แก้ปัญหา ควบคุมเวลาชีวิต คิดไอเดียใหม่ให้ Super Productive!

ปัญหาจากที่ทำงาน ปัญหาความรัก ปัญหาครอบครัว ปัญหาเรื่องเงิน ปัญหาสุขภาพ

ปัญหาเป็นเรื่องธรรมดาควบคู่กับชีวิตมนุษย์ แต่วิธีแก้ปัญหาต่างหากที่จะทำให้เรามีหรือไม่มีความสุขกับชีวิต

รวิศ หาญอุตสาหะ มาพร้อมชุดความคิดที่จะช่วยให้คุณควบคุมชีวิตได้ดีขึ้น และแก้ปัญหาอย่างหลากหลายตั้งแต่เรื่องแฟนไปจนถึงเจ้านายได้อย่าง Super Productive!

การแก้ปัญหาในชีวิตคนเราแบ่งได้เป็น 2 ส่วน ส่วนแรกคือ ‘ช่วงเวลาก่อนเกิดปัญหา’ และส่วนที่สองคือ ‘ช่วงเวลาที่ปัญหาเกิดขึ้นแล้ว’

ช่วงเวลาก่อนเกิดปัญหาสำคัญอย่างไร

รู้ไหมว่าเราสามารถจัดการปัญหาได้ตั้งแต่มันยังไม่เกิด ทุกคนมี ‘เส้นเวลา’ ขนานกับ ‘เส้นชีวิต’ ยิ่งเราบริหารเวลาได้ดีมากเท่าไร เรายิ่งสามารถแก้ไขปัญหาได้ดีมากขึ้นเท่านั้น เพราะทุกอย่างถูกวางแผนและจัดสรรไว้หมดแล้ว

แต่คนส่วนใหญ่มักไม่เป็นเช่นนั้น หลายคนยังคงดองงาน ผัดวันประกันพรุ่ง ปั่นงานตอนใกล้เดดไลน์ ตรงข้ามกับคนส่วนน้อยที่แบ่งสัดส่วนเวลาอย่างดี และทยอยทำงานจนสำเร็จตามเวลาที่กำหนด

Time Boxing

สุดยอดเคล็ดลับจัดสรรเวลาเพื่อคนทำงาน เปรียบเหมือนการวางแผนล่วงหน้าให้ทุกกิจกรรมที่ต้องทำหรืออยากทำ ข้อดีของการทำสิ่งนี้คือ มันเป็นเครื่องมือสะท้อนให้เห็นตัวตนเรามากขึ้น ทำให้เรามีระเบียบกับชีวิต เตรียมพร้อมรับมือปัญหา และเห็นหนทางในการพัฒนาตนเองให้ดีแบบที่ต้องการ โดยมีวิธีดังนี้

1. ใช้ตารางปฏิทินร่วมกับ task management tool เช่น Asana หรือ Trello

2. จัดสรรงานและเวลาที่ต้องทำลงตารางให้ครบ โดยแบ่งกิจกรรมตามสีดังนี้

Core Responsibility (สีน้ำเงิน) งานหลักหรืองานสำคัญที่สุดที่ต้องทำ
Managing People (สีม่วง) ถ้าเป็นหัวหน้าหรือมีลูกทีมที่ต้องดูแล งานส่วนนี้คือการบริหารจัดการคน รวมถึงพัฒนาความสามารถและความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานด้วย
Personal Growth (สีชมพู) งานสำคัญในการพัฒนาตัวเองจะเกี่ยวข้องกับงานโดยตรงหรือไม่ก็ได้
Crisis & Fire (สีแดง) งานด่วน งานเร่ง งานร้อน งานรีบ ทั้งหมดอยู่ในประเภทนี้ อาจสงสัยว่างานแทรกแบบนี้จะลงตารางไว้ล่วงหน้าได้อย่างไร แต่มันคือช่วงว่างที่เราสามารถจะโยกงานอื่นมาแทนที่ และให้งานประเภทนี้ขึ้นมาก่อนได้
Free Time (สีเขียว) การแบ่งเวลาว่างไว้อย่างชัดเจน จะทำให้เกิดประสิทธิภาพได้อย่างสูงสุด เพราะทำให้เรารู้ลิมิตตัวเอง
Admin (สีเทา) งานประเภทเช็กอีเมล ตรวจเอกสาร ขึ้นแบบฟอร์ม

3. เมื่อแจกแจงออกมาทั้งหมด จะรู้ทันทีว่าในหนึ่งสัปดาห์เราใช้เวลาไปกับงานที่มีคุณค่ามากพอหรือยัง ถ้ามีช่องสีน้ำเงิน ชมพู ม่วง เป็นส่วนใหญ่ นั่นแปลว่าคุณมาถูกทางแล้ว แต่หากยังเป็นงานประเภทแอดมินหรืองานด่วนอยู่ ควรรีบแก้ไขให้สัดส่วนเปอร์เซ็นต์ของงานเหล่านี้น้อยลง และเพิ่มงานที่มีคุณค่าให้ได้

4 . แชร์ตารางของตัวเองให้เพื่อนร่วมงาน เพื่อความสะดวกสบายในการนัดหมายและอื่นๆ

ติดตั้งเครื่องมือทางความคิดเพื่อแก้ปัญหา

1. Divergent Thinking สำรวจความเป็นไปได้ใหม่ๆ จากสิ่งเดิมที่มีอยู่แล้ว เช่น เคสตัวอย่างของแบรนด์ Nespresso ที่มองเห็นความเป็นไปได้จากพฤติกรรมการดื่มกาแฟของคนส่วนใหญ่ รวมกับช่องว่างของปัญหาที่ยังไม่มีนวัตกรรมเข้ามาตอบโจทย์ จึงคิดค้นเครื่องชงกาแฟแบบแคปซูลที่ทั้งสะดวก รวดเร็ว ได้รสชาติอร่อย จนประสบความสำเร็จอย่างล้นหลาม

2. Convergent Thinking ปรับเปลี่ยนวิธีคิดบางอย่างเพื่อให้ตอบโจทย์กับสิ่งที่เกิดขึ้น เหมือนกระบวนการคิดกระดาษ Post-it ของ 3M ที่มาจากความไม่ตั้งใจของนักวิทยาศาสตร์ที่ต้องการผลิตกาวที่เน้นความทนทานแต่กลับได้ผลลัพธ์ออกมาเป็นกาวชนิดลอกออกง่าย แถมยังไปตอบโจทย์เพื่อนของเขาที่ต้องการหากระดาษมาคั่นหน้าหนังสือสวดมนต์ จนท้ายสุดกลายเป็นกระดาษสีสันสดใสมากประโยชน์ที่ขายดีไปทั่วโลก

3. Expectation Thinking ขุดประโยชน์จากสิ่งที่มีอยู่แล้วมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เช่นเดียวกับ Robert Lang ชายผู้ชื่นชอบการพับกระดาษ Origami อย่างจริงจัง เขานำความสามารถตัวเองไปช่วยบริษัทสัญชาติเยอรมันที่กำลังหาวิธีพับ Airbag ให้ประหยัดพื้นที่ หรือช่วยคิดวิธีพับอุปกรณ์ขยายหลอดเลือดให้เข้าไปในร่างกายมนุษย์ได้อย่างไม่ติดขัด

วิเคราะห์ส่วนประกอบของปัญหา

ท้ายสุดสิ่งที่ต้องทำคือการไตร่ตรองให้ดีว่าปัญหาที่กำลังเผชิญอยู่เป็นเรื่องอะไรกันแน่ อย่าเหมารวมทุกเรื่องเข้ากันหมด ลองพลิกหามุมใหม่ๆ ในการแก้ไข เปลี่ยนจากคำถามเดิมๆ เป็นการตั้งคำถามใหม่ๆ (Reframing the question) เราอาจเจอทางแก้ไขแบบที่นึกไม่ถึงเลยก็ได้