การบริหารองค์กรในโลกยุคใหม่ ผู้นำจะให้ความสำคัญกับการวางกลยุทธ์ธุรกิจอย่างเดียวไม่ได้อีกต่อไป โดยเฉพาะองค์กรที่กำลังขยับไซส์ให้โตขึ้น การวางแผนเพื่อบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลเป็นเรื่องสำคัญและต้องทำให้ทันท่วงที เพราะต่อให้กลยุทธ์ดี มีเป้าหมายชัด แต่คนในองค์กรไม่ยอมขยับตัวตาม การเปลี่ยนแปลงย่อมไม่เกิด
เรื่องของ Human Skill & Training และการสร้าง Learning Culture ในองค์กร จึงเป็นความท้าทายสำหรับองค์กรในโลกยุคใหม่ที่อยากเติบโตอย่างยั่งยืน บี-อภิชาติ ขันธวิธิ เจ้าของแฟนเพจ HR – The Next Gen และผู้ก่อตั้งบริษัท QGEN บริษัทให้คำปรึกษาทางด้าน People Management & Human Resources Strategy ที่มาร่วมพูดคุยในพอดแคสต์ THE SME HANDBOOK by UOB Season 2 รวมทริกชนะธุรกิจในโลกยุคใหม่ เพื่อสื่อสารกับผู้ประกอบการ SMEs ในช่วงเปลี่ยนผ่านจากธุรกิจ ‘ขนาดกลาง’ ไปสู่ ‘ขนาดใหญ่’ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเติบโต ได้สรุป ‘ท่าไม้ตายบริหารจัดการคนให้บริษัทเติบโตอย่างยั่งยืน’ ออกมาเป็นคู่มือบริหารจัดการคนที่ครบถ้วน
ส่วนประเด็นที่ว่า องค์กรของคุณต้องเริ่มต้นจากอะไรและพุ่งเป้าไปที่จุดไหน เราสรุปมาให้แล้ว
โลกเปลี่ยนไว อะไรส่งผลต่อการบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กร
“ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีทำให้แนวทางบริหารจัดการขององค์กรต้องคิดให้เยอะกว่าเดิมว่าจะบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบเยอะๆ อย่างไร” อภิชาติเปิดประเด็นให้เราคิดตาม พร้อมยกตัวอย่างให้เห็นภาพชัดขึ้น
“ในอดีต เวลาที่เกิดเรื่องร้องเรียนในธุรกิจ คงมีแค่ไม่กี่คนที่จะรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นหรือมีอะไรที่องค์กรได้แก้ไขไปแล้ว แต่ในยุคที่มีโซเชียลมีเดีย เมื่อเกิดข้อผิดพลาด ผลกระทบจะกระจายเร็วขึ้นกว่าเดิม องค์กรจึงต้องคิดให้เยอะขึ้นว่าเราควรบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างไร”
เรื่องรูปแบบการบริหารจัดการก็มีหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของกระบวนการในการใช้เทคโนโลยีมาเป็นตัวช่วย และอีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญคือ ต้องกลับมาดูว่าเราบริหารจัดการพนักงานอย่างไร?
แล้วควรเริ่มบริหารจัดการพนักงานอย่างไร เริ่มต้นจากอะไร หรือมุ่งเน้นส่วนไหนเป็นสำคัญ
ถ้าธุรกิจของคุณกำลังอยู่ในช่วงเติบโตและอยากให้พนักงานพัฒนาทักษะ อภิชาติแนะ 2 แนวทาง
แนวทางแรกคือ ดูเป้าหมายองค์กรว่ากำลังจะเดินไปในทิศทางไหน เพื่อหาว่าทักษะที่จำเป็นสำหรับคนของเราควรจะต้องเป็นไปในลักษณะไหน และจะทำให้คุณเห็นว่าเวลานี้คนในองค์กรมีคุณสมบัติอยู่ในระดับไหน จากนั้นย้อนกลับมาดูว่าระหว่าง ‘สิ่งที่เราอยากให้เขาเป็น’ กับ ‘สิ่งที่เขาเป็นอยู่’ มีช่องว่างหรือระยะห่างขนาดไหน ช่องว่างนี้จะบอกได้ว่าเราสามารถพัฒนาคนในองค์กรได้จริงหรือไม่
แนวทางต่อมาคือ หาคนที่ใช่ให้เจอตั้งแต่ต้น ก่อนเข้าสู่กระบวนการพัฒนาพนักงานในองค์กร คุณได้ Put the Right Man on the Right Job หรือยัง? แล้วค่อยพัฒนาต่อยอดจากสิ่งนั้น
“ไม่อย่างนั้นเราอาจต้องพัฒนาจากสิ่งที่มันติดลบกว่าจะไปถึงจุดที่เราต้องการได้ ซึ่งสุดท้ายแล้วอาจจะทำให้การพัฒนาของเราไม่ประสบความสำเร็จ” อภิชาติกล่าว
อยากเสริมทักษะบุคลากรที่มีคุณภาพ เพื่อให้องค์กรเดินหน้าต่อได้ ต้องทำความเข้าใจหลักการ ‘70-20-10’
อภิชาติบอกว่า พื้นฐานการเรียนรู้ที่ทำให้คนเก่งขึ้นมาจากหลักการ 70-20-10 นั่นก็คือ
- Learning 10% คือ ทักษะที่จะถูกฝังอยู่ในตัวเราจากการลงเรียนคอร์สใดๆ ก็ตาม
- Coaching & Mentoring 20% เกิดจากการถ่ายทอดโดยหัวหน้าหรือคนใกล้ชิด
- Action 70% เกิดจากการลงมือทำจริง จึงจะทำให้เราเก่งและเชี่ยวชาญทักษะใหม่ๆ ได้
ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นคอร์สออนไลน์หรือออฟไลน์แล้วไม่สามารถพัฒนาทักษะนั้นได้ 100% อาจเป็นเพราะขาด 20% ที่จะได้จากการสอนที่เฉพาะเจาะจง หรือขาดการลงมือทำอย่างสม่ำเสมอทำให้ 70% หายไป
หลักการ 70-20-10 สามารถนำมาช่วยพิจารณาได้ว่า หากเราขาดทักษะที่อยากพัฒนา ควรจะเริ่มต้นจาก 10, 20 หรือ 70 ก่อน
ข้อสังเกตที่น่าสนใจคือ ทักษะบางอย่างสำหรับบางคนไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นด้วยการเรียน 10% แต่เริ่มที่ 70% คือการลงมือทำก่อน เพื่อให้รู้ว่าปัญหาอยู่ตรงไหน แล้วค่อยเรียนรู้ 10% เพิ่มเติม จะช่วยเสริมให้เข้าใจทักษะนั้นๆ มากขึ้น
สรุปง่ายๆ ถ้าคุณอยากเพิ่มทักษะแบบ Speed Up เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจหลักการ 70-20-10 และเรียงลำดับให้ดีว่าทักษะแบบไหนควรเริ่มต้นที่สัดส่วนไหน
ผู้นำที่เข้าใจหลักการ 70-20-10 จะรู้ทันทีว่าการส่งพนักงานไปลงเรียนคอร์สใดๆ ก็ตามแล้วคาดหวังให้เขาเก่งขึ้นทันทีหลังจบคอร์ส เป็นไปไม่ได้อย่างแน่นอน
จะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานของเราควรเริ่มพัฒนาทักษะจากตรงไหน
พิจารณาจากหลักการประเมินความรู้และความสามารถของพนักงาน 3 ข้อ คือ
- Mindset ที่ถูกต้อง
- Skill Set คือทักษะในการทำงาน
- Tools Set คือความรู้ในการใช้เครื่องมือ
อภิชาติยอมรับว่า สิ่งที่พัฒนายากที่สุดคือ Mindset ตามด้วย Skill Set ส่วน Tools Set พัฒนาได้ง่ายที่สุด
ยกตัวอย่างการพัฒนา Tools Set และโดยนำหลักการ 70-20-10 มาพิจารณาร่วมด้วย เช่น บริษัทการเงิน A และ B ต้องการคนที่มีทักษะในการคำนวณ ซึ่งเป็น Skill Set เหมือนกัน แต่บริษัท A ใช้เครื่องคิดเลขแบบธรรมดา ในขณะที่บริษัท B ใช้เครื่องคิดเลขแบบ Financial ดังนั้นคนที่ทำงานบริษัท A จึงต้องพัฒนาทักษะด้าน Tools Set เพื่อใช้เครื่องคิดเลขธรรมดามาคิดให้เป็นแบบ Financial ให้ได้
ตัวอย่างข้างต้น หากนำหลักการ 70-20-10 มาพิจารณา จะใช้ 20% หรือวิธีโค้ชไม่ได้ และเริ่มจาก 70% คือลงมือทำเลยก็อาจจะยาก จำเป็นต้องลงคลาสเรียนวิธีใช้เครื่องมือ 10% ก่อน แล้วค่อยลงมือทำ และหากเกิดปัญหาระหว่างทำงานค่อยให้หัวหน้าโค้ชอีกที
ส่วน Skill Set องค์กรอาจต้องเริ่มจากการตีโจทย์ให้แคบลงว่า Skill Set แบบไหนที่ทีมหรือองค์กรต้องการ อาจเริ่มต้นที่ 20% Coaching & Mentoring แล้วค่อยไปพัฒนาเรื่องวิธีการ ลงเรียนทักษะที่เฉพาะเจาะจง
ยากที่สุดคือเรื่อง Mindset ต้องเริ่มต้นจาก Coaching & Mentoring หรือถ้าจะให้ดีที่สุดคือ เลือกคนที่ถูกต้องมาตั้งแต่แรก
‘เทคโนโลยี’ เหรียญสองด้าน ทั้งส่งเสริมและเป็นอุปสรรคในการเสริมทักษะคนในองค์กร
ส่งเสริมอย่างไร? อภิชาติอธิบายว่า ในสถานการณ์ตอนนี้เทคโนโลยีส่งเสริมให้การทำงานบางอย่างง่ายขึ้น แต่เมื่อไรก็ตามที่คนของเราไม่มีความชำนาญในการใช้เทคโนโลยีเพียงพอหรือไม่มีความพร้อมในการใช้งาน ต่อให้เทคโนโลยีดีแค่ไหน งานก็จะไม่ประสบความสำเร็จและจะกลายเป็นอุปสรรคทันที
ถ้าเช่นนั้นองค์กรควรจัดการกับเรื่องนี้อย่างไร หากเทคโนโลยีกำลังจะกลายเป็นอุปสรรคในการพัฒนาทักษะของคนในองค์กร อภิชาติแนะให้เริ่มต้นด้วยการดูว่าคนในองค์กรมีความพร้อมเรื่องเทคโนโลยีมากน้อยแค่ไหน หรือเริ่มต้นด้วยการพัฒนาความสามารถด้าน Tools Set ของพนักงาน ให้เขาใช้เครื่องมือปัจจุบันที่เรามีอยู่ให้ดีที่สุด
“นี่คือจุดที่ผู้นำองค์กรต้องลงมาโฟกัสให้มากขึ้น ข้อดีคือ อาจช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและทำให้พนักงานคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีมากขึ้น”
‘เจเนอเรชัน’ อุปสรรคในการเสริมทักษะจากเทคโนโลยี
งานวิจัยบอกชัดว่า คน Gen Y ตอนต้น, Gen Y ตอนปลาย และ Gen Z ไม่มีปัญหาในการเสริมทักษะจากเทคโนโลยี ในขณะที่ Gen X อาจมีอุปสรรคจากความไม่คุ้นชินกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา
ทางแก้เดียวที่ได้ผลคือ ต้องแก้ที่ Mindset อภิชาติย้ำว่า นี่เป็นสิ่งที่ HR หรือผู้นำต้องพยายามเปลี่ยน Mindset พนักงานให้ได้ ทำอย่างไรให้พนักงานไม่รู้สึกกลัวเทคโนโลยี โดยเฉพาะช่วงแรกที่นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ พนักงานอาจจะมองว่า สิ่งเดิมดีอยู่แล้ว จะเสียเวลาเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ไปเพื่ออะไร นอกจากจะต้องทำให้พนักงานเปิดใจรับเทคโนโลยีใหม่ๆ ต้องทำให้พนักงานเห็นเป้าหมายขององค์กรคือ การเติบโตอย่างยั่งยืน และเทคโนโลยีจะช่วยให้งานของเขาและขององค์กรประสบความสำเร็จได้อย่างไร
T-Shaped Model รู้ลึกและรู้กว้าง ทักษะที่ต้องมี เพื่อให้พร้อมสำหรับโลกที่จะไม่เหมือนเดิม
ถ้าคุณคือคนที่อยากลุกขึ้นมาพัฒนาทักษะของตัวเอง เพื่อให้พร้อมสำหรับโลกที่ไม่เหมือนเดิม รู้ลึกอย่างเดียวไม่ได้ รู้กว้างก็ยังไม่พอ แต่ต้องรู้แบบ T-Shaped Model หรือการมีทักษะพื้นฐานที่พร้อมในทุกตำแหน่งงาน ไม่เพียงแต่พร้อมสำหรับการเติบโตในแนวนอน ยังต้องมีความเชี่ยวชาญเฉพาะเจาะจงบางอย่าง เพื่อสำหรับการเติบโตในเชิงลึกด้วย
อภิชาติแนะสำหรับคนที่ต้องการพัฒนาตัวเอง ให้เริ่มจากดูความต้องการของโลก ตอนนี้เขาต้องการอะไรเป็นพื้นฐาน
“ปัจจุบันทุกวิชาชีพจะมีพื้นฐานที่ต้องการไม่ต่างกันเท่าไร อาทิ Data Analytics ความรู้ความสามารถในด้านการวิเคราะห์ข้อมูล, Digital Literacy ความรู้ในด้านดิจิทัลและเทคโนโลยี, Creativity ความคิดสร้างสรรค์ และ Agility ความคล่องตัว ใครที่มีพื้นฐานเหล่านี้ครบแล้ว ค่อยลงลึกไปที่สายอาชีพของแต่ละคนว่าต้องมีความรู้สึกเชิงลึกเรื่องอะไร มองภาพเป็น T-Shaped เพื่อหาว่าตัวเองยังขาดทักษะไหน ก็จะไปพัฒนาส่วนนั้นได้ง่ายขึ้น”
หาบาลานซ์ให้เจอระหว่างองค์กรที่ต้องขยับตัวกับพนักงานที่ไม่กล้าขยับตาม
แน่นอนว่าโลกที่ไม่เหมือนเดิม ทักษะบางอย่างอาจไม่จำเป็นอีกต่อไปในอนาคต ในขณะที่องค์กรต้องเดินหน้า พนักงานก็อาจจะหวั่นใจกับการเปลี่ยนแปลง การแก้ปัญหานี้จึงต้องบาลานซ์ทั้งสองฝั่งให้ได้ โดยเฉพาะธุรกิจ SMEs ที่คงไม่สามารถอุ้มทุกคนไปพร้อมกันทั้งหมดได้ในอนาคต
สิ่งที่องค์กรต้องทำคือ เป้าหมายต้องชัด เพื่อสื่อสารกับพนักงานให้ชัดว่าสิ่งที่องค์กรกำลังทำอยู่คืออะไร สื่อสารเป็นระยะๆ เป็นการส่งสัญญาณให้รู้ว่ากำลังจะเดินไปในทิศทางไหน เพื่อให้ทุกคนปรับตัวให้เข้ากับองค์กร
เช่น โรงงานอุตสาหกรรมขนาดเล็กจำเป็นต้องนำเครื่องจักรเข้ามาใช้เพิ่มสปีดการทำงานเพื่อให้องค์กรอยู่รอด เมื่อพนักงานรู้ว่าอีกหนึ่งปีข้างหน้าจะมีเครื่องจักรเข้ามาในองค์กร พนักงานที่พร้อมจะไปต่อเขาจะปรับตัว แต่ถ้ามีพนักงานที่ต่อต้าน นั่นเป็นสัญญาณว่าเขาอาจไม่ใช่พนักงานที่เราต้องใส่ใจมากนัก ให้เลือกโฟกัสคนที่พร้อมจะเดินหน้าไปกับเรา
สิ่งที่พนักงานต้องพิจารณา ถ้าคุณไม่ขยับตามเป้าหมายขององค์กรและพัฒนาตัวเองให้อยู่ในองค์กรได้อย่างมีคุณค่า ก็เท่ากับลดคุณค่าของตัวเอง การเลือกย้ายไปอยู่ในองค์กรที่ต้องการทักษะที่คุณมีและเห็นคุณค่าของคุณอย่างเต็มที่ ย่อมให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าทั้งในแง่ของผลตอบแทนที่คุ้มกับความสามารถจริงๆ
วิธีพัฒนาพนักงานให้เรียนรู้เร็วขึ้นและเก่งขึ้นในสิ่งที่องค์กรต้องการ ต้องสร้าง Learning Culture ในองค์กร
สถานการณ์โควิดทำให้รูปแบบการจ้างงานและการทำงานเปลี่ยนไปจากเดิม ทางเดียวที่จะช่วยเร่งการพัฒนาพนักงานให้เรียนรู้ได้เร็วขึ้นและเก่งขึ้นในสิ่งที่องค์กรต้องการคือ การสร้าง Learning Culture ทำให้พนักงานรู้สึกว่าการพัฒนาตัวเองอยู่เสมอเป็นหนึ่งในกระบวนการทำงานและเป็นสิ่งที่พนักงานทำได้เองโดยอัตโนมัติ เช่น พนักงานต้องรู้ว่าตัวเองขาดทักษะเรื่องใดและควรหยิบหนังสือแบบไหนมาอ่าน หรือฟังพอดแคสต์เพื่อพัฒนาทักษะนั้น แล้วตัวองค์กรเองก็ถอยออกมาเป็นผู้ส่งเสริมการเรียนรู้นั้นๆ
อภิชาติย้ำว่า การสร้าง Learning Culture เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องปลูกฝังให้มากขึ้นกว่าเดิม โดยเฉพาะช่วงเวลาที่มีอุปสรรคในการเรียนรู้มากขึ้น
‘วางแผนเรื่องบุคลากรช้าไป อาจส่งผลกระทบทับซ้อนไปเรื่อยๆ’ บทเรียนสำคัญที่เจ้าของธุรกิจไม่ควรมองข้าม
อภิชาติยกบทเรียนสำคัญที่จะทำให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่า การวางแผนเรื่องบุคลากรช้าเกินไป ส่งผลกระทบอย่างไรต่อธุรกิจในระยะยาวบ้าง
“สิ่งที่องค์กรมักทำเวลาเจอวิกฤตคือลดต้นทุน ซึ่งต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคลคือต้นทุนก้อนใหญ่ จึงเลือกปลดพนักงานโดยไม่ได้วางแผนล่วงหน้า เมื่อสถานการณ์กลับมาดีขึ้น องค์กรหาคนเก่งมาทำงานไม่ทัน อาจส่งผลกระทบต่อรายได้และกำไรที่ควรจะได้ในช่วงเวลานั้น และหากองค์กรของคุณแก้ปัญหาด้วยการปลดพลังงานทุกครั้งที่เกิดวิกฤต ภาพลักษณ์ที่คนภายนอกมองคือองค์กรที่ไม่ดูแลบุคลากร ปัญหาที่ตามมาคือคนเก่งไม่กล้ามาทำงาน หรือไม่คุณก็ต้องยอมจ่ายค่าตัวที่สูงกว่าตลาด”
คำถามคือ ลดคนได้หรือไม่? อภิชาติบอกว่า หากจำเป็นต้องลดคนจริงๆ ต้องวางแผนให้ดีว่าจะมีลำดับขั้นในการลดคนอย่างไรจึงจะเหมาะสม
ผู้ประกอบการ SMEs ที่สามารถฝ่าวิกฤตมาได้ และกำลังวางแผนขยายองค์กรให้ใหญ่ขึ้น สิ่งที่ควรโฟกัสนอกเหนือจากกลยุทธ์การตลาดคือ ‘คน’
การบริหารจัดการคนในองค์กรเป็นเรื่องสำคัญเร่งด่วนสำหรับองค์กรที่วางแผนจะขยาย สำคัญเท่าๆ กับการวางแผนเพิ่มยอดขายหรือวางแผนขยายตลาดเลยทีเดียว
สิ่งที่ต้องโฟกัสคือ
- มีคนที่เก่งจริงๆ อยู่ในองค์กรกี่เปอร์เซ็นต์ อย่างน้อยควรมี 30%
- ถ้าคนเก่งในองค์กรมีน้อยกว่า 10% หาให้เจอว่าคนที่เหลือขาดทักษะอะไรบ้าง เพื่อตัดสินใจว่าควรเพิ่มคนเก่งจากการซื้อตัวหรือพัฒนาทักษะเพิ่มเติมให้คนที่มีอยู่
- ดูงบประมาณในการพัฒนาบุคลากรเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด สำหรับธุรกิจ SMEs ให้ลองตั้งงบไว้ที่ 10% ของงบทั้งหมด และให้เริ่มพัฒนาคนเก่งที่มีให้เก่งกว่าเดิมก่อน สำหรับธุรกิจที่ไม่พร้อมจะใช้งบประมาณกับพนักงานทั้งหมด จากนั้นดูมาดู ROI – Return on Investment เพิ่มขึ้นเท่าไร ลดต้นทุนได้เยอะขนาดไหน เพิ่มกำไรเท่าไร เมื่อเห็นตัวเลขตรงนี้ผู้บริหารน่าจะมองออกแล้วว่าควรจะจัดการอย่างไรต่อกับงบส่วนนี้
ท่าไม้ตายสุดท้าย เติบโตอย่างยั่งยืนได้แน่แค่ต้อง ‘อดทนทั้งสองฝั่ง สื่อสารกันเยอะๆ และร่วมมือร่วมใจกัน’
“ในช่วงเวลาแบบนี้เราต้องอดทนทั้งสองฝั่ง นายจ้างเองก็จะเจอความเครียดในการพาธุรกิจของตัวเองเดินหน้าไปให้ได้ ในขณะที่ลูกจ้างก็คงรู้สึกไม่มั่นคง กังวลกับสถานการณ์ในปัจจุบัน”
อภิชาติบอกว่า ไม่มีอะไรดีไปกว่าการสื่อสารกันระหว่างนายจ้างกับลูกค้า ความเข้าใจผิดมาจากการที่ต่างฝ่ายต่างคิด นายจ้างไม่บอกว่ากำลังเผชิญความท้าทายแบบไหน ลูกจ้างก็อาจคิดไปว่าบริษัทไม่ดูแลพนักงานอย่างที่ควรจะเป็น บวกกับสถานการณ์ที่ตึงเครียด ยิ่งทำให้ความร่วมมือร่วมใจในองค์กรไม่เป็นอย่างที่คาดหวัง
“ท่าไม้ตายที่จะช่วยให้เรารอดคือ ‘ความร่วมมือร่วมใจที่ดีในทีม’ ดังนั้นทั้งนายจ้างและลูกจ้างต้องเปิดใจ สื่อสารว่าเราเจออะไรกันอยู่ แล้วมาช่วยกันหาวิธีเอาตัวรอดด้วยกัน น่าจะทำให้ทั้งนายจ้างและลูกจ้างฝ่าอุปสรรคไปด้วยกันได้ และนั่นจะทำให้องค์กรและพนักงานสามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืน”
ภาพประกอบ: เทียนจรัส วงศ์พิเศษกุล
