“work expands so as to fill the time available for its completion.”

คือนิยามของ Parkinson’s Law ซึ่งนิยามโดยนักประวัติศาสตร์และนักเขียนชาวอังกฤษชื่อ Cyril Northcote Parkinson ซึ่งเขียนไว้ใน The Economist ปี 1955

ถ้าอธิบายประโยคที่ว่าด้วยบริบทปัจจุบันเลยคือ ‘มนุษย์ชอบขยายเวลาการทำงานออกไปตราบใดที่ยังมีเวลาอยู่’

ถ้าเป็นตอนเด็กๆ ไม่ว่าอาจารย์จะให้เวลาในการทำงานมา 1 เดือนหรือ 2 เดือน แต่คนส่วนใหญ่ก็มาทำกันใกล้เส้นตายประมาณ 4-5 วัน ทั้งๆ ที่ก่อนหน้านี้ก็ไม่ได้มีอะไรสำคัญหนักหนาจะทำหรอกครับ

พอโตมาเข้าวัยทำงานก็ประมาณเดิมคือ ก่อนเส้นตายจะต้องทำให้เสร็จ จะอดหลับอดนอนก็ยอม แต่ถ้าเส้นตายถูกยืดออกไป เราก็จะทำงานช้าลงหรือหยุดทำไปก่อนแล้วใกล้ๆ เส้นตายค่อยมาทำใหม่

อาจจะไม่ใช่ทุกคนที่เป็นแบบนี้ แต่เท่าที่ผมเจอมาส่วนใหญ่จะเป็นครับ

เพราะฉะนั้นเราจึงมีอาการที่ว่ายุ่งมาก งานล้น งานเยอะมาก เพราะเราเอางานมาเผาตอนใกล้ๆ เส้นตาย ช่วงที่มีเวลาก็ไม่ทำ ผัดวันประกันพรุ่งไปเรื่อย แล้วงานมันจะไม่เยอะได้ยังไง ใช่ไหมครับ

วิธีการแก้ปัญหาเรื่องนี้ที่ผมพบว่าดีที่สุดคือการทำ time slot เวลา ด้วย calendar ครับ

จริงๆ วิธีการมีหลายวิธีมาก แต่เอาวิธีที่ผมใช้ละกันนะครับ

เครื่องมือในการบริหารเวลาและบริหาร productivity ที่ทรงพลังที่สุดสำหรับผมคือ calendar + task management tools อะไรก็ได้ และที่สำคัญต้องใช้วินัยในการลงมือ

วิธีการนี้ทำให้งานส่วนตัวผมใช้ Google Calendar + Asana ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นเครื่องมือสองตัวนี้นะครับ จริงๆ เป็นเครื่องมืออะไรก็ได้ ขอแค่เราใช้งานถนัดมือก็โอเคแล้วครับ

อันดับแรกเลยคือ หาเวลาในวันอาทิตย์เอางานที่ต้องทำทั้งสัปดาห์นั้นมาแบ่งออกเป็น 6 กลุ่มได้แก่

1. Core Responsibility: งานหลักของเรา

2. Managing People: งานส่วนนี้แนวโน้มจะเยอะขึ้นเพราะการลงทุนเวลาในการพัฒนาคนนั้นคุ้มค่าครับ ไม่เฉพาะลูกน้องนะครับ การพัฒนาส่วนนี้ยังทำกับเพื่อนร่วมงาน รวมไปถึงบางทีต้องทำกับหัวหน้าด้วย

3. Personal Growth: สิ่งที่มีความหมายกับชีวิตของคุณ ซึ่งอาจจะเกี่ยวข้องกับงานที่คุณทำอยู่หรือไม่ก็ได้

4. Fires: เวลาที่เผื่อไว้สำหรับงานด่วน ซึ่งบางทีก็กะเกณฑ์ยากเหมือนกัน แต่ถ้าทำงานไปเรื่อยๆ จะพอรู้ว่ามันชอบมาช่วงไหน

5. Free Time: เวลาว่าง อันนี้รวมเวลาพัก เวลาเล่นโซชียล ฯลฯ

6. Admin: งานที่เป็นงานจิปาถะ เช่น เช็กอีเมล อนุมัติเอกสาร ฯลฯ

แบ่งสีของทั้ง 6 กลุ่มนี้ออกเป็นชัดๆ เลยครับ แล้วใส่งานทั้งสัปดาห์ลงไปใน calendar

พอเรามอง calendar ของเรา จะเห็นทันทีเลยว่าสัปดาห์ที่จะถึงนั้นเรามีเวลาในการทำงานแต่ละหมวดเท่าไร เช่น ถ้าเวลาของงาน admin เราเยอะเกินไปต้องพิจารณาทำอะไรบางอย่าง เพราะงาน admin มักไม่ใช่งานสำคัญ หรือถ้าเป็นงานสำคัญก็สามารถที่จะ automate หรือ delegate ได้บางส่วน

อย่าลืมว่าบางทีงานที่ดูเหมือนจะเป็นงานเดียว หลายครั้งแยกออกเป็นสองประเภทได้เช่นกัน ถ้าแยกได้ต้องแยกนะครับ เช่น บางงานจะมีส่วนของ core responsibility กับ admin รวมอยู่ด้วยกัน

ปกติในเวลาทำงานทั้งหมดผมจะพยายามรักษาอัตราส่วนของเวลาประมาณนี้ครับ 30/30/20/5/10/5 หมายความว่าถ้าเวลาทำงาน 60 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยเฉลี่ย เวลาที่ทำงาน admin ก็ไม่ควรเกิน 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หรือตกวันละชั่วโมง ถ้าทำเกินนี้แปลว่าชักเริ่มไม่ productive แล้ว

พอได้ตารางของสัปดาห์แล้วสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ พยายามมีวินัยกับการรักษา time slot ต่างๆ ให้ได้ครับ และช่วยกันสร้างวัฒนธรรมนี้ในองค์กรด้วย เช่น เริ่มและเลิกประชุมตรงเวลาตามที่วางแผนไว้ หรือแม้แต่เรานั่งทำงานคนเดียว ถ้าเรากำหนดไว้ว่าหนึ่งชั่วโมงเสร็จ ก็ต้องทำให้เสร็จในหนึ่งชั่วโมง ถ้าไม่ได้อาจจะแปลว่าเราประเมินกำลังของเราสูงเกินไป

ความจริงของ Parkinson’s Law และการใช้ time slot จะสร้างประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก เพราะบางทีเราทำงานไปเรื่อยๆ ทำให้เราทำงานที่ควรทำเสร็จใน 1 ชั่วโมง แต่เนื่องจากเราไม่มีเส้นตาย เราก็เลยทำไป 2 ชั่วโมงเลย

เรื่องนี้เกิดขึ้นเยอะมาก การทำงานนานเกินความจำเป็น เกิดจากสมาธิที่ไม่ดี การรบกวนจากสิ่งเร้า ทำให้หลายคนกลับบ้านดึกมาก แล้วงานก็ไม่ค่อยเสร็จด้วย  

Marc Zao-Sanders CEO และผู้ร่วมก่อตั้ง Education Tech ชื่อ filtered.com ซึ่งเป็นการนำ AI มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของลูกค้า ได้เขียนไว้ว่า การทำ time slot หรือ time boxing นั้นมีประโยชน์มากหลายเรื่องดังนี้

1. การ visualisation ทำให้มองเห็นสถานการณ์ตามความเป็นจริง: สมมติเราเห็นวันออกอากาศของโฆษณาใหม่อยู่ที่วันศุกร์ และเราเหลือเวลาอีก 4 วัน เราจะรู้ว่า ณ จุดนี้ต้องติดตามเรื่องอะไรจากใครบ้าง เพื่อให้งานเสร็จแน่ๆ

การเห็นเป็นภาพใน calendar นั้นสำคัญมาก เพราะทำให้เราเข้าใจวิธีการ ‘วาง’ การทำงานของเราใน time slot ต่างๆ นั้นสำคัญอย่างไร

เพราะในชีวิตจริงนั้นทำงานหนักแต่ทำผิดจุดนั้นไม่ใช่ทางออก ทางออกคือ ทำงานให้ถูกต้อง ถูกที่ และถูกเวลามากกว่า

2. การสื่อสารในองค์กรดีขึ้น: อย่างกรณีผมนี่ ผมแชร์ calendar กับคนประมาณ 20 กว่าคนที่ผมทำงานด้วยเยอะๆ เพื่อให้ทุกคนสามารถดูได้ว่าเวลาไหนผมทำอะไรอยู่ เพราะตอนแชร์ ผมจะแชร์รายละเอียดของ slot นั้นๆ ให้ด้วย เพราะบาง time slot นั้นอยู่ไกลถ้าจะนัดต่อกันต้องเผื่อเวลาเดินทางกลับมาออฟฟิศด้วย

การแชร์ calendar พร้อมรายละเอียดให้คนอื่นนั้น ทำให้ทีมงานดูตารางงานของผมว่าว่าง ไม่ว่างตอนไหน และจะนัดคุยนัดประชุมก็นัดมาได้เลย ไม่ต้องโทรถามกันให้เสียเวลา

ข้อดีอีกอันคือ ถ้าหากเราใช้เรื่อง time slot กันจนคล่องแล้ว เวลาจะขอให้ใครทำงานให้ จะพอรู้ได้ว่าเขาพอมีที่ว่างเหลือจะทำงานให้เราได้ไหม

3. เป็นการบันทึกว่าเราทำอะไรไปบ้าง: เคยมีอาการนี้ไหมครับ บางทีสัปดาห์ที่วุ่นมากๆ กลับพบว่าเมื่อจบสัปดาห์แล้วยังไม่แน่ใจเลยว่าสัปดาห์นี้ทำอะไรไปบ้าง ถ้าคุณทำ time slot แบบละเอียดๆ เรื่องนี้จะไม่เป็นปัญหาครับ

หรืออย่างช่วงปลายปีที่เราต้องทำการประเมินส่วนบุคคลหรือ self evaluation กัน บางทีนึกไม่ออกใช่ไหมครับว่าทำอะไรมาบ้าง ปัญหานี้แก้ได้ด้วยการทำ time slot เช่นกันครับ และยิ่งถ้าใช้คู่กับ task management tools อย่าง Asana หรือ Trello แล้วยิ่งง่ายเลยครับ

การทำแบบนี้เป็นการบันทึกเรื่องราวของเราไปในตัว ทำให้เรารู้ว่าสัปดาห์นี้ เดือนนี้ ปีนี้ เราสามารถทำงานได้ตามเป้าหมาย และ productive แค่ไหนด้วยครับ เป็นการทบทวนตัวเองที่ดีมากครับ  

4. ทำให้รู้สึกว่าทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุม: มีงานวิจัยของ World Economic Forum บอกว่ายิ่งมนุษย์รู้สึกว่าเขาสามารถควบคุมชีวิตเรื่องที่ทำงานได้มากเท่าไร ความสุขก็จะตามมาด้วย และเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ใหญ่ที่สุดที่ส่งผลต่อความสุขในการทำงาน

การโดนขัดจัดหวะหรือรบกวนจังหวะการทำงานบ่อยๆ ทำให้เรารู้สึกไม่สามารถควบคุมชีวิตในที่ทำงานได้ ทำให้ความสุขน้อยลงและ productivity ก็จะตกลงตามไปด้วย

การทำ time slot ช่วยเรื่องนี้ได้มากเช่นกัน เพราะว่าเราจะสามารถกำหนดได้ว่าเราจะทำอะไรเมื่อไร และตกลงกับคนอื่นรอบๆ ตัวเราในการขจัด distraction หรือสิ่งรบกวนออกไปให้มากที่สุด การที่เราสามารถควบคุมเวลาของเราได้ ทำงานได้สำเร็จตามเวลาที่วางไว้ มันเป็นสิ่งที่สร้างความสุขในที่ทำงานได้อย่างมากครับ

จริงๆ เขียนมาดูเหมือนยาว แต่ไม่ยากเลยครับ สามารถเริ่มทำได้เลย แล้วคุณจะได้ใช้ Parkinson’s Law ช่วยให้คุณสามารถมี productivity ได้มากขึ้นครับ

เขียนจบแล้วทำให้นึกถึงคำพูดของ Paul Meyer ได้ครับว่า

“Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to excellence, intelligent planning, and focused effort.”

พิสูจน์อักษร: ลักษณ์นารา พักตร์เพียงจันทร์