Lean & Learn เรียนรู้เพื่ออยู่รอดกับเคล็ดวิชา ‘บริหาร SMEs แบบ Lean ลดต้นทุน ยกประสิทธิภาพทั้งระบบ เพิ่มกำไรยั่งยืน’ บทสรุปจาก THE SME HANDBOOK by UOB [Advertorial]

ยุคสมัยเปลี่ยน SMEs ต้องปรับ ใครที่อยากวิ่งให้ไว วิ่งได้ไกล ต้องรู้จักทิ้งสัมภาระที่ไม่จำเป็น ถือคติที่ว่าตัวยิ่งเบาเท่าไร จะขยับไปทางไหนก็คล่องตัว 

 

และเมื่อพูดถึงการปรับองค์กรหรือธุรกิจให้คล่องตัว แนวคิดการทำ Lean ก็มักจะถูกพูดถึงอยู่เสมอ ตามมาด้วย Case Study ในตำนานอย่าง Toyota ซึ่งกลายเป็นต้นแบบการทำ Lean ที่ประสบความสำเร็จ ด้วยการกำหนดคุณค่าที่เป็นเป้าหมายของระบบการผลิตของตนเอง เพื่อส่งมอบปัจจัยสามประการให้กับลูกค้าคือ คุณภาพสูงสุด ต้นทุนต่ำสุด และระยะเวลาการผลิตที่สั้นที่สุด ถ้าองค์กรขนาดใหญ่ที่มีขั้นตอนการผลิตซับซ้อนยัง Lean ได้ องค์กรขนาดเล็กโดยเฉพาะผู้ประกอบการ SMEs ย่อมได้เปรียบยิ่งกว่า เพราะคนยิ่งน้อยยิ่งขยับตัวได้ง่าย คุณก็แค่ต้องรู้หลัก ‘บริหาร SMEs แบบ Lean ลดต้นทุน ยกประสิทธิภาพทั้งระบบ เพิ่มกำไรยั่งยืน’ อีกหนึ่งบทเรียนฉบับเร่งรัด คัดแต่เฉพาะประเด็นเด็ดๆ จากพอดแคสต์ THE SME HANDBOOK by UOB เอพิโสดที่ห้า พอดแคสต์ที่ทำหน้าที่เป็นคู่มือสำหรับผู้ประกอบการ SMEs ที่ได้รับผลกระทบจากโควิด โดย สิริพงศ์ จึงถาวรรณ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการแบบลีน (Lean Master) ที่มาพร้อมวิธีขจัดความสูญเปล่า และกลยุทธ์ Quick Win ทางลัด Lean ให้ไวในช่วงวิกฤต

 

 

จงมองไปที่ ‘ลูกค้าคนสุดท้าย’ ว่าเขามีความต้องการอะไร? ว่าแต่…ลูกค้าคนสุดท้ายคือใคร?

สิริพงศ์เริ่มเปิดประเด็นด้วยการชี้ให้เห็นหัวใจสำคัญของการ Lean ธุรกิจไม่ใช่การพุ่งเป้าไปที่การลดต้นทุนให้ได้มากที่สุด แต่ต้องมองไปที่ ‘ลูกค้าคนสุดท้าย’ แล้วหาให้เจอว่าเขาต้องการอะไร นั่นคือการเพิ่มคุณค่าให้ลูกค้า

 

“ถ้าเป็นผู้ค้าส่ง ลูกค้าคนสุดท้ายของเราไม่ใช่ผู้ค้าปลีก แต่คือคนที่ซื้อสินค้าและบริการไปใช้จริง เราต้องมองให้เห็นว่าเขาต้องการอะไร เขาขาดอะไร และเราจะแก้ปัญหาเหล่านี้ให้เขา อันนี้คือมุมของการเพิ่มคุณค่าให้ลูกค้า”

 

เมื่อค้นพบการเพิ่มคุณค่าแล้วจึงเข้าสู่ขั้นตอน ‘ตัดความสูญเปล่า’ โดยต้องมองตั้งแต่ต้นทาง เริ่มตั้งแต่ลูกค้าสั่งของ ระบบขนส่ง คลังสินค้า การผลิต จนถึงการหาวัตถุดิบมาประกอบเป็นสินค้า แม้แต่ตอนส่งของให้ลูกค้าแล้ว กว่าเงินจะถึงมือเราต้องผ่านกี่ขั้นตอน สิริพงศ์เน้นย้ำให้ผู้ประกอบการ SMEs มองเรื่องระยะเวลาที่เงินจะถึงมือเราให้ละเอียด ด้วยลักษณะของธุรกิจ SMEs จะมี Credit Term ค่อนข้างนาน ซึ่งถือว่าเป็นต้นทุนเช่นกัน 

 

เช็ก ‘ความสูญเปล่า’ 8 ประการ (Downtime) ต้องเร่งกำจัดให้ไว

 

1. Defect มีของเสียมากเกินไปที่ต้องซ่อม ต้องแก้ไข
2. Overproduction การผลิตที่มากเกินความต้องการของลูกค้า เปลืองงบประมาณ
3. Waiting การรอคอยในระหว่างกระบวนการต่างๆ หรือที่เรียกว่าคอขวด โดยเฉพาะธุรกิจบริการ เช่น โรงพยาบาล ธนาคาร ทำให้กระบวนการการทำงานต้องหยุดชะงัก
4. Non-utilized Talent ใช้ศักยภาพของบุคลากรไม่เต็มที่ ไม่รับฟังความเห็นหรือข้อเสนอแนะของพนักงาน
5. Transportation การขนส่งที่ขาดการวางแผน ทำให้ต้องขนย้ายบ่อย ใช้กำลังคนและเวลามาก
6. Inventory สินค้าคงคลังมากเกิน ต้องปรับให้สมดุลระหว่างการส่งออกและเก็บไว้พร้อมใช้งาน
7. Motion การเคลื่อนย้าย เคลื่อนที่ภายในมากเกินจำเป็น โดยเฉพาะในโรงงาน อาจเกิดความเสียหายหรือล่าช้า เพราะหนึ่งก้าวที่ลดได้ อาจเพิ่มผลผลิตมากขึ้น
8. Excess Process กระบวนการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น งานตรวจสอบ งานเอกสาร

หลักจากเช็กความสูญเปล่าของการดำเนินงานในทุกกระบวนการ ตัดกิจกรรมที่ไม่มีประโยชน์หรือไม่มีการเพิ่มคุณค่าในกระบวนการออกไปแล้ว หากผู้ประกอบการ SMEs ต้องการนำแนวคิด Lean มาใช้เพื่อคุ้มต้นทุน สิริพงศ์แนะให้ลองแยกก่อนว่าต้นทุนของคุณมีอะไรบ้าง เช่น วัตถุดิบ ค่าแรง และโสหุ้ยต่างๆ เพื่อหาว่าต้นทุนส่วนใหญ่ไปอยู่ที่ตรงไหน จะได้ทำการ Lean ได้ตรงจุด 

 

สิริพงศ์ยกตัวอย่าง บางธุรกิจมีต้นทุนวัตถุดิบ 80% แต่เจ้าของกลับลดต้นทุนจากค่าแรง แบบนี้ถือว่า Lean ไม่ตรงจุด หรือบางบริษัทมียอดขาย 300 ล้านบาท แต่ได้กำไรน้อยกว่า 100 ล้านบาท เพราะใช้ต้นทุนการทำโฆษณาเยอะ แต่ถ้าลองปรับลงมาอาจจะพบว่า ยอดขาย 100 ล้านบาทมีกำไรมากกว่า เพราะไม่ต้องทำยอด ต้นทุนระหว่างทางน้อยลง ดังนั้นจึงต้องลิสต์รายการต้นทุนให้ละเอียด ส่วนไหนใช้จ่ายเท่าไร แล้วจึงดูว่าจะปรับลดได้อย่างไร

 

สิ่งที่ต้องทำเมื่อ SMEs อยากจะ Lean

1. เขียนขั้นตอนการทำงานให้ละเอียด ตั้งแต่สั่งสินค้าจนของถึงมือลูกค้า

ขั้นตอนนี้สามารถใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า Value Stream Mapping ในการวางแผนกระบวนการต่างๆ ตั้งแต่ต้นทาง เช่น รับออร์เดอร์มาอย่างไร เตรียมของและจัดส่งอย่างไร ประเด็นสำคัญอยู่ที่เวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนใช้ไปเท่าไร ยกตัวอย่าง โรงพยาบาลจะมีขั้นตอนต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นทำประวัติ คัดกรองคนไข้ รอพบแพทย์ แพทย์ให้คำปรึกษา จ่ายเงิน รอรับยา ในแต่ละขั้นตอนต้องลงข้อมูลเวลาที่ใช้ไป แล้วมาดูว่าตรงไหนที่เสียเวลาที่สุดและตรงไหนเอาดิจิทัลมาช่วยได้

 

2. ใช้หลัก 4P ช่วยตรวจสอบ 

• Performance การวัดผล ให้นำตัวเลขของแต่ละขั้นตอนมาเทียบระหว่างอุตสาหกรรมหรือธุรกิจเดียวกัน แต่ถ้าเราเป็นเบอร์หนึ่งของอุตสาหกรรมนั้นๆ ก็ให้เทียบข้ามอุตสาหกรรมอื่นว่าเขาเก่งด้วยวิธีการไหน 
• Process กระบวนการจัดการ เริ่มวางแผนกระบวนการที่จะทำให้สำเร็จ 
• Practice วิธีปฏิบัติ เช็กวิธีการทำงานของเราว่าต้องเปลี่ยนอะไรบ้าง ขั้นตอนนี้คนทำงานอาจต้องเปลี่ยนสกิลตาม เช่น ธุรกิจร้านอาหาร จากที่จดออร์เดอร์ในกระดาษก็เปลี่ยนมาใช้แท็บเล็ต 
• People บุคลากร เมื่อไรก็ตามที่คนเริ่มเปลี่ยนวิธีคิด โดยมาก Performance จะเปลี่ยนตาม ซึ่งจะปรากฏให้เห็นเป็นตัวเลขที่วัดได้

สิริพงศ์เล่าเคสตัวอย่างในการนำ 4P มาใช้ ซึ่งเป็นธุรกิจร้านเฉาก๊วยที่มีกลุ่มเป้าหมายเป็นกลุ่มวัยรุ่น จึงคิดสูตรเฉาก๊วยให้เหมาะกับคนกลุ่มนี้ สิ่งแรกที่ทำคือ หา Performance เดิมทีขั้นตอนการผลิตเฉาก๊วยใช้เวลา 10 ชั่วโมงในการต้ม จึงหาว่าในธุรกิจเดียวกันมีใครทำเวลาได้น้อยกว่าเพื่อลดต้นทุนเวลา ก่อนจะพบว่าคนที่เก่งที่สุดใช้เวลาเพียงแค่ 2 ชั่วโมง ต่างกันถึง 5 เท่า เมื่อวัดผลได้แล้ว ก็ไปดูที่ Process กระบวนการต้มเฉาก๊วย ทางร้านใช้เชื้อเพลิงเป็นแก๊ส เตาเป็นสเตนเลสเหมือนต้มน้ำชา แต่ร้านที่ต้ม 2 ชั่วโมงใช้หม้อไอน้ำ ถ้าจะทำตามก็อาจต้องลงทุนเพิ่ม จึงวางแผนให้ปรับวิธีการต้มเฉาก๊วยด้วยเวลาที่น้อยลงก่อน จนพบแนวทางปฏิบัติ Practice โดยทางร้านสร้างเครื่องต้มที่มีตัวกรองหญ้าเฉาก๊วยขึ้นมาจากน้ำได้เหมือนลักษณะถ้วยชาตอนดื่มน้ำชา ทำให้ลดเวลาตรงนี้ได้ นอกจากนั้นยังมีเครื่องคั้นน้ำออกจากเฉาก๊วยเพื่อเอามาทำเฉาก๊วยอีกเกรดหนึ่ง ส่วนเฉาก๊วยที่มีคุณภาพรองลงมาก็ทำเป็นเฉาก๊วยใส่ขวด เป็นน้ำเฉาก๊วย หรือทำเป็นถ้วยขายต่อไปได้อีก ระหว่างทางที่เปลี่ยน Practice ตอนนี้เองที่ People หรือคนในธุรกิจต้องเปลี่ยนตาม Process และ Practice

 

อยาก Lean ให้สำเร็จ ต้องงัดไม้เด็ดมาช่วย

ที่ใช้กันบ่อยให้ธุรกิจคือ วงจร PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Plan คือการวางแผน ต้องออกแบบแผนให้ดีก่อน
Do ลงมือทำตามแผนที่เราวางไว้
Check ตรวจสอบว่าสิ่งที่คิดและลงมือทำไปนั้นมีผลลัพธ์เป็นอย่างไรบ้าง
Action ต้องปรับเปลี่ยนอะไรเพื่อพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น 

สิริพงศ์เสริมว่า อย่าลืมเน้นเรื่องมาตรฐาน หรือ Standard ด้วย เมื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนาอะไรให้ดีแล้วให้ตั้งสิ่งนั่นเป็นมาตรฐาน ซึ่งการเซ็ตมาตรฐานก็มีหลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการใช้ค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรมมาเป็นมาตรฐาน หรือนำคนที่เก่งมาเป็นมาตรฐาน และพยายามให้คนที่เหลือทำตาม 

 

“คุณลองให้คน 10 คนทำงาน แล้วดูว่าใครเก่งที่สุด คนไหนเป็นค่าเฉลี่ย คนไหนด้อยที่สุด และดูว่าคนที่เก่งเขาทำอย่างไร แล้วค่อยยกระดับคนที่ด้อยที่สุดขึ้นมา”

อยาก Lean ช่วงวิกฤต ต้องทำอะไรที่เป็น Quick Win

สำหรับธุรกิจที่ต้องการ Lean เร่งด่วนเพื่อเอาตัวรอดจากวิกฤต สิริพงศ์แนะให้ทำอะไรที่เป็น Quick Win เน้นเรื่อง Low Investment กับ High Profit ก่อน โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องรัดเข็มขัดตอนนี้ ให้เริ่มจากลิสต์รายการเพื่อประเมินแนวทาง แล้วดูว่าโปรเจกต์ไหนที่ควรทำ แต่ละโปรเจกต์ลงทุนเท่าไร หรืออาจมีวิธีการลงทุนหลายแบบ เช่น ร้านอาหารที่ต้องการเปลี่ยนวิธีรับออร์เดอร์ จะเอาดิจิทัลมาช่วย หรือให้ลูกค้าส่งข้อมูลมาเอง ลองหลายๆ ออปชัน แล้วค่อยเลือกว่าออปชันไหนเหมาะกับเรา

 

Lean เท่าไรถึงจะดี ไม่สำคัญเท่า เมื่อ Lean ได้ตามเป้า จงรักษามาตรฐานเอาไว้ให้ดี

คำว่าพอดีของแต่ละธุรกิจไม่เท่ากัน สิริพงศ์บอกว่าขึ้นอยู่กับเป้าหมายของผู้ประกอบการ SMEs ว่าอยากได้ยอดขายเท่าไร กำไรเท่าไร สิ่งสำคัญอยู่ที่เมื่อ Lean ได้ตามที่ต้องการแล้ว ควรรักษาระยะที่พอดีนั้นเอาไว้ รวมถึงมาตฐานที่ดี เพราะสุดท้ายแล้วการ Lean คือ กระบวนการเอาตัวรอดของธุรกิจ ถ้าทำถูกต้อง สำหรับ Quick Win ประมาณ 6-12 เดือนจะเห็นผล แต่ถ้าจะทำให้ยั่งยืนเลยต้องใช้เวลาประมาณ 3-5 ปี

 

‘คีย์แมน’ ต้องเข้าใจมายด์เซ็ตก่อน จึงจะ Lean ได้สำเร็จ

บ่อยครั้งที่การนำแนวคิดใหม่ๆ มาปรับใช้ในองค์กรมักจะเชื่อมโยงกับเรื่องของมายด์เซ็ต การทำ Lean ก็เช่นกัน อย่างเรื่องสต๊อกสินค้า เดิมทีคนทำธุรกิจเข้าใจว่าต้องสต๊อกของเยอะๆ เพื่อรอขาย แต่แนวทางของ Lean คือ ต้องลดสต๊อกให้สมดุล ต้นแบบการ Lean อย่าง Toyota เองก็เคยกล่าวว่า “จะผลิตสินค้าที่ต้องการในเวลาที่ต้องการ และในจำนวนที่ต้องการเท่านั้น”

 

สิริพงศ์บอกว่า ให้ดูก่อนว่าปกติแล้วเราขายของได้วันละกี่ชิ้น เช่น ขายได้วันละ 1 ชิ้น ระยะเวลาในการสั่งของมาขายคือ 7 วัน ดังนั้นเราควรถือของไว้แค่ 7 ชิ้น เพื่อขายไปเรื่อยๆ แต่บางคิดเข้าใจว่าต้องเก็บไว้ 30-40 ชิ้น นี่คือสิ่งที่สูญเปล่า ต้นทุนจม เสียพื้นที่เก็บ และกระแสเงินสดที่ไปอยู่กับของที่เป็นสต๊อก

 

สิ่งสำคัญที่สุดคือ ผู้นำ หรือคีย์แมน ต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน เพราะผู้นำคือคนที่กำหนดเป้าหมาย พนักงานที่รับช่วงต่อจะนำวิสัยทัศน์ของผู้นำมาแปลงเป็นสิ่งที่ทำ เพื่อสร้างแผนการทำงานให้ชัดเจน ก่อนจะส่งต่อให้ฝ่ายอื่น และต้องฟีดแบ็กกันบ่อยๆ ว่าอยากได้แบบไหน แล้วส่งไปให้คนตรงกลางทำ สิ่งสำคัญก็คือระบบการจัดการที่ดี ถ้าเป็นผู้บริหารก็ต้องมีการประชุมทุกเดือน เพื่อกำหนดทิศทาง กำหนดปัจจัยต่างๆ เพราะสภาพแวดล้อมการแข่งขันมันเปลี่ยนแปลงอยู่เรื่อยๆ

“ถ้าหัวใจคุณยังเต้น คุณก็ยังมีโอกาส” กำลังใจส่งท้ายก่อนแยกย้ายกันไปกระทำการ Lean

ที่สิริพงศ์กล่าวเช่นนี้ เพราะเห็นว่าปัจจุบันมีหลายหน่วยงานที่คอยช่วยเหลือและสนับสนุนผู้ประกอบการ ทั้งหน่วยงานรัฐบาลและหน่วยงานเอกชน อย่างไรก็ตาม SMEs ก็ยังเป็นฟันเฟืองหลักของเศรษฐกิจ

 

“สำคัญมากๆ คือ พยายามปรับเปลี่ยนตัวเองเพื่อหาธุรกิจใหม่ เพราะปัจจุบันสภาพตลาดเปลี่ยนแปลงเร็วมาก ยิ่งต้องเร่งการปรับตัวและดิสรัปต์ตัวเองก่อนที่ตลาดจะเปลี่ยน รีบสร้าง New S Curve หรือ Next S Curve ขององค์กรให้ได้ อย่าลืมว่า ถ้าหัวใจคุณยังเต้น คุณก็ยังมีโอกาส”