Q: เราเป็นหัวหน้าค่ะ ความอึดอัดก็คือสั่งงานลูกน้องไปทีไร ไม่เคยได้งานที่ดีกลับมาเลยสักครั้ง ทำงานก็ตกหล่น จะจัดการกับลูกน้องอย่างไรดีคะ

A: ก่อนจะจัดการกับลูกน้อง ผมว่าจัดการกับตัวเองก่อนเลยง่ายกว่าครับ อันนี้ไม่ได้กวนนะครับ!

ผมคิดว่าการสั่งงานลูกน้อง ในมุมหนึ่งก็เหมือนครูให้การบ้านลูกศิษย์หรือให้นักเรียนทำข้อสอบนั่นล่ะครับ เพื่อนผมที่เป็นอาจารย์ รวมไปถึงอาจารย์ที่ผมเคารพหลายท่านเคยเล่าให้ผมฟังว่า เวลานักเรียนทำข้อสอบก็เหมือนคนเป็นครูได้ทำข้อสอบไปด้วย เพราะครูเองก็จะได้ประเมินไปด้วยเหมือนกันว่าสอนนักเรียนดีไหม

ลองถ้านักเรียนทั้งห้องส่งการบ้านหรือข้อสอบที่ตอบผิดๆ มากันหมด ครูที่ดีจะเอะใจแล้วว่าหรือเราสอนเขาไม่ดี เราต้องเปลี่ยนวิธีการสอนใหม่ แปลว่าเราอาจจะอธิบายแล้วไม่เข้าใจ หรือเราอาจจะต้องให้เวลากับนักเรียนมากกว่านี้ นั่นล่ะครับ ครูที่ดีจึงไม่ปล่อยผ่านทุกคำตอบที่นักเรียนเขียนมา

ที่สำคัญ อาจารย์หลายท่านบอกผมว่าท่านอ่านทุกตัวหนังสือที่นักเรียนส่งมาจริงๆ (ไม่ว่าจะอ่านมาแล้วหงายเงิบแค่ไหนก็เถอะ!) เพราะจะได้ประเมินนักเรียนว่ามีความเข้าใจแค่ไหน และสะท้อนกลับมาว่าอาจารย์ควรต้องปรับปรุงอะไร

มาถึงตรงนี้ เพื่อนผมที่เป็นอาจารย์ฝากบอกด้วยว่าอยากให้ลูกศิษย์เขียนลายมือดีๆ หน่อย แกะลายมือนักเรียนทั้งห้องมันเหนื่อย ฮ่าๆ

ที่เล่าเรื่องการบ้านกับข้อสอบให้คุณอ่านก็เพราะอยากให้คุณลองนำมาใช้กับการเป็นหัวหน้าของลูกน้องดูครับ เวลาที่ลูกน้องทำงานกลับมาให้เรา คุณภาพของงานที่เขาทำก็บ่งบอกถึงคุณภาพในการสั่งงานของหัวหน้าเหมือนกัน

เคยได้ยินคำว่า Garbage in – Garbage out ไหมครับ ถ้าเราเอาขยะใส่เข้าไป เราก็จะได้ขยะออกมาเหมือนกันครับ ถ้าเราสั่งงานไม่ดี เราก็จะได้งานที่ไม่ดีกลับมา ลองใช้โอกาสนี้คุยกับลูกน้องดีไหมครับว่าเขาเข้าใจในสิ่งที่เรามอบหมายหรือเปล่า หรือเราอธิบายไม่ชัดเจน มีอะไรที่เราจะช่วยให้งานนี้ดีขึ้นได้บ้าง บางทีเราอาจจะได้รู้นะครับว่าปัญหามันอยู่ตรงไหน เราจะได้แก้ตรงนั้น

วิธีพื้นฐานก่อนเลยนะครับ ยิ่งงานใหญ่ก็อย่าสั่งงานปากเปล่า ต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ลายลักษณ์อักษรในที่นี้ไม่ใช่การสั่งงานผ่านไลน์นะครับ ฮ่าๆ อย่าลืมว่าธรรมชาติของไลน์นั้น พอมีข้อความใหม่ปุ๊บ ข้อความเก่าก็จะถูกเลื่อนขึ้นไป ลองคิดดูว่าการจะหาอะไรแต่ละครั้งบางทีก็ยากไปหน่อย

ผมแนะนำว่าให้เขียนบรีฟเป็นจริงเป็นจังขึ้นมาเลยครับ บรีฟที่ดีจะต้องบอกชัดเจนว่าจุดประสงค์ของงานนี้คืออะไร คนที่ทำงานต่ออ่านแล้วจะรู้ว่าตัวเองต้องทำอะไร ยิ่งให้รายละเอียดได้มากเท่าไรยิ่งช่วยคนทำงานครับ รายละเอียดสำคัญแค่ไหน ผมมีตัวอย่างครับ

คำสั่งแบบที่ 1 – อยากได้วิธีทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้นเป็น 100 ล้านบาท ขอวิธีการแบบใหม่ๆ ครีเอทีฟหน่อย ไปคิดมา!

คำสั่งแบบที่ 2 – ต้องการเพิ่มยอดขายจาก 50 ล้านบาทในปีที่แล้วเป็น 100 ล้านบาทในปีนี้ โดยมีงบประมาณการตลาดให้ 20 ล้านบาท มีระยะเวลาในการทำงาน 1 ปี โดยใช้สื่อออนไลน์เจาะกลุ่ม Young Manager ที่อาศัยอยู่ในกรุงเทพฯ ซึ่งกำลังต้องการมีคอนโดฯ เป็นของตัวเองเป็นครั้งแรกหลังจากที่เป็นฝ่ายเช่าคอนโดฯ มาตลอด โจทย์คือจะทำอย่างไรให้กลุ่มเป้าหมายนี้คิดว่าถ้าจะมีคอนโดฯ เป็นของตัวเองครั้งแรกจะเลือกแบรนด์ของเรา

การสั่งแบบแรก คุณอาจจะได้คำตอบว่าสั่งงานแบบนี้พี่ปิดบริษัทเถอะ ครีเอทีฟพอไหม ฮ่าๆ สั่งแบบที่ 2 คุณจะช่วยลูกน้องตีกรอบการทำงาน ไม่ต้องเสียเวลาไปกับสิ่งที่ไม่ใช่ สั่งแบบแรกคืองมเข็มในมหาสมุทรแบบตัวเปล่า ถีบลงน้ำแล้วไปหาเอาเอง แบบที่ 2 คืองมเข็มในสระว่ายน้ำโอลิมปิกแบบมีอุปกรณ์ดำน้ำให้พร้อม แถมช่วยนำทางให้ด้วยว่าเข็มมันน่าจะอยู่แถวๆ ไหน

ถ้าโจทย์มันมาชัดเจนแบบนี้ ที่บอกว่าขอวิธีที่มันครีเอทีฟหน่อย เดี๋ยวมันจะตามมาได้ เพราะลูกน้องไม่ต้องเสียเวลากับไอเดียฟุ้งๆ ที่ใช้ไม่ได้จริง เขาก็ไปโฟกัสกับการทำงานที่มันได้คุณภาพจริงมากกว่า

ถ้าเอาแบบง่ายที่สุด เบสิกโคตรๆ สำหรับคนที่ไม่เคยเขียนบรีฟมาก่อน ลองเอา 5W + 1H เป็นตัวตั้งครับ

Why – จุดประสงค์ของการทำงาน เราต้องบอกได้ว่าเราทำงานนี้ไปเพื่อต้องการแก้ไขปัญหาอะไร เช่น กำลังจะเปิดตัวสินค้าใหม่ ปัญหาคือคนยังไม่รู้จักหรือคนยังมีความเข้าใจบางอย่างผิดอยู่ เราจึงต้องทำให้คนรู้จักสินค้านี้ หรือเราจึงต้องไปเปลี่ยนความคิดของคนใหม่

Who – กลุ่มเป้าหมายเป็นใคร และใครที่ต้องทำงานนี้ จะดีมากครับถ้าเราสามารถหาข้อมูลเชิงลึกของกลุ่มเป้าหมาย หรือให้รายละเอียดสำคัญที่บรรยายภาพของกลุ่มเป้าหมายได้ ยิ่งมีรายละเอียดมากเท่าไร ยิ่งเป็นประโยชน์กับคนคิดงานต่อ หมดยุคแล้วครับที่จะบอกแค่ว่ากลุ่มเป้าหมายเป็นประชากรเพศชาย รายได้ปานกลาง อาศัยในกรุงเทพฯ แค่นี้ไม่พอครับ การทำงานทุกวันนี้ต้องอธิบายไปถึง Persona ของกลุ่มเป้าหมาย เช่น ใช้ชีวิตแบบไหน คิดอะไรอยู่ มีปัญหาอะไร มีอะไรเป็นเป้าหมายในชีวิต จะมีอะไรจูงใจเขาได้ ฯลฯ

When – ไทม์ไลน์ของงานนี้คืออะไรบ้าง จะมีอะไรเกิดขึ้นเมื่อไร

Where – งานที่ให้ทำนี้จะเกิดขึ้นที่ไหน

How – ทำอย่างไร อันนี้อาจจะเป็นการระบุงบประมาณ กำลังคน หรือวิธีการทำงานที่เราต้องการก็ได้ครับ

สุดท้ายถ้าเราให้รายละเอียดได้มากเท่าไร ลูกน้องก็จะคิด What ได้ต่อแบบไม่ต้องเริ่มจากศูนย์ครับ

ถ้าแอดวานซ์มากขึ้น ลองเพิ่มเติมหัวข้อเหล่านี้ครับ

Success – ภาพความสำเร็จของงานนี้คืออะไร อันนี้จะช่วยให้คนคิดงานเห็นภาพตรงกัน เพราะสำเร็จของเขากับสำเร็จของเราอาจจะต่างกัน เราต้องมาจูนกันก่อน

Caution – มีข้อห้าม ข้อจำกัด หรือข้อระมัดระวังอะไรบ้างในการทำงานนี้ เช่น ต้องเป็นไปตามกฎหมายข้อไหนไหม งานนี้ห้ามใช้สีดำ งานนี้อย่าใช้วิธีไหน เพราะเคยทำมาแล้วไม่ดี ฯลฯ

Inspiration – มีตัวอย่างที่ประสบความสำเร็จ ตัวอย่างงานที่สามารถเป็นแรงบันดาลใจ หรือใช้ต่อยอดไอเดียได้ไหม ถ้ามีก็ใส่มาโลด จะได้ช่วยให้ไอเดียกับคนทำงานว่าจะไปทางไหนดี

หลักๆ แล้วผมคิดว่ามันคือการลงรายละเอียดกับการตั้งโจทย์ให้ลูกน้องมากที่สุดแบบที่เขาจะรู้ได้ว่าต้องไปทำอะไรต่อ ไม่ใช่งงว่าหัวหน้าสั่งอะไร ผมแนะนำว่าให้ทำบรีฟขึ้นมา ก่อนจะบรีฟลูกน้องให้ลองอ่านเองก่อนว่าเราเข้าใจหรือเปล่า เรารู้เรื่องไหม ควรทำทั้งการบรีฟเป็นลายลักษณ์อักษรและบรีฟด้วยคำพูดอีกทีหนึ่ง เพื่อที่ลูกน้องจะได้มีโอกาสซักถามเรา รวมทั้งเราและลูกน้องจะได้มีหลักฐานว่าสั่งงานอะไรไป สุดท้ายแล้วงานที่ส่งมาตอบโจทย์ตามที่บรีฟกันหรือเปล่า และช่วยให้การสั่งงานไม่ตกหล่นด้วยครับ ใช้เวลากับการทำบรีฟให้มากหน่อย แต่มันช่วยลดเวลาที่จะเสียไปกับงานที่ไม่ตรงตามโจทย์หรือการที่คนคิดงานต่อต้องไปคลำหาทางเอาเองได้เยอะเลยครับ

ไม่รู้ว่าจะเกี่ยวกันไหม แต่มีคำในภาษาไทยที่ผมชอบมากที่สุดก็คือคำว่า ‘ใส่ใจ’ ผมว่ามันเป็นคำที่เราเห็นภาพได้เลย และอะไรก็ตามที่เราใส่ใจกับมัน มันจะเป็นสิ่งที่มีคุณค่าขึ้นมาได้ เพราะฉะนั้นงานไหนที่เราใส่ใจกับมัน เราก็จะได้งานที่ให้ใจเรากลับมาเหมือนกันครับ

ทำแบบนี้จะได้ไม่มีคำว่า Garbage in – Garbage out ครับ

*ส่งคำถามดราม่าในที่ทำงานที่คุณสงสัยมาได้ที่อีเมล [email protected] หรืออินบ็อกซ์ไปที่ FB: ท้อฟฟี่ แบรดชอว์ 

ภาพประกอบ: Nisakorn Rittapai

พิสูจน์อักษร: ภาสิณี เพิ่มพันธุ์พงศ์