 นาทีแบบ Agile เริ่มจากการทบทวนวาระสั้นๆ ตามด้วยการอัปเดตสถานะงานของแต่ละคน จากนั้นร่วมกันระบุอุปสรรคและหาทางแก้ไข วางแผนงานในสัปดาห์ต่อไป และสรุปผลการประชุมพร้อมมอบหมายงาน ใช้เครื่องมือช่วย เช่น Trello หรือ Miro เพื่อเพิ่ม

ซัพพอร์ตการมีส่วนร่วมของทุกคน

ใช้เทคนิค Round Robin ให้ทุกคนได้พูดคนละ 1-2 นาทีในทุกการประชุม เพื่อทำให้ทุกคนรู้สึกว่าความคิดเห็นของตนเองมีความสำคัญ และมีโอกาสได้แสดงออกอย่างเท่าเทียมกัน
สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง เช่น ใช้คำถาม “มีใครมีความเห็นต่างไหม?” แทน “ทุกคนเห็นด้วยใช่ไหม?”

ปรับมายด์เซ็ตของทั้งสองฝ่ายระหว่าง Gen Z กับ Baby Boomer

สำหรับคนรุ่นเก่าควรลองเปิดใจรับฟังไอเดียใหม่ๆ จากคนรุ่นใหม่บ้าง บางทีอาจได้วิธีทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และควรเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ ไม่ใช่แค่ใช้เป็น แต่ต้องใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

สำหรับคนรุ่นใหม่วัย Gen Z

ฝึกการสื่อสารให้ตรงประเด็นและมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่พูดเก่ง แต่ต้องสื่อสารให้เข้าใจด้วย และต้องแสดงความรับผิดชอบต่องานที่ได้รับมอบหมาย เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ และหาโอกาสเรียนรู้จากประสบการณ์ของคนรุ่นเก่า แล้วนำมาปรับใช้กับวิธีการทำงานแบบใหม่

หลายคนที่ทำงานมานานอาจเติบโตมากับวัฒนธรรมองค์กรแบบไทยๆ อาจมีบางคนที่มีความเชื่อว่า ‘ประชุมกันยาวๆ แสดงว่าทำงานหนักนะ’

ซึ่งเป็นการทำงานแบบเดิมๆ ที่เน้นกระบวนการมากกว่าผลลัพธ์ และให้ความสำคัญกับอาวุโสมากกว่าประสิทธิภาพ

ความแตกต่างของเจเนอเรชันคนทำงานอาจเป็นปัญหาได้ เมื่อ Gen Z ต้องประชุมกับ Baby Boomer คนรุ่นใหม่อาจต้องการความรวดเร็ว ยืดหยุ่น และมีประสิทธิภาพ แต่คนรุ่นเก่ามักจะยึดติดกับขั้นตอนและรายละเอียดมากเกินไป

ผลกระทบต่อสุขภาพจิตจากการประชุมที่เสียเวลาทั้งวัน คือความเครียดจากการทำงานเกินเวลา ทำให้ ‘งานไม่เสร็จ เพราะประชุมทั้งวัน’

การประชุมที่ใช้เวลายาวนานทำให้เวลาทำงานจริงๆ น้อยลง ส่งผลให้ต้องทำงานล่วงเวลาบ่อยขึ้น นอนดึกมากขึ้น จนเกิดความเครียดสะสม และมีปัญหาด้านสุขภาพตามมาอีก

หัวหน้าควรกำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจนและสั้นกระชับ เช่น ใช้รูปแบบ ‘ประชุม 15 นาที’ แบบ Agile หรือใช้เทคนิค ‘Round Robin’ ให้ทุกคนได้พูดคนละ 1-2 นาทีในทุกการประชุม สรุปให้เข้าใจ และแยกย้ายไปทำงานของตนเอง