รู้ไว้ไม่เจ๊ง กับ 5 บทเรียนเรื่องเงินสำหรับคนทำธุรกิจ

ตอนที่ 2 สำหรับความผิดพลาดเรื่องเงินของคนทำธุรกิจ ที่ Money Coach ได้รวบรวมมาจากประสบการณ์ของตัวเองและจากคนที่มาปรึกษา เพื่อเป็นบทเรียน และแนวคิด จะได้ไม่ทำผิดซ้ำและทำธุรกิจเจ๊ง

ใครที่ยังไม่ได้อ่านหรือฟังตอนแรก สามารถติดตามได้ที่ thestandard.co/podcast/themoneycase21

1. ไม่มีระบบจัดการบัญชีที่ดี

คำว่าระบบบัญชีในที่นี้คือ การจัดเก็บเอกสารและข้อมูลทางบัญชี ซึ่งเอกสารบางอย่างถูกบังคับโดยหลักการทางการเงินหรือสรรพากรอยู่แล้ว เช่น บิล ใบเสร็จ ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย แต่บางทีอาจจะต้องมีระบบบัญชีของเราเอง ที่ทำขึ้นมาเพื่อตรวจสอบกำไร ยอดขาย ต้นทุน ยกตัวอย่าง ถ้าเราเคยไปซื้อของตามร้านเก่าๆ ที่ยังไม่มีระบบคอมพิวเตอร์ เขาก็จะเอาสมุดบัญชีมาบันทึกว่าวันนี้ขายอะไร ราคาเท่าไร ลดให้เราเท่าไร ดูโบราณมาก แต่นี่คือการมีระบบทำบัญชีที่ดี เพราะเขารู้ว่าวันนี้ขายอะไรไปบ้าง ขายได้เท่าไร ต้นทุนของแต่ละชิ้นเท่าไร กำไรต่อวันเท่าไร สามารถเช็กได้เลย แล้วนำเงินมาบริหารจัดการได้สบายๆ

อีกเรื่องคือเอกสารทางบัญชีต่างๆ เก็บกันให้ดีๆ เพราะมีผลต่อบัญชีกิจการทั้งสิ้น ควรทำให้ถูกต้องตามเกณฑ์ โค้ชในฐานะคนหนึ่งที่ ทำธุรกิจ บอกเลยว่า งานบัญชีเป็นงานจุกจิกวุ่นวาย ถ้าไม่วางระบบการจัดเก็บให้ดี ปลายเดือน ปลายปี ก็จะมีเรื่องให้ปวดหัวอยู่ตลอด และความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ พวกนี้ สร้างผลเสียหายที่ใหญ่หลวงได้

2. บริหารเงินสดไม่เป็น

ยกตัวอย่าง ร้านยาร้านหนึ่งซึ่งเคยมาปรึกษากับโค้ช เขาเล่าให้ฟังว่าตอนเริ่มต้นทำร้าน แล้วลงทุนตกแต่ง เตรียมเงินไว้สำหรับเอามาซื้อยาเพื่อเอามาวางไว้ในร้าน ประมาณ 1 ล้านบาท เขาก็กันเงินไว้ 1 แสนบาท อีก 9 แสนบาทซื้อยามาใส่ร้าน นึกภาพว่าสต๊อกยา 9 แสนบาท พอขายมันก็จะได้กลับมามากกว่า 9 แสนเพราะมีกำไร พอเงินเยอะขึ้นก็ซื้อยาเพิ่ม ยาก็เลยเต็มร้าน เพราะกลัวว่าลูกค้ามาแล้วจะไม่ได้ยาที่ต้องการ แต่เขาลืมไปว่า เงินที่ได้มามันเป็นกำไรบางส่วน เขาก็ไม่ได้เก็บเลย กลายเป็นว่าได้เงินมาก็เอาไปซื้อของมาลงเพิ่มอีก สต๊อกก็บวมใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ อันนี้เป็นการบริหารจัดการเงินเหมือนกัน ซึ่งมันน่าเสียดายถ้าเกิดว่าเราทำธุรกิจสุดท้ายแล้วเราไม่รวยขึ้น

ฉะนั้นคนที่ค้าขายแล้วสั่งซื้อของมาเป็นสต๊อกต้องบริหารจัดการให้ดี เมื่อไรที่ขายของแล้วได้เงิน สิ่งแรกที่ต้องทำคือ แยกต้นทุนออกไปก่อน จะรู้ว่าขายอะไรไปได้บ้าง ต้นทุนเท่าไร เพื่อคืนทุนกลับเข้ามาในระบบ พอเหลือส่วนที่เป็นกำไร ก็เอาไปหักค่าใช้จ่ายอื่นๆ จะเหลือเป็นกำไรสุทธิ จากนั้นค่อยถามตัวเองว่า กำไรตรงนี้จะเอาไปทำอะไรบ้าง ปันผลให้กับเจ้าของส่วนหนึ่ง หรือบางคนก็เก็บไว้ก่อนก็ได้ เพราะใช้วิธีการตัดเป็นค่าจ้างให้ตัวเองอยู่แล้วก็มี อย่างนี้จะคงที่ แล้วกำไรที่เหลือก็มาจัดสรรกันทีหนึ่ง

เราสามารถดึงเงินจากกิจการเราได้สองทางคือตั้งเป็นเงินเดือน และทำเป็นปันผล พอปันผลให้ตัวเองเหลือเท่าไรเอาตรงนั้นสำรองไว้เป็นเงินหมุนเวียน ไม่ใช้ก็ไม่เป็นอะไร เงินก้อนสำรองก็ไม่ต้องตั้งไว้เยอะ เราลองมองดูกิจการก็ได้ว่า เดือนๆ หนึ่งใช้เงินหมุนเท่าไร ถ้าเราอยากจะเซฟว่า 3 เดือนเราสามารถหมุนได้ เราก็ตั้งสำรองไว้ 3 เดือน บางคนอาจจะ 6 เดือนแล้วแต่กิจการ

3. ขยายกิจการเร็วเกินไป

การเติบโตเป็นเรื่องดี แต่ต้องไม่เร็วไปและไม่รีบร้อนจนเกินไป เหมือนเราโตเกินความสามารถของธุรกิจ หรือโตเกินขอบข่ายของการบริหารจัดการ เวลามีใครสักคนเปิดร้านสักร้าน เริ่มขายดี จะเริ่มมีคนถามกันว่า ขยายร้านเปิดสาขาไหม รวมไปถึงบางคนขายแฟรนไชส์เลย

เรื่องแฟรนไชส์ มีคนเข้าใจผิดพอสมควร เราลองนึกภาพของเซเว่น อีเลฟเว่น หรือเบอร์เกอร์คิงของเมืองนอก ที่มีระบบในการบริหารจัดการทุกสิ่งทุกอย่างชัดเจน ไม่ใช่แค่การใช้ชื่อเดียวกัน หรือแค่สูตรเดียวกัน แฟรนไชส์จริงๆ แล้วคือระบบการตลาด การดำเนินงาน และการเงิน

การเปิดร้านแล้วเปรี้ยงขึ้นมา มีปัจจัยเยอะ ยกตัวอย่าง เอาธุรกิจจากกรุงเทพฯ มาทำในต่างจังหวัดแล้วเปรี้ยง เพราะมันเป็นของใหม่ แต่กลับกันธุรกิจบางอย่างเปรี้ยงในต่างจังหวัดแต่มาทำในกรุงเทพฯ ก็อาจจะพับกลับไปก็ได้

4. วางแผนภาษีให้ดี

พอมีรายได้เข้ามา สิ่งหนึ่งที่เข้ามาเกี่ยวข้องแน่นอนคือภาษี ซึ่งจะมี 2 กลุ่ม คือ หนึ่ง ทำในนามบุคคล และ สอง จดเป็นบริษัทจำกัด ซึ่งวุ่นวายต่างกัน หากทำในนามบุคคลมักจะอยู่ในรายได้กลุ่ม 40 (8) คือพวกค้าขายหักแบบเหมาได้สูงสุด 60% หรือหักค่าใช้จ่ายตามจริงถ้ามีบิลต่างๆ ก็ทำได้ ในอนาคตการทำกิจการคนเดียวกับเปิดบริษัทจะมีความใกล้เคียงกันมากขึ้น เพราะมีไอเดียการเปิดบริษัทแบบคนเดียวได้แล้ว ถ้าเกิดเรา ทำธุรกิจ ค้าขายในนามบุคคล แล้วเราก็มีบิลต่างๆ ที่มาจากการซื้อขายเยอะพอสมควร อยากให้หักภาษีตามจริง เราก็ต้องเริ่มทำงบรายรับ-รายจ่ายเหมือนกัน ซึ่งจะคล้ายกับการเป็นนิติบุคคลแล้ว

คนทำธุรกิจชอบทำงบ 2 เล่ม เล่มหนึ่งเอาไว้ดูเอง อีกเล่มหนึ่งเอาไว้ให้สรรพากรดู โค้ชบอกเลยว่าวิธีนี้ไม่เวิร์ก เพราะเท่าที่เจอ คนที่ทำ 2 เล่มก็จะไม่ดูทั้ง 2 เล่ม ที่ถูกต้องควรมีเล่มเดียวและเอาเล่มนั้นบริหารธุรกิจจริงๆ งบการเงินไม่ได้มีแค่ไว้ส่งสรรพากร มันมีประโยชน์ในการบริหารจัดการได้จริงๆ

เรื่องหนึ่งที่อยากแนะนำตอนเริ่ม ทำธุรกิจ คือ เราไม่ต้องไปรู้ทุกเรื่องก็ได้ แต่อยากให้มีที่ปรึกษา อาจจะมีบริษัทคนทำบัญชีหรือผู้ตรวจสอบที่ดี สามารถให้คำแนะนำทางภาษีได้ด้วย เพราะภาษีเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงตัวหนึ่งของกิจการ ลองนึกภาพว่าถ้าทำนิติบุคคลรายได้สูงหน่อย ภาษีประมาณ 20% เวลาเราทำเงินเดือนให้กับลูกน้อง ลองดูว่าเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของรายได้ ค่าน้ำค่าไฟเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ จะเห็นว่ารายจ่ายภาษีสูงพอสมควรเลย แต่รัฐเองก็ให้สิทธิเราบริหารจัดการให้เหมาะสมถูกต้อง รายจ่ายอะไรที่เกี่ยวข้องกับกิจการก็เอามาหักลดได้ ตรงนี้คนที่ทำเรื่องเอกสารต่างๆ เป็นระบบระเบียบเขาก็จะใช้สิทธิของเขาได้อย่างชัดเจน

อย่างไรก็ดี เรื่องภาษีไม่มีทริก ไม่ต้องพยายามติดต่อหาใครที่บอกว่า สามารถทำให้ประหยัดภาษีหรือจ่ายภาษีถูก แม้กระทั่งสอนเลี่ยงภาษีอย่าไปยุ่งเลย เพราะค่าปรับต่างๆ ไม่คุ้ม และไม่สบายใจหรอก

5. ยอมแพ้ให้เป็น

เมื่อไรที่ประเมินแล้วว่าไม่น่าจะรอด ไม่เป็นไรไม่ต้องอายใคร เจ๊งคือเจ๊ง ไม่มีใครมาจำหรอกว่าเราเคยเจ๊งอะไร เขาจะจำว่าเราสำเร็จในธุรกิจอะไร แล้วเขาจะพูดชื่อธุรกิจนั้นต่อท้ายคุณ

ถ้าใครที่ทำแล้วขาดทุนมา 6 เดือน หรือ 1 ปี ถึงขั้นไฟแนนซ์เงินมาสู้กิจการ อยากให้ลองเอางบกำไร ขาดทุน ขึ้นมานั่งทำรายรับ-รายจ่าย ดูว่าที่ขาดทุนนั้น ต่อเดือน ต่อปีเท่าไร จากนั้นให้ลองดึงตัวที่เป็นค่าใช้จ่ายที่เป็นรูปดอกเบี้ย หรือเงินกู้ยืมเขาออกไป ถ้ามองเฉพาะเรื่องของผลการดำเนินงานอย่างเดียว ยอดขายหักลบกับต้นทุนกำไรหรือเปล่า ถ้าขนาดเอาค่าใช้จ่ายดอกเบี้ยออกไปแล้วยังติดลบ แสดงว่ากิจการมันเริ่มไม่ดี อยู่รอดไม่ได้ ต้องทำอะไรสักอย่าง ไม่เปลี่ยนไปขายอย่างอื่น ก็เลิกไปเลย

ที่ยากอีกกลุ่มหนึ่งคือธุรกิจบรรพบุรุษที่ส่งต่อกันมา มีความผิดในใจมาก หากมาล่มในมือเรา ต้องบอกว่ามันไม่ผิด มันเป็นไปได้ เพราะโลกมันเปลี่ยนแล้ว สมัยอาก๋งทำแล้วรวย แต่สมัยนี้มันอาจจะไม่ได้ เพราะตลาดเปลี่ยน สินค้าเปลี่ยน ธุรกิจเปลี่ยน ต้องยอมรับ เวลาโค้ชได้คุยกับคนที่มีปัญหากับธุรกิจนานๆ แล้วดูกำไรจากการดำเนินงานพบว่ายังติดลบอยู่ โค้ชจะแนะนำให้ตั้งโจทย์ดูว่าครึ่งปีไหวไหมที่จะสู้ต่อ ถ้าไม่ไหวให้เลิก เชื่อไหมว่าแทบจะ 100% ต้องเลิก แต่พอได้เลิก สิ่งที่แปลกมากคือทุกคนมีความสุข เพราะเรารู้จักหัดยอม คนเราแค่นี้จริงๆ ถ้าฝืนจะเจ็บเพิ่มขึ้น ไม่คุ้ม ธุรกิจที่ไปไม่ได้ยิ่งทำยิ่งจน

นี่คือสิ่งที่โค้ชพบเจอมาตลอดการเป็นที่ปรึกษาให้กับธุรกิจ SMEs ที่เริ่มต้นสร้างธุรกิจของตัวเอง หรือบางคนทำงานประจำแล้วมีธุรกิจเสริม อย่ามองว่าเป็นธุรกิจเล็กๆ แล้วไม่ต้องใส่ใจอะไรมาก

“อย่างที่โค้ชย้ำตลอด การตลาดทำให้ธุรกิจเติบโตมีคนรู้จัก การดำเนินงานทำให้ธุรกิจสามารถบริหารในชีวิตประจำวัน แต่การเงินคือสิ่งที่ทำให้ธุรกิจอยู่รอดและเจ้าของมีความมั่งคั่ง”