ผลสำรวจล่าสุดของ Robert Walters บริษัทที่ปรึกษาด้านการสรรหาบุคลากรระดับโลก ชี้ว่ากระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่หรือ Onboarding ในไทยยังมีช่องโหว่อยู่มาก โดยคนทำงานกว่าครึ่งให้คะแนนประสบการณ์ช่วงเริ่มงานเพียงระดับปานกลางถึงแย่
ประเด็นสำคัญ
โดยมีผู้ตอบแบบสำรวจเพียง 15% ที่ระบุว่าประสบการณ์ Onboarding ของตนอยู่ในระดับดีเยี่ยม ขณะที่ 35% บอกว่าอยู่ในระดับปานกลาง และอีก 16% ไม่พอใจกับกระบวนการที่ได้รับ
ที่น่ากังวลกว่านั้นคือผู้ตอบแบบสำรวจ 12% ระบุว่าประสบการณ์ Onboarding ทำให้พวกเขามีแนวโน้มจะลาออกจากงานมากขึ้น ซึ่งสะท้อนว่าช่วงเวลาสั้นๆ ในการเริ่มงานส่งผลต่อการตัดสินใจอยู่หรือไปได้จริง
ในทางกลับกัน 29% ระบุว่าประสบการณ์ Onboarding ทำให้พวกเขามีแนวโน้มจะอยู่กับองค์กรต่อไป ซึ่งเป็นสัญญาณว่าองค์กรยังมีโอกาสทบทวนกระบวนการของตัวเองให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งใจไว้มากขึ้น
แอนดรูว์ พาวเวลล์ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายพาณิชย์ของ Robert Walters มองว่าหลายองค์กรยังมองการต้อนรับพนักงานใหม่เป็นเพียงงานธุรการที่เน้นเรื่องเอกสารและระบบ ทั้งที่ในความเป็นจริงถือเป็นช่วงที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์มากที่สุดช่วงหนึ่งของการทำงานร่วมกับพนักงาน
เขาระบุว่ากระบวนการที่ดีช่วยให้พนักงานสร้างความมั่นใจ เข้าใจความคาดหวังขององค์กร และเริ่มสร้างผลงานได้เร็วขึ้น อีกทั้งยังเป็นโอกาสสร้างความผูกพันระยะยาว โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมการทำงานที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
ยิ่งเริ่มต้นไม่ดี ยิ่งใช้เวลานานกว่าจะทำงานได้เต็มที่
ผลกระทบของ Onboarding เห็นได้จากระยะเวลาที่พนักงานต้องใช้กว่าจะรู้สึกว่าทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ โดยผู้ตอบแบบสำรวจ 35% ใช้เวลา 1-3 เดือน ขณะที่ 23% ใช้เวลา 3-6 เดือน และอีก 20% ใช้เวลามากกว่า 6 เดือน
ตัวเลขเหล่านี้ชี้ว่ากระบวนการต้อนรับที่ดีมีส่วนสำคัญในการช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับบทบาทได้เร็วขึ้น ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อผลิตภาพขององค์กร
เมื่อถามถึงปัจจัยที่ส่งผลบวกต่อประสบการณ์ Onboarding มากที่สุด คำตอบอันดับ 1 คือการสนับสนุนจากหัวหน้างานที่ 56% ตามด้วยการได้เข้าเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่ 47% และการเข้าถึงเครื่องมือกับทรัพยากรที่จำเป็นที่ 40%
ในทางกลับกัน สิ่งที่ผู้ตอบแบบสำรวจมองว่าขาดหายไปมากที่สุดคือการเตรียมความพร้อมของหัวหน้างานและความชัดเจนของบทบาทที่ 46% ตามด้วยการเข้าถึงเครื่องมือและระบบต่างๆ ที่ 33% และการแนะนำวัฒนธรรมองค์กรที่ 32%
หัวหน้างานคือตัวแปรสำคัญที่ยังถูกมองข้าม
ปัจจัยที่ปรากฏชัดที่สุดจากผลสำรวจคือบทบาทของหัวหน้างานโดยตรง ซึ่งพนักงาน 71% รู้สึกว่าได้รับการสนับสนุน แต่ก็ยังมีเกือบ 30% ที่รู้สึกว่าไม่ได้รับการสนับสนุนหรือไม่ได้รับเลยในช่วงเวลาสำคัญนี้
Robert Walters ระบุว่าตัวเลขดังกล่าวสะท้อนความจำเป็นในการเตรียมทักษะและเครื่องมือให้หัวหน้างาน เพื่อให้ดูแลพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งการทำให้รู้สึกได้รับการต้อนรับ, ได้รับข้อมูลที่เพียงพอ และมีความมั่นใจในบทบาทของตัวเอง
การมีส่วนร่วมของหัวหน้างานที่เข้มแข็ง ผ่านการพูดคุยติดตามอย่างสม่ำเสมอ, การสื่อสารที่ชัดเจน และการให้คำแนะนำที่เหมาะกับแต่ละคน จึงส่งผลอย่างมากต่อทั้งความผูกพัน, ความพึงพอใจ และการอยู่กับองค์กรในระยะยาว
พาวเวลล์เสริมว่าหลายองค์กรยังใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานธุรการในช่วง Onboarding แทนที่จะใช้โอกาสนี้เสริมความแข็งแรงด้านการสื่อสาร, การพัฒนา และการสนับสนุนพนักงาน ซึ่งเสี่ยงทำให้พนักงานรู้สึกแปลกแยกหรือไม่พร้อมสำหรับงานที่ต้องทำ
Onboarding ที่ดีควรมีหน้าตาแบบไหน
สำหรับข้อเสนอแนะนั้น Robert Walters แนะนำให้องค์กรในไทยใช้แนวทางที่มีโครงสร้างเป็นระบบ โดยให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์, ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร และความไว้วางใจ ควบคู่ไปกับเทคโนโลยีและกระบวนการ
หลักการสำคัญข้อแรกคือการวางคนเป็นศูนย์กลาง ด้วยการสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายกับพนักงานใหม่ และใช้เทคโนโลยีเป็นตัวเสริมมากกว่าจะมาแทนที่การปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนด้วยกัน
ข้อที่สองคือการเพิ่มขีดความสามารถให้หัวหน้างาน ด้วยการมอบเครื่องมือ, การฝึกอบรม และกรอบการทำงานที่จำเป็นสำหรับการดูแลพนักงานใหม่ในช่วงเปลี่ยนผ่าน
ข้อที่สามคือการวางโครงสร้างให้ชัด ทั้งการกำหนดขั้นตอน, ผู้รับผิดชอบ และหมุดหมายที่วัดผลได้ เพื่อให้พนักงานใหม่ทุกคนได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและสม่ำเสมอ
ข้อสุดท้ายคือการยอมรับว่ากระบวนการนี้ต้องใช้เวลา จึงควรขยายโปรแกรมให้ยาวกว่าสัปดาห์แรก เพื่อประคับประคองพนักงานใหม่ตลอดหลายเดือนที่กำลังปรับตัวเข้ากับบทบาท
พาวเวลล์สรุปว่าองค์กรที่ได้ผลลัพธ์ดีที่สุดคือกลุ่มที่มองว่า Onboarding ไม่ได้จบแค่การทำตามรายการที่ต้องทำให้ครบ หากเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่มุ่งสร้างความมั่นใจ, ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม และผลักดันผลิตภาพขององค์กร
ทั้งนี้ ในช่วงที่ภาคธุรกิจไทยให้ความสำคัญกับการสร้างบุคลากรรุ่นใหม่และพัฒนาทักษะที่จำเป็นเพื่อตามให้ทันการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี การต้อนรับพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพจึงกลายเป็นเรื่องที่องค์กรละเลยไม่ได้
ภาพ : Dmitry Demidovich / Shutterstock
