ประชุมอย่างไรให้ได้งาน ก่อนเป็นแค่ ‘ชนชั้นประชุม’

การประชุมเป็นเรื่องสำคัญในแต่ละองค์กร

การประชุมถือเป็นหัวใจให้พนักงานสามารถขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ทิศทางที่กำหนดไว้อย่างแม่นยำ

ผู้บริหารองค์กรที่เก่ง ส่วนหนึ่งสังเกตได้จากการจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพ โดยวัดได้จากเวลาที่ใช้ในการประชุมไม่นานเกินไป มีวาระการประชุมชัดเจน ควบคุมการประชุมให้กระชับ มีเป้าหมายว่าจะได้คำตอบหรือแนวทางบางอย่างหลังประชุมเสร็จ ฯลฯ

องค์กรที่ให้ความสำคัญกับการประชุมจะมีข้อกำหนดชัดเจนให้ผู้เข้าประชุมต้องปฏิบัติตาม ถือเป็นหลักพื้นฐานในการประชุมที่มีประสิทธิภาพและได้ประสิทธิผล อาทิ การตรงเวลาถือเป็นเรื่องซีเรียส ใครไม่ตรงเวลาโดนลงโทษทันที

ผู้เข้าร่วมประชุมต้องทำการบ้านวาระการประชุมอย่างละเอียด เพื่อถกเถียงกันในที่ประชุมได้อย่างกระชับ

ผู้เข้าร่วมประชุมต้องพูดเข้าประเด็น ไม่เยิ่นเย้อ

ประธานในที่ประชุมต้องจับประเด็นแม่น ตัดบทคนที่พูดจาน้ำท่วมทุ่ง

การประชุมแต่ละครั้งไม่ควรเกินสองชั่วโมง

มีข้อสรุปในที่ประชุมเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องได้เข้าใจและนำไปปฏิบัติต่อได้

คือตัวอย่างของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ และสามารถนำพาองค์กรให้ก้าวหน้าเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จากประสบการณ์ของผู้เขียน แต่ละครั้งที่ประชุมในระดับผู้บริหาร จะสังเกตได้เสมอว่าคนที่เข้าร่วมประชุมมีสติปัญญาเป็นอย่างไร โดยดูได้จากเนื้อหาของอภิปรายว่าน่าสนใจหรือแหลมคมเพียงใด

บางคนพูดจายาวเหยียด จับประเด็นไม่ได้ ขอให้ได้พูด แต่ไม่แสดงความสามารถอะไรออกมา

บางคนพูดสั้นๆ สองสามประโยค แต่ประเด็นแหลมคม เห็นทางแก้ปัญหา น่าฟัง ชวนติดตาม

องค์กรที่มีประสิทธิภาพจึงมักเลือกคนมาเป็นกรรมการหรือคนเข้าร่วมประชุมส่วนหนึ่งแบบไม่ยึดติดตำแหน่ง แต่ดูคุณสมบัติและความชำนาญของคนนั้นๆ ว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ เพราะอยากฟังการแสดงความคิดเห็นของคนเหล่านั้นที่มีความรู้ความสามารถจริงๆ

ขณะที่คณะกรรมการที่แต่งตั้งโดยหน่วยราชการหรือองค์กรอิสระมักจะเป็นกรรมการโดยตำแหน่ง อาทิ ปลัดกระทรวงหรืออธิบดี แต่พอเข้าประชุมจริง คนเหล่านี้ที่เป็นกรรมการโดยตำแหน่งไม่ค่อยมา มักจะส่งตัวแทนมาร่วมประชุม ซึ่งส่วนใหญ่จะนั่งเงียบ ไม่แสดงความเห็นอะไร เพราะเป็นเพียงตัวแทน

ผู้เขียนสังเกตว่าหลายองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเอกชน หรือองค์กรของรัฐ มักจะเป็นองค์กรที่ผู้บริหารจะใช้เวลาในการประชุมทั้งวัน วันละหลายๆ รอบ

การประชุมแต่ละครั้งจะกินเวลายาวนาน เยิ่นเย้อ ปล่อยให้ผู้บริหารอภิปรายไปเรื่อยๆ ไม่มีประเด็นอะไรเป็นแก่นสาร ประธานในที่ประชุมก็ไม่เด็ดขาด หรือไม่ก็เกรงใจผู้อภิปรายจนไม่กล้าตัดบท

พอประชุมเสร็จก็จะไม่มีข้อสรุป เลขานุการในที่ประชุมมองหน้ากันว่าจะจดบันทึกการประชุมอย่างไร และบางครั้งอาจจะนำวาระเดิมไปประชุมใหม่ในครั้งหน้า

หรือหากในที่ประชุมไม่กล้าตัดสินใจอะไร ยังไม่กำหนดแผนงานออกมา ก็ใช้วิธีตั้งอนุกรรมการขึ้นมาร่างแผนงานที่เกี่ยวข้องแล้วค่อยนำมารายงานในที่ประชุมอีกครั้ง อนุกรรมการชุดนั้นก็ประกอบด้วยกรรมการชุดเดิมหลายคน และคนภายนอกอีกจำนวนหนึ่ง ผู้บริหารเหล่านี้ก็จะมีการประชุมถี่เพิ่มมากขึ้นอีกหากขยันตั้งอนุกรรมการหลายชุด

องค์กรบางแห่งยังขยันตั้งอนุกรรมการขึ้นมาอีกชุด เพื่อประเมินว่าแผนงานที่อนุกรรมการร่างขึ้นมาใช้ได้หรือไม่

พอทำแผนงานเสร็จก็เก็บไว้ในแฟ้ม แทบจะไม่ได้นำออกมาปฏิบัติจริง ทำงานด้วยความเชื่องช้า วนเวียนกันไปมา

จนผู้ปฏิบัติงานมึนงงว่าองค์กรจะเดินหน้าได้อย่างไร ได้แต่แหงนตามองท่านผู้ทรงเกียรติทั้งหลายว่าเมื่อไรจะมีข้อสรุปเสียที พวกกระผมจะได้รู้ว่าทิศทางข้างหน้าจะทำงานต่ออย่างไร

องค์กรที่ไร้ประสิทธิภาพหลายแห่งจึงเต็มไปด้วยการประชุม ผู้บริหารหลายคนจึงไม่ต้องบริหารอะไร เพราะหมดเวลาไปกับการประชุมวันละหลายแห่งอย่างไร้ประสิทธิภาพ

มีเรื่องติดตลกว่าองค์กรบางแห่งประชุมกันบ่อยมาก จนต้องมีวาระว่า “ครั้งหน้าจะประชุมเรื่องอะไรดี”

ผู้บริหารบางคนยังมีตำแหน่งเป็นกรรมการที่ทำงานอื่น หรือเป็นตัวแทนขององค์กรไปร่วมประชุมข้างนอก นานเข้า บ่อยเข้า หลายคนเคยชินกับการประชุมจนกลายเป็น ‘ชนชั้นประชุม’ มีอาชีพประชุมอย่างเดียว

คนเหล่านี้รู้สึกว่าการเข้าร่วมประชุมทำให้รู้สึกว่าตัวเองเป็นคนสำคัญขององค์กรนั้นๆ บางคนเป็นบอร์ด เป็นกรรมการหลายแห่ง จากการมีเส้นสาย หรือวิ่งเต้นหาผู้มีอำนาจ ยิ่งประชุมมากยิ่งรู้สึกตัวเองเป็น Somebody

หลายคนประชุมบ่อยมากจนแทบจะไม่มีความสามารถอะไรอื่นนอกจากประชุมและประชุม แต่รับเบี้ยประชุมกันเพลิน บางคนได้ค่าเบี้ยประชุมมากกว่าเงินเดือนตัวเองเสียอีก

บางคนอายุมากเกินไปแต่ไม่ยอมรับสังขารของตัวเอง สุดท้ายก็หลับคาห้องประชุม

หลายคนไม่รู้ตัวว่าไม่มีความรู้ความสามารถพอจะมาแสดงความเห็นในที่ประชุมได้ แต่ก็สามารถเข้าประชุมได้เพราะ Connection บางคนจึงใช้วิธีก้มหน้านั่งเล่นไลน์ เล่นเฟซบุ๊ก หรือพลิกดูข่าวในออนไลน์ แทนที่จะมีสมาธิในการประชุม

หลายคนมาไม่ตรงเวลา เวลาประชุมก็แสดงความเห็นพอเป็นพิธี บางคนอภิปรายไปเรื่อยๆ ไม่มีประเด็นคมคาย แค่ขอให้ได้พูด เพราะคิดว่ายิ่งพูดยิ่งคิดว่าตัวเองเป็นคนสำคัญ

เรียกกันว่าพวก NATO หรือ No Action Talk Only

หลายองค์กรจึงเสียเวลากับการประชุมทั้งวันโดยไม่ได้อะไรจากชนชั้นประชุมเหล่านี้วนๆ ไปแบบไม่มีข้อสรุป เพราะไม่กล้าตัดสินใจ

บางองค์กรเสียเวลาประชุมเป็นปีแต่ไม่ได้อะไรคืบหน้า การแก้ปัญหาหลายอย่างจึงวนอยู่กับที่ ไม่ไปไหนเสียที

ชนชั้นประชุมเหล่านี้คือตัวถ่วงความเจริญสังคม ระบาดหนักไปทุกวงการ ตั้งแต่หน่วยงานรัฐ บริษัทและองค์กรอิสระ ไปจนถึงอาคารรัฐสภา

โดยเฉพาะบรรดา สว. ที่กำลังจะหมดอายุ ถือเป็นสวรรค์ของชนชั้นประชุม และเป็นสวรรค์ของคนที่ไร้ประสิทธิภาพแต่มาได้ด้วย Connection ล้วนๆ

ตอนนี้บรรดา สว. เหล่านี้ก็เตรียมตัวจะหาตำแหน่งเป็นกรรมการหน่วยงานอื่น เพราะอยากเป็น Somebody ในสังคมต่อไป แต่ทำอะไรไม่เป็นนอกจากประชุมและประชุม