บริหารคนอย่างไรให้ Lean และ Agile สิ่งที่ HR ต้องเลิก-เริ่มทำเดี๋ยวนี้

ในยุคที่ทุกองค์กรให้ความสำคัญกับ Lean, Agile, Productivity และ Efficiency เนื่องจากสถานการณ์โควิด-19 ได้เข้ามาเปลี่ยนแปลงโลกธุรกิจให้ไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป ทำให้ทุกคนต้องแข่งขันกับความไม่แน่นอน ซับซ้อน และสภาวะถดถอย

คำถามสำคัญคือ ผู้นำหรือทีม HR ต้องทำอย่างไร เพื่อปรับองค์กรให้พร้อมเข้าสู่ระบบการทำงานรูปแบบใหม่ และทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

เคน นครินทร์ คุยกับ ปัทมาวลัย รัตนพล หัวหน้าคณะที่ปรึกษาบริหาร บริษัท เอส แอนด์ พี ซินดิเคท จำกัด (มหาชน) ถึงการบริหารคนยุคหลังโควิด-19 และสิ่งที่ HR ต้องเลิก-เริ่มทำเดี๋ยวนี้

คำว่า Agile และ Lean นั้นถูกพูดถึงมานาน แต่อาจไม่มีใครให้ความสำคัญกับคำเหล่านี้มากนักก่อนสถานการณ์โควิด-19 จะระบาดไปทั่วโลก ทำให้โลกของธุรกิจไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป เศรษฐกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วอยู่แล้วยิ่งคาดเดาไม่ได้ ซับซ้อนและอยู่ในช่วงที่ถดถอย จนทำให้หลายองค์กรต้องลด Cost ลดคน แล้วสร้าง Productivity ให้ได้มากที่สุด

หัวใจสำคัญของการปรับตัวไม่ว่าอย่างไรก็หนีไม่พ้น ‘คนทำงาน’ ซึ่งแนวคิด Agile และ Lean อาจจะเป็นคำตอบและเป็นภารกิจใหญ่ของ HR หรือผู้รับผิดชอบ People Management อันมีบทบาทอย่างยิ่งที่จะทำให้องค์กรเดินหน้าต่อไปได้ในภาวะผันผวนของเศรษฐกิจในปัจจุบัน

แนวทางการทำงานของ HR แห่ง บริษัท เอส แอนด์ พี ซินดิเคท จำกัด ในช่วงการระบาดของโควิด-19 ที่ผ่านมา คือเน้นการตัดรายจ่ายให้เร็วที่สุด ให้มากที่สุด จากที่คาดหวังว่าจะมีกำไร 26% แต่เมื่อเห็นสัญญาณการระบาดของโรคที่เพิ่มขึ้นในช่วงตรุษจีน ก็รีบสื่อสารใหม่กับพนักงาน สร้างความตื่นตัวให้กับองค์กร ทำให้เห็น Priority ใหม่ ปรับวิธีการทำงานใหม่ มองทุกอย่างแบบสัปดาห์ต่อสัปดาห์ แม้ว่ากิจการห้างร้านกลับมาเปิดอีกครั้งในเดือนมิถุนายน แต่ผู้บริหารยังคงต้องมีประชุมรายสัปดาห์อยู่ โดย HR ที่มองเห็นโครงสร้างการทำงานทั้งหมด และมองเห็นคนที่ทำงานได้โดดเด่น จะเป็นคนคอยกระตุ้นการทำงานของหัวหน้าแต่ละทีม เข้าไปเป็นผู้กำกับ ทำให้หัวหน้าแต่ละทีมมีความเป็นผู้นำ เพื่อที่จะควบคุมคนในทีมให้ทำงานได้ตามเป้าหมาย เพื่อให้มั่นใจว่าการสร้าง New Culture ในภาวะ New Normal จะกลายเป็น Current Habit โดยที่พฤติกรรมใหม่ๆ ที่ตั้งใจจะให้เกิดขึ้น จะมีการทำซ้ำๆ อย่างต่อเนื่อง และทำให้พนักงานกระตือรือร้นกับการที่ Organization Transformation จะเกิดขึ้นทุกวัน เปลี่ยนทุกวัน ย้ายทุกวัน แก้ไขทุกวัน

3 สิ่งที่องค์กรต้องการจาก HR

“วัตถุประสงค์และความต้องการขององค์กรในวันนี้ก็คือการลด Cost ไม่ใช่ลดคน โดยที่คนซึ่งบริษัทต้องการเป็นคนที่ Produce Revenue และ Profit เพราะฉะนั้นคนที่เป็น Cost ก็จะไม่สามารถทำงานอยู่ได้” หลักการสำคัญที่ HR จำเป็นต้องโฟกัสอยู่ตลอดสำหรับการทำงานให้ตอบโจทย์องค์กร ได้แก่

1. Performance Management

พื้นฐานที่สุดจากการกลับมาพิจารณา Organization Chart ซึ่งแม้จะดูเหมือนเป็นเครื่องมือที่ไม่เท่ แต่สำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารจัดการคน หลายครั้งที่โครงสร้างองค์กรจับต้องไม่ได้ ไม่ชัดเจน สื่อสารไม่ได้ เปรียบเหมือนทีมฟุตบอลที่ไม่รู้ว่าใครเล่นตำแหน่งอะไรกันแน่ HR ต้องเป็นผู้จัดการทีมที่ทำให้บทบาทของแต่ละคนเคลียร์ที่สุด หัวหน้าต้องรู้ว่าลูกน้องคือใคร มีทักษะอะไรบ้าง เพราะช่วงเวลาวิกฤตต้องเน้น Quick to react และ Performance อย่างยิ่ง เมื่อได้โครงสร้างทั้งหมดแล้ว HR ก็สามารถช่วยผู้บริหารตัดสินใจได้ด้วยการโฟกัสลงไปยังแต่ละทีมว่ามีทักษะตรงกับความต้องการขององค์กรหรือไม่ หากไม่ตรงจะสร้างขึ้นมาใหม่ หรือรับคนใหม่เข้ามาแทน

คนที่ไม่ตอบโจทย์กับองค์กรของเราอีกต่อไปก็ต้องบอกลากัน ให้ไปสร้างประโยชน์ในองค์กรอื่นที่เหมาะสมกับทักษะของพนักงานคนนั้นมากกว่า เพราะโครงสร้างองค์กรที่ดีต้องเน้นที่ Productivity และทำให้ทุกคนมี Self-sufficient เพื่อความเป็น Lean Organization ที่แท้จริง นอกจากทำให้ผู้บริหารเห็นภาพโครงสร้างองค์กรแล้ว HR ยังจำเป็นต้องสื่อสารให้พนักงานทุกคนรับทราบว่า จากเมื่อวานเขาอยู่ตรงนี้ วันนี้เขาอยู่ตรงไหน จากแต่ก่อนมี 20 คน ตอนนี้เหลือ 8 คน คุณต้องทำงานเร็วขึ้นด้วยจำนวนคนที่น้อยลง ต้องเปลี่ยนเพื่อนที่นั่งด้วยกันไปทำงานกับอีกคนหนึ่ง HR ต้องทำคอนเซปต์การปรับเปลี่ยนให้เป็นสิ่งที่จับต้องได้

2. Talent Management

การบริหารคนเก่ง รักษาคนเก่ง และ Motivate ให้คนเก่งอยากจะสร้างผลงานต่อเนื่อง

องค์กรต้องมี Talent คือคนที่ไม่ยอมแพ้ง่ายๆ และลงแรงเพื่อองค์กรเสมอ สร้างโอกาสใหม่ๆ ให้กับองค์กร สร้าง Value ให้องค์กรสูง เมื่อได้โจทย์ไป Talent จะไปต่อได้มากกว่าที่คาดหวัง ท้าทายเป้าหมายใหม่ๆ HR จึงต้องโฟกัสและใช้เวลากับคนมากขึ้น บริหารจัดการสร้างสภาวะที่เหมาะสม สร้างวิธีการทำงาน สร้างแรงจูงใจให้ Talent เพิ่มการลงทุนในการพัฒนา ทักษะของพวกเขาจะกลับมาเป็นผลประโยชน์ขององค์กรอย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเทรนนิ่งทุกคนพร้อมกันหมด ในขณะที่ Performer อาจจะมีรางวัลเพื่อผลักดันให้เขาขยับไปเป็น Talent ต่อไป

เราจะรักษาคนของเราที่สามารถสร้างบทบาทและสามารถสร้างงานได้ตรงนี้อย่างไร ตรงนี้ HR จะต้อง Agile จะต้องเร็ว และต้องโฟกัสมากๆ ที่ Capability แต่ต้องไม่คิดที่จะจ้างพนักงานให้ทำงานกับเราไปตลอด ให้มองหา Capability ที่ใช้งานได้เลยทันที ต่อรองให้คนเก่งๆ มาเติม Capability ที่จะ Perform ได้ทันที เพราะ Speed to Deliver สำคัญมากสำหรับการแข่งขันในปัจจุบัน ซึ่งแนวทางนี้ก็ตอบโจทย์พฤติกรรมการทำงานของ Talent รุ่นใหม่ด้วยเช่นกัน การมีงานที่หลากหลายช่วยให้พัฒนาการทำงานได้กว้างขวางและเฉียบคมขึ้น แต่ก็ต้องไม่ลืมความเหมาะสมของลักษณะองค์กร บางครั้งองค์กรของเราอาจจะไม่เหมาะกับ Talent ที่ล้ำเกินไป เพราะเนื้องานอาจไม่ท้าทายเขามากพอ จนเป็นเหตุให้ทำงานได้ไม่เต็มที่ HR จึงต้องไม่ลืมที่จะอ่านจุดนี้ให้ขาดด้วยเช่นกัน

3. Competitive Advantage

ความสามารถในการแข่งขัน อยู่ที่การรักษาฐานขององค์กรเอาไว้ได้ ไม่ลืมที่จะ Preserve the core ก่อนจะ Create the new competitive เริ่มจากการสร้างบรรยากาศการทำงานให้เกิดการแข่งขันทั้งในองค์กรและคู่แข่งข้างนอก ทุกคนต้องรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร ต้องรู้ว่า Customer Experience คืออะไร และจะมอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้อย่างไร การนั่งทำงานที่ออฟฟิศแบบเดิมๆ อาจจะไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป แต่ต้องเพิ่มการ Work from Anywhere เพราะเมื่อมีเวลามากขึ้น ก็สามารถเรียนรู้ได้มากขึ้น สร้างผลงานได้มากขึ้น มีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น ประหยัดเงินให้ทั้งตัวเองและองค์กร แต่จะต้องมีการบริหารจัดการเวลาที่ดีขึ้น ดังนั้นหน้าที่ของ HR จึงต้องผสานเข้าไปกับความเป็นองค์กร เพื่อที่จะออกแบบกระบวนการทำงานให้พนักงาน และให้กลับไปให้คำแนะนำที่ตรงจุดแก่ผู้บริหารได้

“ไม่ใช่ชี้นิ้วบอกพนักงานว่าคุณต้องเปลี่ยนนะแล้ว จบ แต่เราเองต้องเปลี่ยนไปกับเขาด้วย เพราะว่าในกระบวนการจัดการความเปลี่ยนแปลง บางคนจะมีปัญหา มีอุปสรรค ต้องการความช่วยเหลือ ซึ่งเรานี่แหละก็จะช่วยเขาได้ ให้เขาข้ามจุดนั้นไปให้ได้ เราสามารถที่จะช่วยเขาในสิ่งที่มันก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่เขามองไม่เห็น แต่ก็มีคนที่ข้ามไม่ได้นะคะ เราก็ต้องยอมรับค่ะ”

3 สิ่งนี้จะโยงกลับไปที่บทบาทของ HR ในภาวะวิกฤต นั่นคือ การตอบวัตถุประสงค์ขององค์กรในการลด Cost ที่เกี่ยวกับคน เพราะหากคนทำงานยังเหมือนเดิม HR ยังเหมือนเดิม ก็ไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น โดยต้องปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงาน คนที่เหลืออยู่ต้องได้รับการฝึกให้เปลี่ยนทักษะ เพิ่มทักษะ ปรับเปลี่ยนเป้าหมายในการทำงาน และกำหนดบทบาทหน้าที่ใหม่ที่ชัดเจน สิ่งเหล่านี้เป็นงานที่ HR ต้องทำทุกวัน หยุดไม่ได้ นิ่งไม่ได้

บทบาทของ HR

บทบาทของ HR นั้นแบ่งออกได้เป็น 3 ระดับ

HR Admin ทำงานตามสั่ง การทำงานเฉพาะบางขั้นบางตอน โดยไม่รู้ว่างานที่ทำจะมีผลลัพธ์ออกมาเป็นอย่างไร และจะมีผลกระทบกับธุรกิจอย่างไรบ้าง
Business Partner ทำหน้าที่เป็นคู่คิดกับผู้นำองค์กร
Integrate with Leader จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในธุรกิจ ทำหน้าที่ให้คำแนะนำในการบริหารคน เพื่อทำให้กลยุทธ์เอามาใช้แก้ปัญหาได้จริง ผ่านการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อเลือกทำสิ่งที่เป็นประโยชน์กับองค์กรและพนักงานเป็นอันดับแรก

3 สิ่งที่พนักงานยุคใหม่ต้องมี

Deliver Performance ที่ตรงกับความต้องการขององค์กรหรือตรงกับยุคสมัย เพราะการทำงานหนักไม่ใช่แค่ Active แต่ต้องท้าทายตัวเองทุกวันว่าเรา Deliver อะไรบ้าง คิดแบบสตาร์ทอัพ คิดแบบผู้ประกอบการ
เรียนรู้ตลอดเวลา พัฒนาตัวเองอย่างไม่หยุดยั้ง Work to Learn ทำงานไปพร้อมกับการเรียนรู้ ทำตัวเป็นน้ำครึ่งแก้วเสมอ หรือเป็นแก้วเปล่ายิ่งดี ทำไปเรียนรู้ไปเปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆ
ตกงานไม่ได้หมายถึงหมดอนาคต คนทำงานต้องทำตัวเหมือนคนใกล้ตกงาน อย่าทำแค่งานเดียว มีงานฟรีแลนซ์ หางานรองรับไว้ เมื่อต้องออกไปแล้วอาจจะกลับมาทำเป็น Part Time หรือรับงานเป็นรายโปรเจกต์ๆ ก็ได้

อยู่กับความเปลี่ยนแปลง

คำว่า Culture หมายถึง Way We Do Things เพราะเมื่อมีสิ่งใหม่ๆ เกิดขึ้น ความท้าทายใหม่เกิดขึ้น ก็จะต้องปรับเปลี่ยนไปให้เหมาะกับการแข่งขัน หรือความรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลงของกระแสโลก โดยที่ Culture คือส่วนสำคัญของ Competitive Advantage เพราะหากไม่ส่งเสริมให้เกิดการแข่งขัน แต่กลับดึงให้ทุกอย่างมันช้าลงจนไปไม่ทันคนอื่น ก็ต้องกลับมาพิจารณากันใหม่ สื่อสารกับคนในองค์กรอย่างเรียบง่ายและใช้ได้จริง “HR ต้องหยุดบริหารกิจกรรม หยุดบริหารกระบวนการทำงาน แล้วลงมาบริหารคนอย่างจริงจัง เพื่อซัพพอร์ตให้องค์กรให้ประสบความสำเร็จ เพราะ Everyday is Covid”

สามารถฟังพอดแคสต์ The Secret Sauce
ผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ ที่คุณสะดวกหรือใช้อยู่แล้วได้เลย