ปัญหาอีเมลล้นกล่องขาเข้ากำลังสร้างความเครียดให้กับคนทำงานทั่วไป โดยเฉพาะ Gen Z ที่มีแนวโน้มจะปล่อยให้อีเมลกองพะเนินจนเกินพันฉบับ! ผลสำรวจจาก Babbel พบว่ากว่า 36% ของคน Gen Z มีอีเมลค้างอ่านมากกว่า 1,000 ฉบับ เทียบกับ 18% ของคนทำงานทั่วไป นอกจากนี้ 1 ใน 5 ของ Gen Z ยังยอมรับว่ามักจะส่งอีเมลที่ตัวเองเสียใจในภายหลัง
Esteban Touma ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษาศาสตร์และวัฒนธรรมจาก Babbel อธิบายว่า คน Gen Z เติบโตมาพร้อมกับแพลตฟอร์มแชตและโซเชียลมีเดียที่เน้นการสื่อสารแบบทันที ไม่เป็นทางการ และใช้สัญลักษณ์ภาพเป็นหลัก ทำให้พวกเขาไม่คุ้นเคยกับรูปแบบการสื่อสารที่เป็นทางการและมีโครงสร้างของอีเมล
ความไม่ลงรอยกันระหว่างความคาดหวังและประสบการณ์ในการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นผ่านอีเมล, แชต หรือการพูดคุยโดยตรง อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อการมีส่วนร่วมของพนักงาน และในบางกรณีอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟ (Burnout) ได้
ข่าวที่เกี่ยวข้อง:
- ผลศึกษาชี้ แรงงาน Gen Z สร้างรายได้น้อยกว่าคนรุ่น Millennial พบ 14% เครียดหนักมากกับสถานการณ์ทางการเงินของตนเอง
- Gen Z ต้องการอะไรจากการทำงาน? เงินเดือนเยอะๆ คือคำตอบ! เจาะลึกความคิดคนรุ่นใหม่ที่ไม่ยอมใช้ชีวิตแบบพอเพียง
- ผลสำรวจพบ Gen Z ไทย ห่วงตกงาน-ความเหลื่อมล้ำ ส่วน Millennials กังวลการเมืองไม่มั่นคง แต่แฮปปี้เรื่องสุขภาพจิต
Keely Antonio วัย 25 ปี เล่าประสบการณ์ตรงว่าปัญหาการสื่อสารเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้เธอรู้สึกหมดไฟในการทำงานครั้งแรก เธอรู้สึกว่าอีเมลเป็นเครื่องมือที่ล้าสมัยและไม่สามารถตอบสนองความต้องการในการสื่อสารแบบเรียลไทม์ได้ ซึ่งหากมีช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วและไม่เป็นทางการมากกว่านี้ เธออาจจะสามารถพูดคุยและแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที
Touma เตือนว่าการคาดหวังให้พนักงานตอบกลับอีเมลหรือข้อความอื่นๆ อย่างรวดเร็วก็ไม่ใช่ทางออกที่ดีเช่นกัน เพราะอาจทำให้เส้นแบ่งระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวพร่าเลือน และนำไปสู่ความเครียดและความรู้สึกถูกผูกมัดกับงานตลอดเวลา
การสร้างขอบเขตในการทำงานเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนรุ่นใหม่ที่เพิ่งเริ่มทำงาน Touma แนะนำให้ผู้บริหารกำหนดและสื่อสารความคาดหวังเกี่ยวกับเวลาในการตอบกลับอีเมลและข้อความอื่นๆ อย่างชัดเจน
สำหรับการจัดการกล่องขาเข้าอีเมล Touma แนะนำให้ตอบกลับข้อความด่วนภายใน 1-2 ชั่วโมง และข้อความที่ไม่เร่งด่วนภายใน 24 ชั่วโมง ตลอดจนตั้งค่าตัวกรองเพื่อจัดเรียงอีเมลตามความเร่งด่วนและหัวข้อ กำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการตรวจสอบและตอบกลับอีเมล และยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง
แม้ว่าอีเมลจะเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการสื่อสารในที่ทำงาน แต่การใช้งานที่มากเกินไปและความคาดหวังที่ไม่สมจริงในการตอบกลับอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตและประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนรุ่นใหม่ ดังนั้นการสร้างสมดุลและการสื่อสารที่ชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีและมีประสิทธิภาพ
อ้างอิง:
