พูดถึงวิถีแห่งการทำงานหรือวิถีแห่งการลงมือทำเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง แต่ละคนจะมีวิธีการที่ไม่เหมือนกัน แต่สิ่งสำคัญที่ไม่อาจมองข้ามได้คือขั้นตอนก่อนหน้านั้นที่เรียกว่า ‘การจัดลำดับความสำคัญ’ (Prioritizing) เพราะการจัดลำดับความสำคัญนอกจากจะช่วยให้รู้ว่าควรทำอะไรก่อนหลังแล้ว สิ่งสำคัญของการจัดลำดับคือใช้เวลาและโอกาสที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด คุ้มค่าที่สุด
การจัดลำดับความสำคัญเป็นการจัดตารางเวลาที่จะช่วยให้เห็นโครงสร้างชัดเจนว่าเราต้องใช้เวลาไปกับงานไหนเป็นเวลาเท่าไร เพื่อป้องกันการออกนอกลู่นอกทาง มีกรอบชัดเจนเป็นเดดไลน์ และรู้ว่าเราควรทุ่มเทเวลาไปกับงานไหน และทุ่มขนาดไหน ซึ่งปัจจัยที่ต้องพิจารณาจะแตกต่างกันไป อาจเป็นเรื่องของงานหลักงาน-รอง, ส่งเร็ว-ส่งช้า, เงินมาก-เงินน้อย, ด่วนมาก-ไม่ด่วน, มีคนรออยู่-งานไม่มีกำหนดและเกี่ยวข้องกับตัวเองคนเดียว
บทความที่เกี่ยวข้อง:
- ‘งานที่สั่งไป พี่ขอภายในคืนนี้’ ผู้เชี่ยวชาญเผย 10 ประโยคที่ไม่ควรพูดใส่ใคร หากต้องการให้วัฒนธรรมองค์กรดีขึ้น
- พิมพ์ติดข้างฝาไว้เลย! เคล็ดไม่ลับสู่ความสำเร็จในการทำงานจาก 4 สุดยอดซีอีโอระดับโลก เพื่อการเริ่มต้นปีใหม่อย่างไฉไล
- พูดออกมาได้! ‘งานหนักไม่เคยฆ่าคน’ เมื่อประชากรกว่า 745,000 คนทั่วโลก เสียชีวิตเพราะทำงานหนักเกินไป
และนอกจากจะรู้ว่า ‘ควรทำอะไร’ การจัดลำดับยังทำให้เรารู้อีกด้วยว่า ‘ไม่ควร/ไม่จำเป็นต้องทำอะไร’ การ Prioritizing จึงไม่เพียงแต่จะช่วยให้มีความเป็น Professional ขึ้นทางด้านการทำงาน แต่ยังทำให้ดู Professional ขึ้นในด้านการใช้ชีวิตอีกด้วย เพราะทั้งการทำงานและสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำระหว่างวันต่างก็ต้องการการจัดลำดับทั้งสิ้น และยิ่งทำตามแผนได้ก็ยิ่งมีแนวโน้มว่าเราจะควบคุมชีวิตตัวเองได้มากขึ้น ไปจนถึงมีเวลาสำหรับเรื่องที่สนใจและต้องการจะทำมากขึ้นเช่นกัน
ต่อไปนี้คือ 10 วิธีการจัดลำดับความสำคัญที่โด่งดัง หลายคนบอกว่าเวิร์ก และว่ากันว่าเป็นวิธีการที่ได้ผลจริง ที่วิธีไหนเข้าท่าก็สามารถเอาไปเลือกใช้กันได้ หรือหากเข้าท่าหลายวิธีก็อาจนำไปมิกซ์แอนด์แมตช์ก็ได้เช่นกัน
1. นำมาสเตอร์ลิสต์ (Master List) มาเบรกดาวน์เป็นรายเดือน รายสัปดาห์ และรายวัน
แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะสามารถจัดลำดับทุกความสำคัญของงาน รวมไปถึงไอเดียและความคิดที่แหวกว่ายอยู่ในหัวอย่างไม่มีขอบเขตได้ ลองเริ่มจากการสร้างมาสเตอร์ลิสต์ให้เป็นระบบระเบียบ และเขียนทุกอย่างที่สนใจลงในนี้ เหมือนคิดเสียว่าเป็นโฟลเดอร์เก็บทุกสิ่งทุกอย่างที่สนใจ นึกออก และตั้งใจจะทำ จากนั้นสิ่งที่เป็นนามธรรมหรือเป็นเพียงความคิดจะเริ่มเป็นรูปเป็นร่างขึ้นแล้วในรูปของเอกสารที่เป็นรูปธรรม
เครื่องมือที่ใช้ในการจัดเก็บหรือจดบันทึกนั้นไม่สำคัญว่าจะเป็นอะไร อาจเป็นเศษกระดาษ สมุดบันทึก โน้ตในสมาร์ทโฟน ไปจนถึงเครื่องมือหรือโปรแกรมจัดการตารางชีวิตและการทำงาน เพียงแต่สิ่งสำคัญคือจะต้องเข้าถึงได้ง่าย และอัปเดตหรือแก้ไขได้ง่าย ในกรณีมีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติม
หลังจากมีมาสเตอร์ลิสต์แล้ว เราจะเห็นได้ชัดว่าสิ่งไหนควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษในระดับที่แตกต่างกันออกไป ในมาสเตอร์ลิสต์จะมีทั้งงานที่ต้องทำให้เสร็จสิ้นภายในวันนี้ หรือโปรเจกต์ที่ต้องทำให้เสร็จภายในสัปดาห์หรือเดือน ไปจนถึงเป้าหมายระยะยาวที่ต้องทำให้ได้ ที่ถ้าหากทำได้สำเร็จจะรู้สึกประสบความสำเร็จและจิตใจถูกเติมเต็ม
นำสิ่งที่ต้องทำมาจัดเป็นรายเดือน รายสัปดาห์ และรายวัน โดย ไบรอัน เทรซี (Brian Tracy) ผู้ให้คำปรึกษาด้านการใช้ชีวิตอย่างมีประสิทธิภาพ ให้คำแนะนำว่าลิสต์ระดับเดือนควรดึงมาจากมาสเตอร์ลิสต์ ลิสต์ระดับสัปดาห์ควรถูกดึงมาจากลิสต์ระดับเดือน และลิสต์ระดับวันควรดึงมาจากลิสต์ระดับสัปดาห์เป็นทอดๆ ลงมา เพื่อให้ลำดับความสำคัญเรียงแถวกันอย่างมีระเบียบ และสะท้อนกลับไปยังภาพรวมที่ใหญ่กว่าหรือใหญ่ที่สุด
วิธีการนี้จะช่วยให้เราสามารถจัดการกับความขี้โกงในการทำแต่งานเล็กๆ ให้เสร็จได้ เพราะการดึงมาจากงานระดับใหญ่กว่าลงมาจะทำให้มั่นใจได้ว่างานนั้นมีความหมาย สำคัญจริงๆ และนำไปสู่ความสำเร็จลุล่วงของแผนการที่ใหญ่กว่าได้
2. แยกงานที่ฉุกเฉินออกจากงานสำคัญ ด้วยเทคนิค ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์ (Eisenhower Matrix)
แม้มาสเตอร์ลิสต์จะค่อนข้างเวิร์กสำหรับการช่วยเราทำความเข้าใจความสำคัญของงาน แต่ในความเป็นจริงก็ซับซ้อนไม่น้อยที่จะตัดสินว่าอะไรต้องทำทันทีและอะไรสามารถทำทีหลังได้ มีกี่วิธีที่จะช่วยจัดการปัญหาเรื่องนี้
หนึ่งในนั้นคือ ‘กฎพาเรโต (Pareto Principle)’ หรือกฎ 80/20 ที่กล่าวถึงการทำน้อยได้มากด้วยการลงแรงเพียง 20% แต่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ถึง 80% เพื่อไม่ใช่แค่ทำอย่างหนึ่งเสร็จแล้วขีดฆ่าทิ้ง แต่การทำสิ่งใดล้วนแล้วหวังผลลัพธ์ที่ใหญ่กว่าและใช้เวลาคุ้มค่ากว่าทั้งสิ้น
อย่างไรก็ตาม กฎของพาเรโตยังคงต้องพึ่งพาประสบการณ์ไม่น้อย ในกรณีของงานใหม่หรือสำหรับมือใหม่ที่ไม่รู้ว่าควรจัดลำดับความสำคัญอย่างไร หรือแยกอย่างลำบากใจว่าอันไหนด่วน ซึ่งในเคสต์นี้ใช้ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์ ดูจะเป็นวิธีการที่เหมาะที่สุด
วิธีนี้คิดค้นขึ้นโดย ดไวต์ ไอเซนฮาวร์ (Dwight Eisenhower) อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา เขาได้แบ่งช่องเป็น 4 ช่องง่ายๆ เพียงเท่านั้น ได้แก่
- ทั้งด่วนและสำคัญ ทำให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
- สำคัญ แต่ไม่ด่วน ตัดสินว่าสามารถทำงานอื่นได้ และปรับเปลี่ยนตารางได้
- ด่วน แต่ไม่สำคัญ สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้
- ไม่ด่วนและไม่สำคัญ จะที่ไหน เวลาไหน เมื่อไรก็ได้
กล่าวอย่างง่ายว่า งานด่วนคือสิ่งที่เราจะมีรีแอ็กชันกับมันทันที ในขณะที่งานสำคัญจะเป็นงานที่จะส่งผลต่อมิชชันในระยาวกับเป้าหมายที่ตั้งเป้าไว้
3. จัดลำดับความสำคัญรายวันจากลำดับที่แท้จริงด้วยวิธีของไอวี ลี (Ivy Lee)
ในบางครั้งแม้เราพยายามเต็มที่แล้ว แต่สุดท้ายก็ยังลงเอยด้วยการมีลิสต์งานด่วนและงานสำคัญที่ต้องทำเต็มไปหมด สำหรับกรณีนี้จึงต้องหาวิธีการที่จะขุดลึกไปให้มากที่สุดเพื่อที่จะค้นพบว่างานไหนสำคัญจริงๆ หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดคือการที่ค้นพบเมื่อ 100 ปีที่แล้ว เป็นวิธีการของผู้ให้คำปรึกษาด้านการจัดลำดับความสำคัญชื่อ ไอวี ลี โดยวิธีการของ ไอวี ลี จะช่วยให้เราสามารถจัดลำดับได้แค่ด้วยกฎง่ายๆ
- ในแต่ละวันทำงาน เขียน 6 สิ่งที่ต้องทำภายในวันพรุ่งนี้ และไม่เขียนเกิน 6 ข้อ
- จัดเรียงลำดับความสำคัญภายใน 6 ข้อนี้
- เมื่อวันพรุ่งนี้มาถึง โฟกัสไปที่งานแรก ทำงานแรกให้สำเร็จก่อนที่จะไปสู่งานถัดไป
- ทำตามขั้นตอนนี้ไปเรื่อยๆ จนหมดลิสต์ ในช่วงท้ายของวันหากมีงานที่ทำไม่สำเร็จ เลื่อนงานนั้นๆ ไปยังลิสต์ใหม่ของวันถัดไป
- วนซ้ำขั้นตอนในทุกวันที่มีการทำงาน
4. แยกงานที่ต้องทำจากความคล้ายคลึงโดยใช้วิธี ABCDE
สิ่งหนึ่งที่ยากที่สุดในการจัดลำดับความสำคัญของงานคือการแยกให้ออกระหว่างงานที่สำคัญจริงๆ กับงานที่ทำให้รู้สึกว่าอยู่ระดับเดียวกับงานที่สำคัญ เมื่อเราต้องทำงานที่มีความซับซ้อนและหยิบจับหลายบทบาทมากเกินไป วิธีการไอเซนฮาวร์กับกฎพาเรโตมากครั้งก็ไม่เวิร์ก
นี่คือวิธีการของ ไบรอัน เทรซี (Brian Tracy) ผู้เขียนหนังสือชื่อดังอย่าง Eat That Frog! ที่ชื่อไทยแปลว่า ‘กินกบตัวนั้นซะ!’ วิธีการนี้มีชื่อว่า ABCDE เป็นวิธีที่แยกระดับออกจากตัวงานด้วยการใส่ตัวอักษร A ถึง E ให้กับแต่ละงาน โดยเรียงจากมากสุดที่ A ลงไปน้อยสุด จากนั้นสำหรับงานที่มีตัว A ให้ใส่หมายเลขว่าใน A อย่างไหนต้องทำก่อนหลังตามลำดับ และทำวนจนกว่าจะครบถึงตัวอักษร E
เราจะได้ A, B, C, D, E ที่ประกอบไปด้วยลำดับ 1-3 ของแต่ละตัวอักษร (หรือมากกว่านั้น) อีกที และการที่เรามี A1, B1, C1 และอื่นๆ จะยิ่งทำลิสต์สิ่งที่ต้องทำเคลียร์ขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
5. สร้างโทนชีวิตสุด Productive (มีประสิทธิภาพ) ในแต่ละวันด้วยกฎ ‘กินกบตัวนั้นซะ!’ หรือกฎในการทำสิ่งที่สำคัญก่อน
หลังจากที่ได้ใช้วิธีการใดก็ตามที่เห็นสมควรในการจัดลำดับความสำคัญแล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการลงมือทำ หรือเรียกแบบสนุกๆ ว่าจู่โจมตามแผนการที่วางไว้ และการเริ่มต้นวันว่ากันว่าจะเป็นตัวกำหนดโทนเรื่องภายในวันนั้นว่าจะเป็นไปในทิศทางไหน บ่อยครั้งการกำจัดงานชิ้นใหญ่ไปได้ตั้งแต่หัววันก่อให้เกิดโมเมนตัม แรงบันดาลใจ แรงกระตุ้น และพลังงานที่จะทำให้เดินหน้าต่อไปอย่างกระตือรือร้นตลอดทั้งวัน
ผู้เชี่ยวชาญด้านการ Productive จำนวนมากจึงได้แนะนำว่า ในทุกๆ วันหากเป็นไปได้ควรที่จะเปิดวันมาด้วยการทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน อย่างที่นักเขียนชาวอเมริกันชื่อดังอย่าง มาร์ค ทเวน (Mark Twain) เคยกล่าวไว้ว่า “หากคุณกินกบที่มีชีวิตอยู่ คุณจะไม่จำเป็นต้องจ่ายเพื่อนั่งอยู่ในร้านและจ้องมองมันเป็นเวลานาน”
หรือก็คือวิธีการที่ดีที่สุดคือการลงมือทำ และทุกครั้งที่จัดลำดับ ให้กบพวกนี้อยู่ในลำดับบนๆ ก่อน เพราะไม่ใช่แค่ทำสำเร็จแล้วจะเป็นการเสร็จไปเป็นอย่างๆ แต่ยังก่อให้เกิดแรงผลักในการทำอย่างอื่นให้สำเร็จด้วยเช่นกัน
เรื่องนี้ศาสตราจารย์มหาวิทยาลัยฮาวาร์ด ชื่อ เทเรซา อมาไบล์ (Teresa Amabile) ได้ศึกษาไดอะรีของพนักงานนับร้อยที่ทำงานเกี่ยวข้องกับด้านความรู้ และได้ข้อสรุปว่าสิ่งที่จะกระตุ้นอารมณ์ความรู้สึก แรงกระตุ้นในใจ และการรับรู้ตลอดวัน ได้ดีที่สุดและสำคัญที่สุดคือการสร้างความก้าวหน้าให้กับงานที่มีความหมายต่อใจ
6. ตัดเป้าหมายที่ ‘ดีพอ’ ออกด้วยกลยุทธ์ 2 ลิสต์ของ วอร์เรน บัฟเฟตต์ (Warren Buffett) เพื่อหาเป้าหมายที่ ‘ดีที่สุด’
สิ่งที่น่ากลัวของการทำลิสต์ลำดับความสำคัญกับสิ่งที่ต้องทำคือการสร้างเป้าหมายที่ไม่ถูกต้อง จึงเป็นเรื่องดีถ้าเราจะประเมินและประเมินอยู่ตลอดเวลาถึงเป้าหมายระยะไกล จากนั้นก็จัดลำดับความสำคัญ เพื่อที่จะมั่นใจได้ว่าเส้นทางที่เรากำลังเดินอยู่คือเส้นทางที่ถูกต้องและกำลังนำไปสู่เป้าหมายนั้นจริงๆ
วิธีการที่มหาเศรษฐีและนักลงทุนชื่อดังอย่าง วอร์เรน บัฟเฟตต์ แนะนำคือ ให้เขียนท็อปลิสต์ 25 เป้าหมายที่อยากทำ ซึ่งเป็นได้ตั้งแต่เป้าหมายชีวิต อาชีพ การศึกษา หรือสิ่งใดก็ตามที่เราอยากใช้เวลาชีวิตกับการทำมัน
จากนั้นให้วง 5 เป้าหมายในลิสต์นั้น และเป้าหมายใดก็ตามที่เราไม่ได้วงไว้ นั่นคือเป้าหมายที่เราหมายหัวแล้วว่า ‘หลีกเลี่ยงอย่างสุดชีวิต’
นี่เป็นวิธีการที่หักมุมเหมือนหนังหักมุมไม่น้อย และค่อนข้างจะเป็นวิธีการที่กลับด้านของวิธีการอื่นๆ แต่วิธีนี้จะทำให้เรารู้ชัดว่าสิ่งไหนที่สำคัญที่สุดจริงๆ และทำโดยที่ไม่ออกไปสู่สิ่งที่ไม่ได้สำคัญขนาดที่จะติดท็อป 5 ได้ ไม่เช่นนั้นเราอาจไม่รู้ตัวเลยว่ากำลังทำสิ่งที่ออกนอกลู่นอกทางอยู่
7. หลีกเลี่ยงต้นทุนจม (Sunk-Cost Fallacy) หรือการชีวิตพังเพราะความเสียดายที่ลงทุนแรง เวลา เงิน กับบางอย่างไปแล้วจนยากจะถอนตัว
ในการจัดลำดับความสำคัญสิ่งที่ต้องทำเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องยืดหยุ่นให้ได้ตลอดเวลา เพราะไม่มีใครรู้อนาคต และในท้ายที่สุดการจัดลำดับความสำคัญหรือการวางแผนก็เป็นเพียงแค่การคาดเดาว่าเราจะทำได้ เนื่องจากการวางแผนเป็นการก่อตั้งความคาดหวังหรือการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นกับตัวเรา และเมื่อทำไม่สำเร็จ เราอาจรู้สึกดาวน์ได้ จึงไม่ควรปล่อยให้การวางแผนกัดกินตัวเอง
มนุษย์มีแนวโน้มว่าจะอ่อนไหวและทำบางสิ่งต่อไปเพียงเพราะเราลงเวลากับความพยายามไปกับมันแล้ว แต่ในความเป็นจริงไม่สำคัญว่าเราจะใช้เวลากับมันเท่าไร เพราะเวลาไม่สามารถทวงคืนมาได้ และสิ่งสำคัญที่ต้องตระหนักคือการถลำลึกต่อไปในการทำมันจะยิ่งทำให้คุณเสียเวลามากขึ้นไปอีก
บางครั้งจึงดีกว่าหากเราจะสละเรือลำเดิมแล้วย้ายไปเรือลำใหม่ แทนที่จะวิดน้ำ ปะซ่อมเรือ ใช้แรงไปกับมันมากโดยที่สุดท้ายรู้ตัวอีกทียังคงอยู่ที่เดิม
8. ใช้หลักการคูณเวลา (Time Multipliers) เพื่อให้ชั่วโมงทำงานในแต่ละวันมีประสิทธิภาพสูงสุด
การจัดลำดับความสำคัญไม่เพียงแต่จะเกี่ยวข้องกับตัวงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังเกี่ยวข้องกับเวลาด้วย เมื่อโฟกัสการใช้เวลาไปกับงานที่ใช่ งานนี้จะส่งผล 2 ทางคือ ไม่มอบเวลาให้กับเราพิ่มขึ้น ก็ทำให้เรามีเวลาน้อยลง (หรือยุ่งมากขึ้นในแง่ดี) เพราะตระหนักอยู่เสมอว่าสิ่งที่ทำอยู่จะต่อยอดไปสู่ช่วงเวลาของอะไร
Rory Vaden ผู้เป็นที่ปรึกษาการเป็นผู้นำ เคยกล่าวไว้บนเวที TEDx Talks ว่า แทนที่จะตั้งเป้าว่า “อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดที่ฉันสามารถทำได้ในวันนี้?” ผู้ที่คิดแบบคูณเวลาจะคิดว่า “อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดที่ฉันทำในวันนี้ที่จะส่งผลต่ออนาคตที่ดีกว่าของฉัน?” หรือกล่าวคือ การคิดว่าเราจะใช้เวลาอย่างไร จะช่วยให้เรามีเวลาว่างมากขึ้นในอนาคต
อีกสิ่งสำคัญที่ต้องจัดการคือนิสัยตัวเองและสิ่งแวดล้อมในการทำงาน เพราะในสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงาน (เช่น ในเรื่องของเสียงรบกวน ความสะอาด ความสบายใจ) การเข้าถึงบางอย่างได้ยาก/ง่าย รวมไปถึงนิสัยของคนคนนั้นเอง หากทุกอย่างเหมาะสม การทำงานก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไปจนถึงลดเวลาการทำงานปัจจุบัน และเพิ่มเวลาว่างในอนาคตได้
9. จัดลำดับงานที่สำคัญที่สุดให้อยู่ในช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพที่สุด
ในเมื่อการจัดลำดับความสำคัญมีจุดประสงค์และขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับเวลาอยู่แล้ว ลองคอมโบด้วยการผูกทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันเลยสิ วิทยาศาสตร์ชี้ว่าในแต่ละวันเราจะมีความสูง-ต่ำของพลังงานและความสามารถในการโฟกัสต่างกัน กล่าวคือแต่ละคนจะมีช่วงเวลาที่แน่นอนที่ตัวเองจะ Productive ได้อย่างเป็นธรรมชาติ
หากสามารถหาจุดพีคของช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพเจอและจัดลำดับความสำคัญตามช่วงเวลาเหล่านั้น เป็นไปได้ว่าวันนั้นจะเป็นวันที่ทำงานออกมาได้ดีที่สุด หรือสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายได้
10. ใช้วิธี หิน กรวด ทราย
หิน กรวด ทราย เป็นวิธีหนึ่งที่โด่งดังเป็นอย่างมากในการจัดลำดับความสำคัญ ในมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง ศาสตราจารย์ผู้สอนได้สาธิตวิธีการทำให้นักศึกษาเห็นภาพในเรื่องของการจัดการเวลา
ผู้สอนยืนอยู่หน้าชั้น นำโหลแก้วมาใส่หินเส้นผ่านศูนย์กลาง 2 นิ้ว แล้วถามนักศึกษาว่า “โหลเต็มหรือยัง?” นักศึกษาตอบว่า “เต็มแล้ว”
ต่อมาผู้สอนเติมกรวดลงไป พร้อมกับเขย่าให้กรวดแทรกตัวไปทั่วหิน จากนั้นถามนักศึกษาว่าโหลเต็มหรือยัง? นักศึกษาจึงตอบเหมือนเดิมว่า “เต็มแล้ว”
จากนั้นผู้สอนปิดท้ายด้วยการเททรายลงไปในโหลจนจึงปากโหล และถามนักศึกษาว่าโหลเต็มหรือยัง? นักศึกษาขำและตอบเหมือนกันว่า “เต็มแล้ว”
นี่คือการสาธิตว่าหากเราให้ความสำคัญถูกลำดับ เราจะมีช่องว่างเวลาเหลือให้ทำสิ่งอื่น แต่หากเรียงผิดลำดับเป็นสลับกันและเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ใช่หรือที่จำเป็นน้อยกว่า นั่นไม่ต่างอะไรไปกับการเติมทรายจนเต็มโหลจนไม่มีที่ใส่กรวดและหินอีกต่อไป
โหลแก้วเป็นตัวแทนที่สื่อความหมายถึงชีวิตของเรา โดยหินคือสิ่งสำคัญในชีวิต เช่น ครอบครัว และเพื่อน จากนั้นกรวดสื่อถึงสิ่งอื่นที่สำคัญในชีวิต เช่น ที่ทำงาน โรงเรียน ปิดท้ายด้วยทรายที่สื่อความหมายถึงสิ่งเล็กๆ เช่น การเป็นเจ้าของบางสิ่งบางอย่าง หรือกิจกรรมที่ทำก็ได้ไม่ทำก็ได้ ฉะนั้นแล้วจึงต้องเริ่มจากการที่เริ่มต้นจากหินหรือโฟกัสที่ตัวเอง ไปยังกรวด และจบลงที่ทราย
สิ่งสำคัญที่สุดในการจัด Priority
สิ่งที่ต้องตระหนักคือการจัดลำดับความสำคัญเป็นเพียงการ Commit กับตัวเองว่าจะทำสิ่งนี้ และหากทำได้ก็เป็นเรื่องที่น่ายินดีเป็นอย่างยิ่ง แต่ไม่ได้การันตีแต่อย่างใดว่าทุกอย่างจะเป็นไปตามที่ต้องการ หรือทุกสิ่งทุกอย่างเป็นไปตามแผนเสียหมดได้ เหมือนกับที่วันทำงานจนจบกับการได้เห็นรายการสิ่งที่ต้องทำถูกขีดฆ่า ทำให้รู้สึกดีมากๆ แต่สิ่งนี้ไม่จีรัง
อีกเหตุผลคืองานแต่ละงานมีโอกาสสูงที่จะยาวกว่าที่คิดไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งโลกปัจจุบันที่คนจำนวนมาก WFH (Work from Home) ที่มีทั้งประชุมและแชตตลอดทั้งวัน จนไม่สามารถกะเกณฑ์เวลาว่าง หรือนัดใครสักคนได้ยาก
จึงเป็นเรื่องดีที่จะรู้ไว้ใช่ว่าวิธีการจัดการกับตัวเอง สิ่งสำคัญที่สุดคือจะต้องเป็นคน Realistic (มองโลกตามความเป็นจริง) เสมอว่าสิ่งไหนทำได้จริงๆ หรือทำไม่ได้ ทำทัน ทำไม่ทัน เป็นไปได้ เป็นไปไม่ได้ หรือใช้เวลาไปกับมันเกินเหตุ รวมถึงตระหนักเสมอว่า ไม่สำคัญว่าจะทำได้น้อยได้มาก เพราะสองเรื่องที่ควรโฟกัสที่สุดคือ ‘ความตั้งใจและการลงมือทำ’
และด้วยวิธีทั้งหมดนี้ ช่วงท้ายวันของแต่ละคนจะสดใสมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ขึ้นอยู่กับการวางแผน วิธีการลงมือ และผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จหรืออย่างน้อยๆ ได้ทำ เมื่อกินกบตัวนั้นหรือจัดการเอาหินออกแล้ว ที่เหลือจะเป็นเวลาว่างที่อาจเป็นช่วงเวลาสำหรับกิจกรรมใดใดก็ได้ ไม่ว่าจะมีแผนใช้มันอย่างไร เวลาว่างตรงนี้คือผลตอบแทนอันคุ้มค่าของคนแบ่งเวลาได้ดีแล้ว
อ้างอิง:
- https://www.psychologytoday.com/us/blog/neuroscience-in-your-daily-life/202211/how-to-prioritize-a-never-ending-to-do-list
- https://mindfulpractices.us/2020/06/16/prioritizing-your-life-rocks-pebbles-sand/
- https://blog.rescuetime.com/how-to-prioritize/
- https://blog.pleexy.com/task-prioritization-8a081a398fb9
