ข้อดีของการทำ Lean คือการยกระดับกระบวนการทำงานทั้งระบบก่อนไปถึงมือผู้บริโภคให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด มีส่วนในการจัดการต้นทุน ลดความสูญเปล่า และทำให้องค์กรคล่องตัวตลอดเวลา พร้อมสู้กับความไม่แน่นอนของโลกในวันนี้

 

เฟิร์น-ศิรัถยา อิศรภักดี คุยกับ สิริพงศ์ จึงถาวรรณ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการแบบลีน (Lean Master) ถึงกุญแจสำคัญในการทำ Lean ที่ถูกวิธี และการนำไปปรับใช้ได้จริงใน THE SME HANDBOOK by UOB

 

คำว่า Lean ในมุมของธุรกิจคืออะไร 

Lean คือการมองที่ลูกค้าก่อนว่าเขามีความต้องการอะไร โดยเฉพาะ ‘ลูกค้าคนสุดท้าย’ คำว่าสุดท้ายหมายความว่าคนที่ซื้อสินค้าหรือบริการไปใช้จริง ถ้าหากเราเป็นผู้ค้าส่ง ลูกค้าของเราไม่ใช่ผู้ค้าปลีกนะครับ เพราะเราส่งไปที่ผู้ค้าปลีกก่อน แล้วไปที่ลูกค้าคนสุดท้าย เราต้องมองให้เห็นถึงคนสุดท้ายคนนั้นว่าใครที่เอาสิ่งของหรือบริการของเราไปใช้จริงๆ แล้วเขามีความต้องการหรือขาดอะไรอยู่ เราก็จะพยายามจะแก้ปัญหาตรงนั้นให้เขา อันนี้คือในมุมของคุณค่าครับ

อีกส่วนหนึ่งคือเราจะพยายามตัดความสูญเปล่าออกไป การเอา Lean มาใช้เราจะมองตั้งแต่ต้นทางเลย เริ่มตั้งแต่ลูกค้าสั่งของ โลจิสติกส์ คลังสินค้า การผลิต และการหาวัตถุดิบมาประกอบกันเป็นสินค้า ตรงไหนที่มันมีความสูญเปล่าอยู่บ้าง เราต้องย้อนกลับไปทุกกระบวนการเลยครับ ไปจนถึงตอนที่เราส่งของให้ลูกค้าเสร็จแล้วเราได้รับเงินกลับมา ก็ต้องไม่ลืมที่มองตรงนั้นด้วย เพราะบางทีก็จะโดนเรื่อง Credit Term โดยเฉพาะ SMEs ที่มักจะมี Credit Term ค่อนข้างนาน บางคน 1 ปีก็เคยเจอมาแล้ว ตรงนี้ก็เป็นต้นทุนเช่นกัน 

 

‘ความสูญเปล่า’ ในมุมมองขององค์กรระดับโลก
ถ้าพูดถึงเรื่องของความสูญเปล่า มันจะมีพื้นฐานอยู่ 8 ตัว ซึ่งเรียกว่า DOWNTIME 

 

1. Defect คือการทำผิดพลาด หรือต้องเสีย ต้องซ่อม ต้องแก้ไข
2. Overproduction การผลิตที่มากเกินความต้องการของลูกค้า 
3. Waiting การรอคอยในระหว่างกระบวนการต่างๆ หรือที่เรียกว่าคอขวด
4. Non-utilized Talent ไม่ได้ใช้ศักภาพของบุคลากรอย่างเต็มที่ 
5. Transportation การขนส่งที่ขาดการวางแผน ทำให้ต้องย้อนไปมาโดยไม่จำเป็น
6. Inventory คลังสินค้าที่ใช้เก็บงานระหว่างกระบวนการผลิต การทำ Lean ไม่ใช่ว่าลดจนหมด แต่เป็นการปรับให้มันสมดุลกันระหว่างการใช้และมีเก็บเอาไว้ให้พร้อมใช้งาน 
7. Motion การเคลื่อนย้าย เคลื่อนที่ โดยเฉพาะในโรงงานจะซีเรียสเรื่องนี้มาก เพราะหนึ่งก้าวที่ลดได้ เขาสามารถเพิ่มผลผลิตได้ 
8. Excess Process กระบวนการซ้ำซ้อน หาให้เจอว่าขั้นตอนไหนมากเกินความจำเป็น เพราะส่งผลต่อต้นทุนเช่นกัน 

คุมต้นทุนได้ด้วยการทำ Lean 

เบื้องต้นต้องแยกก่อนว่าต้นทุนมีอะไรบ้าง อันแรกเลยอาจจะเป็นวัตถุดิบ สองคือค่าแรง สามคือโสหุ้ยต่างๆ บางธุรกิจมีต้นทุนวัตถุดิบ 80% แต่เจ้าของกลับพยายามลดต้นทุนจากค่าแรง ซึ่งมันไม่ตรงจุด หรือบางบริษัทอาจจะมีต้นทุนที่โสหุ้ย เพราะเป็นแบบซื้อมาขายไป ปรากฏว่าใช้จ่ายไปกับค่าการตลาดและบริหารจัดการเยอะ ในส่วนนี้ก็ต้องมานั่งดูกันว่าจะปรับลดได้อย่างไร

 

ต้องรู้ก่อนว่าต้นทุนอยู่ที่ไหน แล้วค่อยไปจัดการที่ส่วนนั้น
มีหลายธุรกิจนะครับที่เขาไม่ทราบต้นทุนของตัวเองว่าแต่ละจุดคือเท่าไร เขาจะแค่ประมาณการว่าซื้อของมา 2 บาท ขายในราคา 4 บาท กำไรแล้ว 2 บาท คือเขาคิดว่ากำไร แต่สุดท้ายเงินในบัญชีไม่เหลือ จริงๆ แล้วเราควรต้องลิสต์รายการออกมาให้ละเอียดเลยว่าส่วนไหนใช้จ่ายไปเท่าไรบ้าง จะได้แก้ปัญหาได้ตรงจุด

บางบริษัทสมมติว่ายอดขาย 300 ล้านบาท แต่ได้กำไรน้อยกว่า 100 ล้านบาทก็มี เพราะว่าใช้ต้นทุนในการโฆษณาเยอะ กลายเป็นว่ากำไรเหลือน้อยลง แต่พอลองปรับลดลงมาอาจจะพบว่า จริงๆ ยอดขาย 100 ล้านบาทมีกำไรมากกว่าก็ได้ เพราะว่าไม่ต้องทำยอด ความยุ่งมันน้อยลง ต้นทุนระหว่างทางก็น้อยลง 

 

จริงๆ ผู้ประกอบการต้องเข้าใจว่าสินค้าที่ตัวเองมี ตัวไหนทำกำไรเยอะหรือน้อย บางทีเราไปขายตัวที่ไม่ทำกำไรก็มี เหมือนเอาเซอร์วิสลูกค้าไว้ก่อน แต่ว่าตัวที่ทำกำไรเราไม่ได้ขายเลย จุดนี้ก็ต้องบาลานซ์ทิศทางของเราให้ดี

ต้นทุนของการทำ Lean
ต้นทุนหลักๆ คือเรื่องของการให้ความรู้ หลายๆ อย่างเป็นเรื่องของมายด์เซ็ตเลยครับ เช่น เรื่องสต๊อก ภาพจำเดิมๆ คือเราต้องสต๊อกของไว้เยอะๆ เพื่อรอขาย แต่แนวทางของ Lean คือเราต้องลดสต๊อกให้สมดุล 

 

ตัวอย่างง่ายๆ คือดูก่อนว่าเราขายของได้วันละกี่ชิ้น สมมติว่าเราขายของได้วันละ 1 ชิ้น ระยะเวลาในการสั่งของมาขายใช้เวลา 7 วัน เราก็ควรถือของแค่ 7 ชิ้นเพื่อขายไปเรื่อยๆ แต่บางคนเก็บไว้ 30-40 ชิ้น คิดว่าเผื่อๆ ไว้ แต่จริงๆ 30 ชิ้นนี้ ถ้าลองหาร 7 ดู มันก็ 4 เท่าแล้วนะ 

 

ถามว่า 4 เท่านี้พูดถึงอะไรบ้าง หนึ่งคือต้นทุนที่เราจมไปกับของเหล่านั้น สองคือพื้นที่เก็บ สามคือกระแสเงินสดของเราที่มันไปอยู่กับของ แล้วเราก็ไม่รู้ว่าลูกค้าจะซื้อของเมื่อไร แต่ถ้าเรามีเงิน เราสามารถนำไปซื้อของชิ้นอื่นที่ลูกค้าอยากได้ กลายเป็นว่าของที่ขายดีไม่ได้เก็บไว้ แต่ของที่ขายไม่ดีเราเก็บเอาไว้เยอะเลย

สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อ SMEs อยากจะ Lean 

พื้นฐานที่ผมแนะนำคือ การเขียนกระบวนการทำงานของตัวเองขึ้นมาว่ามีอะไรบ้าง เขียนให้ละเอียดเลยตั้งแต่สั่งสินค้าจนถึงส่งของให้ลูกค้า 

 

หลักการของ Lean จะมีเครื่องมือที่ชื่อว่า Value Stream Mapping เป็นการวางแผนกระบวนการต่างๆ ก่อนที่จะไปถึงมือลูกค้าว่ามีขั้นตอนอะไรบ้าง มองตั้งแต่ต้นทางเลย คือรับออร์เดอร์มาอย่างไร การเตรียมของ และจัดส่ง

 

ข้อสำคัญคือ เราต้องรู้เวลาในการทำงานว่าเสียไปเท่าไรในแต่ละจุด ถ้าเราลองเปรียบเทียบกับโรงพยาบาลที่เขาก็มีขั้นตอนเหมือนกัน เข้ามาทำบัตร ทำประวัติ คัดกรองคนไข้ นั่งรอคุณหมอ คุณหมอให้คำปรึกษา จ่ายเงิน จ่ายยา เราแยกตรงนี้ออกมาเป็นเวลา เสร็จแล้วค่อยมาดูว่าตรงไหนที่มันช้า ถ้าช้าแล้วใช้ดิจิทัลช่วยได้ไหม

 

ผมมักจะเลือกใช้หลักการ 4P นั่นคือ Performance การวัดผลสำเร็จ, Process กระบวนการจัดการ, Practice วิธีการปฏิบัติ และ People คือบุคลากร ทีนี้เมื่อเรารู้ Performance ซึ่งก็คือตัวเลขของแต่ละขั้นตอนแล้ว เบื้องต้นเราจะเทียบตัวเลขระหว่างอุตสาหกรรมหรือธุรกิจเดียวกันก่อน แต่ถ้าเราเป็นเบอร์หนึ่งของอุตสาหกรรมนั้นๆ แล้ว ก็อาจจะใช้วิธีข้ามไปเทียบกับอุตสาหกรรมอื่นว่าเขาเก่งกว่าด้วยวิธีการไหน จากนั้นมันจะนำไปสู่ Process คือการวางแผนกระบวนการที่จะทำให้สำเร็จผลต่อไป

 

หลังจากนั้นมาถึง Practice ว่าวิธีการทำงานของเราต้องเปลี่ยนอะไรบ้าง ซึ่งขั้นตอนนี้อาจจะมีปัญหาอยู่บ้างคือ คนที่ทำงานอยู่เดิมเขาต้องเปลี่ยนสกิลตาม สมมติว่าเป็นธุรกิจร้านอาหาร จากที่จดออร์เดอร์ในกระดาษก็มาเริ่มใช้แท็บเล็ต เป็นต้น เมื่อจบจาก Practice แล้วเราก็มาดูที่ People ซึ่งถ้าหาก People เปลี่ยนเมื่อไร Performance จะเปลี่ยนตาม เราจะเห็นเลยว่าตัวเลขมันเปลี่ยน เพราะฉะนั้นจริงๆ แล้วหลักการ Lean สามารถใช้ได้กับทุกอุตสาหกรรมและทุกธุรกิจเลยครับ

เครื่องมือที่จะช่วยให้ SMEs สามารถ Lean ได้สำเร็จเร็วขึ้น 

ที่ใช้กันบ่อยๆ ก็คือวงจร PDCA (Plan, Do, Check, Action) ตัวแรก Plan คือการวางแผน ต้องออกแบบแผนให้ดีก่อน ตามมาด้วย Do ลงมือทำตามแผนที่เราวางไว้ แล้วก็ Check คือตรวจสอบว่าสิ่งที่เราคิดและลงมือทำไปนั้นมีผลลัพธ์เป็นอย่างไรบ้าง แล้วมา Action อีกทีหนึ่งว่าเราจะต้องปรับเปลี่ยนอะไรเพื่อพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น 

 

แต่ในหลักการของ Lean เราจะเน้นเรื่อง Standard ด้วย เพราะฉะนั้นเมื่อ Action เสร็จแล้วต้องไปตั้งเป็น Standard ใหม่ขึ้นมา ซึ่งหลายธุรกิจจะพลาดตรงนี้ คือหลังจากเราทำ PDCA ไปแล้ว เมื่อตั้ง Standard ขึ้นมามันก็จะเป็น SDCA 

แล้วจะเซ็ต Standard อย่างไร

สำหรับการเซ็ต Standard มีหลายวิธี แบบแรกคือใช้ค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรมมาเป็นมาตรฐานก็ได้ หรืออีกแบบหนึ่งคือการเอาคนที่เก่งที่สุดมาเป็น Standard ว่าเขาทำแบบนี้นะ จากนั้นเราจะได้ค่าที่ดีที่สุด ก็ตั้งค่านี้เป็น Standard หรือจะใช้ค่าเฉลี่ยก็ยังได้ แล้วพยายามให้คนที่เหลือทำตาม 

 

ถ้าพูดหลักการง่ายๆ สมมติผมเข้าไปแบบคนไม่รู้เรื่องธุรกิจนั้นๆ เลย ผมก็จะเรียกคนให้มาช่วยกันทำงาน แล้วก็ดูว่าใน 10 คนนั้น คนไหนที่เก่งที่สุด คนไหนเป็นค่าเฉลี่ย และคนไหนด้อยที่สุด จากนั้นเราก็พยายามยกระดับคนที่ด้อยที่สุดขึ้นมา

 

ถ้าหัวใจคุณยังเต้นอยู่ คุณก็ยังมีโอกาสอยู่

 

ความแตกต่างของการใช้ Lean ในช่วงปกติกับช่วงสถานการณ์วิกฤต
ถ้าในช่วงวิกฤต ผมแนะนำให้ทำอะไรที่เป็น Quick Win ก่อน คือ 3 เดือนเห็นผลเลย แล้วก็ลงทุนน้อย เน้นเรื่องของ Low Investment กับ High Benefit ก่อน โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องรัดเข็มขัดตอนนี้ เราจะประเมินก่อนว่าแนวทางมีอะไรบ้าง เช่น งานจัดซื้อ งานผลิต งานขนส่งคลังสินค้า ต้องทำอะไรบ้าง เราลิสต์รายการออกมาก่อน แล้วก็มาโหวตกันว่าควรจะทำโปรเจกต์นี้ไหม เพราะบางครั้งโปรเจกต์นี้มันกระทบกับอีกแผนกหนึ่ง เราก็ต้องให้เขาเข้ามามีส่วนร่วมด้วย

ถ้าหากอยากรู้ว่าโครงการไหน Low Investment และ High Profit จะต้องมีการเขียนแผนงานออกมาก่อน เพื่อประเมินว่าโครงการนี้ต้องลงทุนเท่าไร ซึ่งหนึ่งโครงการอาจจะมีวิธีการลงทุนได้หลายแบบ สมมติว่าเปลี่ยนวิธีการรับออร์เดอร์ เราจะมีวิธีการแบบไหนบ้าง เช่น เปลี่ยนจากกระดาษมาใช้ซอฟต์แวร์ช่วย หรือว่าจะให้ลูกค้าส่งข้อมูลมาก่อน มันก็จะมีออปชันออกมาหลายๆ แบบ จากนั้นเราค่อยเลือกว่าออปชันไหนเหมาะกับเรา

เคสตัวอย่างการทำ Lean ของ SMEs ที่น่าสนใจ
เมื่อ 2 ปีก่อน ผมเคยมีโอกาสร่วมงานกับ คุณหมู เจ้าของร้านเฉาก๊วยเต็งหนึ่ง ซึ่งทางคุณหมูเขาพยายามออกแบบเฉาก๊วยให้เหมาะกับลูกค้ากลุ่มวัยรุ่น ผมก็เริ่มต้นถามถึงเรื่องของการผลิตเฉาก๊วยว่าใช้เวลาเท่าไร เขาตอบว่าใช้เวลา 10 ชั่วโมงในการต้ม

จนได้เป็นเนื้อเฉาก๊วยออกมา ซึ่งผมไปหาข้อมูลจนทราบมาว่า คนที่เก่งที่สุดในอุตสาหกรรมใช้เวลาเพียงแค่ 2 ชั่วโมงเท่านั้น ซึ่งแตกต่างจากคุณหมูถึง 5 เท่า ตรงนี้คือ Performance

จากนั้นเราก็ไปดูที่กระบวนการต้มเฉาก๊วย ซึ่งการต้มเฉาก๊วยเนี่ยเขาใช้เชื้อเพลิงเป็นแก๊ส ตัวเตาเป็นสเตนเลสเหมือนต้มน้ำชา โดยจะต้องเอาต้นเฉาก๊วยใส่ลงไปในน้ำแล้วต้ม 10 ชั่วโมง จากนั้นต้องตักเฉาก๊วยออกแล้วนำน้ำไปใช้ทำเนื้อเฉาก๊วย ซึ่งระยะเวลา 10 ชั่วโมงนี้ ก็จะต้องรอให้กลิ่นและสีของเฉาก๊วยออกมาผสมกับน้ำ นี่คือกระบวนการ Process

วิธีแก้ของเราคือ การเริ่มพัฒนาแนวทางปฏิบัติการใหม่ ซึ่งก็คือ Practice เราสร้างเครื่องต้มที่มีตัวกรองหญ้าเฉาก๊วยขึ้นมาจากน้ำได้เหมือนลักษณะถ้วยชาตอนเราดื่มน้ำชา ซึ่งทำให้ลดเวลาตรงนี้ลงได้อีก แล้วยังมีทั้งเครื่องคั้นน้ำออกจากเฉาก๊วยเพื่อเอามาทำเฉาก๊วยอีกเกรดหนึ่ง ส่วนเฉาก๊วยที่มีคุณภาพรองลงมา เราก็เอามาทำเป็นเฉาก๊วยใส่ขวด เป็นน้ำเฉาก๊วย หรือทำเป็นถ้วยขายต่อได้อีก 

คีย์แมนต้องเข้าใจมายด์เซ็ตก่อน จึงจะสามารถ Lean ให้ประสบความสำเร็จ
สำคัญมากๆ คือเป้าหมายเขาต้องชัดก่อน ผู้นำคือคนกำหนดเป้าหมาย ส่วนคนเป็นพนักงานที่รับช่วงต่อก็ต้องนำไปปฏิบัติให้ลุล่วงได้ตามเป้าจริงๆ พยายามเอาสิ่งที่เป็นวิสัยทัศน์มาแปลงเป็นสิ่งที่ทำ สร้างแผนการทำงานขึ้นมาให้ชัดเจน ต้องฟีดแบ็กกันบ่อยๆ ว่าอยากได้แบบไหน แล้วส่งไปให้คนตรงกลางทำ สิ่งสำคัญก็คือระบบการจัดการที่ดี ถ้าเป็นผู้บริหารก็ต้องมีการประชุมทุกเดือนเพื่อกำหนดทิศทาง กำหนดปัจจัยต่างๆ เพราะสภาพแวดล้อมการแข่งขันมันเปลี่ยนแปลงอยู่เรื่อยๆ

คำแนะนำถึงผู้ประกอบการในภาวะวิกฤต
ถ้าหัวใจคุณยังเต้นอยู่ คุณก็ยังมีโอกาสอยู่ ปัจจุบันมีหลายหน่วยงานที่คอยช่วยเหลือและสนับสนุนผู้ประกอบการ ทั้งหน่วยงานรัฐบาลหน่วยงานเอกชนที่สนับสนุนผู้ประกอบการ ขอให้เจอคนที่เข้าใจธุรกิจและมองตลาดรูปแบบใหม่ โดยเฉพาะการนำองค์ความรู้จากภายนอกเข้าไปในองค์กรมีความสำคัญอยางมาก เพราะปัจจุบันสภาพตลาดเปลี่ยนแปลงเร็วมาก ยิ่งต้องเร่งการปรับตัวและ Disrupt ตัวเองก่อนที่ตลาดจะเปลี่ยน ให้รีบสร้าง New S Curve หรือ Next S Curve ขององค์กรให้ได้ครับ

โดยเฉพาะ SMEs ที่ยิ่งเล็กยิ่งได้เปรียบ เพราะคนน้อย ไม่เหมือนกับบริษัทมหาชนที่มีลูกน้องหลักพันถึงหมื่น เปลี่ยนแปลงก็จะใช้เวลานานและมีแรงต้านมาก องค์กรเล็กๆ ที่มีพนักงานหลักสิบคนเปลี่ยนแปลงง่าย เพียงแต่ต้องเน้นการเปิดใจรับสภาพการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันที่รุนแรง โดยเฉพาะทักษะด้านดิจิทัลซึ่งเป็นเรื่องที่ขาดไมได้เลย เพราะปัจจุบันเราสามารถสร้างยอดขายทางออนไลน์ได้เยอะมาก ชั่วโมงละ 10,000 ออร์เดอร์ก็มีตัวอย่างให้เห็นกันมาแล้ว

---

Credits

 

The Host ศิรัถยา อิศรภักดี

Show Producer ปวริศา ตั้งตุลานนท์
Sound Designer & Engineer กฤตพล จียะเกียรติ
Sound Recording Engineer ขจีพรรณ วิจิตรรัตน์

Art Director กริน วสุรัฐกร

Graphic Designer พันธิตรา หอมเดชนะกุล
Channel Manager เชษฐพงศ์ ชูประดิษฐ์
Channel Admin เอกราช มอเซอร์
Proofreader ภาสิณี เพิ่มพันธุ์พงศ์
Webmaster รพีพรรณ เกตุสมพงษ์
Social Media Admins วนัชพร ดวงนิล, สุทธกิตติ์​ สุทธาวรรณกุล, ธิติกร ลิ้มทองมณี, วิมลณัฐ พรศิริอนันต์

Archive Officer ชริน จำปาวัน