Q: ช่วงนี้ Work from Home ทำให้มี Video Conference บ่อยๆ จะประชุมอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพครับ

A: ผมคิดว่าตอนที่ทำงานที่ออฟฟิศหลายคนคงพอจะเคยประชุมแบบ Video Conference กันอยู่บ้าง แต่สิ่งที่ต่างไปจากตอนนี้คือ Video Conference ไม่ใช่แค่ ‘ทางเลือก’ แล้ว แต่เป็น ‘ไฟต์บังคับ’ ในยุค Work from Home ไปแล้ว เพราะฉะนั้น เมื่อเราต้องมี Virtual Meeting ทุกวัน สำคัญมากที่เราจะต้องรู้ว่าจะทำอย่างไรให้เราสามารถมี Virtual Meeting ที่เป็นมืออาชีพได้อยู่

สิ่งแรกที่เราต้องตระหนักคือ ต่อให้เราทำงานที่บ้าน แต่เมื่ออยู่ใน Virtual Meeting เรายังคงอยู่ในโหมดการทำงานอยู่ แปลว่าทุกสิ่งที่เราแสดงออกเมื่อ Virtual Meeting ยังคงต้องทำให้เราดูเป็นมืออาชีพในหน้าที่การงานอยู่ เพราะฉะนั้น ผมจึงไม่เห็นด้วยว่าถ้าเราจะแต่งตัวแบบสบายเกินไปในเวลาที่มี Virtual Meeting จากที่บ้าน หรือมีแบ็กกราวด์ที่ไม่น่าดู เพราะมันทำให้เราไม่เป็นมืออาชีพเลย ลองนึกดูนะครับว่า ต่อให้เราเก่งแค่ไหน แต่เราใส่ชุดนอน เสื้อยืดคอย้วยๆ กางเกงขาสั้น หนวดเครารกรุงรัง หน้ามันเยิ้ม แล้วพรีเซนต์งานผ่าน Virtual Meeting ความน่าเชื่อถือของเราจะอยู่ที่ไหน การแต่งกายไม่เพียงเป็นการทำให้เราดูดี แต่เป็นการให้เกียรติสายตาของคนอื่นที่อยู่ร่วมกับเราใน Virtual Meeting ไปด้วย ในแง่จิตวิทยา การแต่งกายช่วยบอกตัวคุณว่า นี่ถึงเวลาต้องจริงจังแล้วนะ เราต้องอยู่ในโหมดทำงานแล้ว หรือลองคิดดูนะครับว่า ถ้าประชุมอยู่แล้วคนเห็นข้างหลังเราเป็นเตียงที่ผ้าห่มก็ไม่เก็บ ตื่นมาแบบไหนก็ไว้แบบนั้น คนจะคิดไหมครับว่า ขนาดชีวิตส่วนตัวยังไม่มีระเบียบ ไม่มีความรับผิดชอบขนาดนั้น จะไปมีระเบียบและความรับผิดชอบในการทำงานได้อย่างไร

สิ่งที่ผมจะบอกก็คือ ใน Virtual Meeting เราต้องดูแลภาพลักษณ์ที่สื่อผ่านจอออกไปไม่ต่างกับเมื่อเราทำงานที่ออฟฟิศแล้วเราต้องดูแลภาพลักษณ์นั่นแหละครับ ยิ่งตอนนี้ทำงานที่บ้าน คนยิ่งเห็นไปถึงชีวิตส่วนตัวอีกว่าคุณจัดการพื้นที่ส่วนตัวได้ดีแค่ไหน เพราะฉะนั้น ผมแนะนำว่าให้จัดมุมในการทำงานที่ดูดี น่าทำงาน นอกจากจะมีผลต่อคนที่ประชุมร่วมกับเราแล้ว ยังมีผลต่อตัวเราเองด้วย เพราะเราต้องสร้างสิ่งแวดล้อมให้อยากทำงานที่บ้านจังเลย เราถึงต้องประณีตกับการสร้างบรรยากาศในการทำงานแม้อยู่ที่บ้าน ไม่จำเป็นต้องตกแต่งหรูหราก็ได้ครับ แต่ให้ดูสะอาด เรียบร้อย คุณมองเห็นตัวเองในจอแล้วรู้สึกดีกับตัวเองไปด้วย เรื่องแต่งกายก็เช่นกันครับ ตู้เสื้อผ้าเราอยู่ไม่ไกลแล้ว เราแต่งตัวง่ายกว่าเดิมอีกนะครับ ลองดูว่าคุณจะต้องประชุมกับใครบ้าง ประชุมนั้นจริงจังหรือเป็นทางการแค่ไหน ให้แต่งตัวจริงจังเบอร์นั้นแหละครับ ถ้าประชุมกันเอง อย่างน้อยผมคิดว่าต่อให้ใส่เสื้อยืดทำงานอยู่ที่บ้าน (ซึ่งฝากช่วยดูลายบนเสื้อนิดหนึ่งว่ามีข้อความเหมาะกับการทำงานหรือเปล่า ฮ่าๆ) เวลาประชุม Virtual Meeting ขึ้นมา หาแจ็กเก็ตมาใส่ทับก็ดูสุภาพมากขึ้นแล้วครับ

บางคนอาจจะบอกว่า ถ้าต้องแต่งตัวและจัดสถานที่ให้ดูดีแบบนั้นแล้ว งั้นขอประชุมแบบมีแต่เสียงก็แล้วกัน สิ่งที่ผมอยากจะบอกก็คือ แม้จะเป็นการประชุม Virtual Meeting ที่อยู่กันคนละที่ ไม่ได้อยู่ด้วยกัน แต่จำเป็นมากครับที่เราต้องทำให้การประชุมนี้เหมือนเรากำลังสื่อสารอยู่กับมนุษย์ด้วยกันให้มากที่สุด ไม่ใช่สื่อสารไปโดยที่ไม่รู้ว่าอีกฝ่ายฟังอยู่หรือเปล่า สนใจสิ่งที่พูดไหม หรือทำอะไรอยู่ การเปิดกล้องให้เห็นหน้าจึงเป็นเรื่องสำคัญมากครับที่ทำให้คนยังรู้สึกว่ากำลังสื่อสารกับคนที่มีตัวตนอยู่ มีคนตั้งใจฟังเขานะ ไม่ใช่พูดอยู่คนเดียว โดยที่อีกคนกำลังตะไบเล็บอยู่ อีกคนให้นมลูกอยู่ อีกคนกำลังวิดพื้น ฯลฯ การเปิดกล้องจึงเป็นการให้เกียรติคนที่เรากำลังประชุมอยู่ด้วยว่าเรากำลัง ‘ให้เวลา’ กับเขา นาทีนี้เขาสำคัญที่สุด ไม่ใช่ว่ากด Mute แล้วก็ไปทำอย่างอื่น และจะช่วยได้มากขึ้นถ้าเวลาเราพูดแล้วมองที่กล้อง ไม่ได้มองที่จอ เพราะสายตาเราที่คนอื่นได้เห็นคือสายตาเราที่กำลังมองเขาอยู่ Eye Contact นี่แหละครับที่ทำให้คนรู้สึกถึงความเป็นมนุษย์ในการสื่อสาร อารมณ์เดียวกับเวลาที่เราพูดกับใครแล้วเขาไม่มองหน้าเราแล้วเรารู้สึกแปลกๆ เหมือนเขาไม่ใส่ใจเรานั่นแหละครับ เพราะฉะนั้น เปิดกล้อง แล้วมองที่กล้องเมื่อต้องพูด เหมือนว่ากล้องคือคนที่เรากำลังอยากคุยด้วยอยู่

สิ่งที่ต้องระวังในเวลามี Virtual Meeting ก็คือ การเผลอเอาอะไรส่วนตัวขึ้นไปแชร์บนจอ เมื่อต้อง Virtual Meeting ให้ปิดไลน์ที่ใช้กับโน้ตบุ๊กไปก่อนเลย จะปิด Notification ก็ได้นะครับ แต่ถ้าเอาให้ชัวร์ผมแนะนำว่าปิดไลน์ไปเลย ไม่งั้นแชร์หน้าจอแล้วคนอาจจะเห็นว่าใครส่งข้อความมาหาคุณบ้าง มันจะน่าสยองแค่ไหนถ้าคุณประชุมอยู่แล้วเพื่อนในกรุ๊ปลับที่คุณตั้งชื่อกรุ๊ปไว้ตลกๆ ส่งข้อความเข้ามาทันที นอกจากนั้น Screen Saver ของคุณเอย การจัด Folder ที่ปรากฏอยู่บนหน้าจอเอย หรือเว็บไซต์ที่คุณเข้าแล้วพักหน้าจอไว้ ขอให้ระลึกว่านี่จะเป็นสิ่งที่คนที่เข้าประชุมจะได้เห็นไปด้วย จัดการเคลียร์ให้เรียบร้อย ไม่งั้นโป๊ะแตกขึ้นมาไม่รู้จะเอาหน้าไปไว้ไหนแน่นอน

อีกสิ่งที่ผมอยากแนะนำเพิ่มเติมคือ ซ้อมพรีเซนต์ เรายังไม่คุ้นเคยกับการพรีเซนต์แบบ Virtual Meeting เพราะฉะนั้น จำเป็นมากที่เราต้องวางแผนเพื่อการพรีเซนต์อีกแบบที่ต่างจากการที่เราไปยืนอยู่ตรงหน้าผู้เข้าร่วมประชุม ตอนนี้มีแต่ภาพบนจอ เสียงของคุณ หน้าของคุณ ความขลุกขลักทุลักทุเลใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างพรีเซนต์จะยิ่งเห็นชัดมากกว่าเดิมบนจอสี่เหลี่ยม และยิ่งประชุมแล้ว Record ไว้ด้วยนะคุณเอ๊ย! ซ้อมพรีเซนต์ ลองเทสต์ไฟล์ วิดีโอขึ้นไหม เสียงมาหรือเปล่า ไมค์ใช้ได้ไหม ฟังรู้เรื่องไหม ใช้โปรแกรมไหนในการประชุม เข้าไปเซตทุกอย่างไว้ก่อนเริ่มประชุมจริง เราจะได้อุดรอยรั่วของปัญหาไว้ก่อนที่มันจะเกิดขึ้นเวลาประชุมจริง ตัดปัญหาเรื่องการเข้าประชุมสายไปด้วยในตัว

สุดท้าย หัวใจของความเป็นมืออาชีพในการประชุมไม่ว่าจะเป็นประชุมปกติหรือ Virtual Meeting ก็คือ เราบรรลุเป้าหมายของการประชุมภายในเวลาที่กำหนดหรือไม่ ประชุมนี้นัดขึ้นมาเพื่ออะไร แล้วได้ทำสิ่งนั้นหรือเปล่า เมื่อทุกคนออกจากที่ประชุมเขารู้หรือเปล่าว่าต้องทำอะไรต่อไป สิ่งเหล่านี้ต้องยังคงอยู่แม้จะเป็นการประชุมแบบ Virtual Meeting 

แม้จะเป็นการทำงานอยู่ที่บ้าน แต่เมื่ออยู่ในโหมดการทำงาน เรายังจำเป็นต้องมีความเป็นมืออาชีพอยู่เสมอครับ ตอนนี้ Virtual Meeting อาจจะเป็นเรื่องที่เรากำลังพยายามทำความคุ้นเคยกันอยู่ แต่เมื่อใช้เวลาเรียนรู้กับมันมากขึ้น เราก็จะสามารถใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพได้ ค่อยๆ เรียนรู้ไปครับ 

เหมือนทุกเรื่องในชีวิตของเรานั่นแหละครับ ตอนใหม่ๆ มันจะยากเสมอ แต่ให้เวลากับตัวเองหน่อย เรื่องที่เคยยากก็จะง่ายขึ้น

ส่งคำถามดราม่าในที่ทำงานที่คุณสงสัยมาได้ที่อีเมล [email protected] หรืออินบ็อกซ์มาที่ Facebook: ท้อฟฟี่ แบรดชอว์

ภาพประกอบ: นิสากร ฤทธาภัย

พิสูจน์อักษร: ลักษณ์นารา พักตร์เพียงจันทร์