หนึ่งในสิ่งที่บั่นทอนกำลังกายและกำลังใจของชาวพนักงานออฟฟิศจำนวนมากคือการต้องนั่งหลังขดหลังแข็ง (และบ่อยครั้งที่ต้องอดนอน) เพื่อทำ PowertPoint หรือพรีเซนเทชันเพื่อนำเสนอในที่ประชุมให้เจ้านายได้รับทราบ
เรียกได้ว่าการทำพรีเซนเทชันนั้นดูดพลังกันเป็นผู้คุมวิญญาณเลยทีเดียว!
เพียงแต่ไม่ใช่ทุกบริษัทที่จะเลิฟกับสไลด์หน้าตาสวยงามเลิศหรูอลังการ โดยเฉพาะกับบริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Tesla และ Amazon ที่ซีอีโออย่าง อีลอน มัสก์ และ เจฟฟ์ เบโซส์ นั้นไม่ได้ชื่นชอบการที่ลูกน้องนำเสนองานด้วย PowerPoint เลย
เรื่องนี้มันต้องมีเหตุผลสิ!
แต่ก่อนอื่นเราต้องเข้าใจกันก่อนถึงข้อดีของการทำพรีเซนเทชัน และเหตุผลที่ทำไมยังมีบริษัทอีกมากมายที่ยังมีวัฒนธรรมในการทำสไลด์เสนอเจ้านายในที่ประชุมมากกว่าที่จะเป็นเอกสารที่เรียบร้อยสมบูรณ์อย่างเป็นทางการ
1. พรีเซนเทชันใช้เวลาและพลังน้อยกว่า
ถึงจะบอกว่าการทำพรีเซนเทชันนั้นน่าเบื่อและดูดพลังอย่างมาก แต่เอาเข้าจริงการทำเอกสารโครงการหรือเอกสารรายงานสรุปที่สมบูรณ์นั้นหนักและเหนื่อยกว่ามากทีเดียว หรือแม้แต่การทำสุนทรพจน์ที่ไม่ต่างอะไรจากการเขียนเรียงความดีๆ สักเรื่องที่ต้องใช้พลังมหาศาลในการจะสร้างสรรค์
ในกรณีนี้การทำพรีเซนเทชันนั้นจึงง่ายกว่า เพราะสิ่งที่ต้องทำก็มีเพียงแค่การสร้างหัวข้อเท่านั้นโดยไม่ต้องลงรายละเอียดจริงๆ ซึ่งช่วยประหยัดแรงได้มาก เก็บพลังเอาไว้ใช้ซ้อมหรือตอนที่นำเสนอจริง
2. พรีเซนเทชันพลิ้วไหวเหมือนสายน้ำ
เมื่อเทียบกับการเขียนเอกสารทางการซึ่งไม่อาจเปลี่ยนแปลงอะไรลงไปได้อีก ไม่ว่าเราจะเขียนอะไรลงไปก็ตาม ผู้ที่อ่านก็จะได้สารตามนั้นเป๊ะ เรียกว่าพลิกแพลงอันใดไม่ได้แล้ว การทำพรีเซนเทชันนั้นมีความยืดหยุ่นกว่ามาก
เพราะพรีเซนเทชันนั้นผู้พูดสามารถที่จะประเมินถึงทัศนคติและอารมณ์ร่วมของผู้ฟังได้ สามารถเบี่ยงประเด็นหรือแม้แต่การข้ามๆ ไปเลยก็ได้หากดูแล้วสิ่งที่นำเสนอไม่เป็นที่น่าสนใจ
มุกนี้เคยใช้กันแทบทุกคนใช่ไหม…
3. พรีเซนเทชันไม่ต้องใช้สกิลนักเขียนชั้นสูง
เอกสารทางการในอุดมคตินั้นจะต้องถูกต้องทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นไวยากรณ์ ต้องเขียนแล้วน่าอ่าน กระชับ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้เขียนมีทักษะในการเขียนชั้นสูงที่มาจากการฝึกฝนตนอย่างหนักและต่อเนื่อง
สำหรับพรีเซนเทชันอย่างที่บอกว่าไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียด เขียนรูปประโยคสวยงามอะไร เพราะการเขียนประโยคเต็มๆ ลงไปในพรีเซนเทชันยิ่งดูเป็นการกวนสมาธิของผู้ฟังที่จะสนใจกับการอ่านข้อความมากกว่าฟังผู้นำเสนอ
สิ่งเหล่านี้คือข้อดีของการทำพรีเซนเทชัน ซึ่งหากอ่านดีๆ แล้วจะพบว่ามันเกิดมาเพื่อช่วย ‘คนพรีเซนต์’ ให้ใช้ชีวิตได้ง่ายขึ้นสมชื่อจริงๆ
แต่ในมุมของคนที่ต้องฟังการนำเสนอ โดยเฉพาะบรรดาเจ้านาย มันก็ไม่ได้เป็นข้อดีเสมอไป
1. พรีเซนเทชันทำให้เสียเวลาโดยใช่เหตุ
โดยปกติแล้วมนุษย์สามารถอ่านเอกสารความยาว 3 หน้า และทำความเข้าใจกับมันได้ในเวลาไม่กี่นาทีเท่านั้น
แต่เมื่อเปลี่ยนเอกสารนั้นให้กลายเป็นพรีเซนเทชันแล้วอาจจะต้องใช้เวลามากกว่า 1 ชั่วโมง หรือต่อให้ผู้พรีเซนต์พูดเก่ง เข้าใจง่าย กระชับ ก็ยังอาจจะต้องใช้เวลาถึง 15 นาทีด้วยกัน
2. พรีเซนเทชันเป็นแค่ไอเดียที่ยังไม่ตกผลึก
‘เค้าโครง’ ที่เป็นหัวใจของพรีเซนเทชันนั้น ในอีกด้านหนึ่งคือความคิดที่ยังไม่ตกผลึกดี และการจะตกผลึกมันต้องใช้กระบวนการอีกมากกว่าที่จะสามารถกลั่นกรองออกมาเพื่อเป็นข้อเขียนได้
นี่เป็นเหตุผลที่ทำไมผู้คนถึงซื้อหนังสือธุรกิจเป็นเล่มมาอ่านโดยไม่ได้ซื้อพรีเซนเทชันตามงานต่างๆ มาดู (ถึงเราจะชอบถ่ายรูปเก็บไว้โดยไม่มีเหตุผลก็เถอะ…)
3. พรีเซนเทชันยึดเป็นสรณะไม่ได้
อย่างที่บอกว่าพรีเซนเทชันนั้นสร้างความได้เปรียบให้แก่ผู้พรีเซนต์ที่สามารถบิดมุมหรือปรับเปลี่ยนเนื้อหาได้ตามสถานการณ์และความต้องการในเวลานั้น และนั่นหมายถึงบางทีเรายังไม่อาจยึดสิ่งที่ได้เห็นบนสไลด์เป็นสรณะได้แต่อย่างใด
4. พรีเซนเทชันคือสิ่งที่คนทำเข้าใจคนเดียว
หนึ่งในทริกที่คนทำพรีเซนเทชันชอบใช้คือการทำกราฟิกเป็นรูปลักษณ์ต่างๆ เช่น กล่องหรือวงกลม แล้วเชื่อมโยงสิ่งต่างๆ ร้อยเรียงเป็นเรื่องเดียวกัน
สำหรับคนทำนั่นคือการสรุปชุดความคิดของเขามาแล้วหลังใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวัน
สำหรับคนดู…ไม่เข้าใจ ไอ้นี่มันคืออะไร แล้วมันโยงกันยังไงนะ?
5. พรีเซนเทชันดูย้อนได้ยาก
อันนี้สำคัญ เพราะการพรีเซนต์นั้นส่วนใหญ่จะไม่อาจสมบูรณ์ได้เลยหากไม่มีสิ่งที่ผู้พรีเซนต์จะบอกต่อผู้ฟัง และทางเดียวที่จะรีวิวพรีเซนเทชันนั้นได้อีกครั้งคือการต้องฟังอีกที ไม่สามารถดูสไลด์อย่างเดียวได้
ต่อให้มีการบันทึกการพรีเซนต์และมีไฟล์ให้ แต่มันก็เสียเวลากว่าการนั่งอ่านเอกสารรายงานสรุปที่ทำมาเสร็จแล้วอยู่ดี
เพราะเหตุนี้แหละที่ทำให้บรรดาเหล่าสุดยอดซีอีโอทั้งหลายอย่าง อีลอน มัสก์ หรือ เจฟฟ์ เบโซส์ (และ สตีฟ จ็อบส์ ผู้ล่วงลับ) ถึงไม่ชอบเอาเสียเลยกับการที่ลูกน้องจะนำเสนองานด้วยการทำ PowerPoint
แทนที่จะเสียเวลาไปกับการนั่งดูสไลด์และฟังลูกน้องพูด การได้นั่งอ่านรายงานสรุปที่จัดทำมาเป็นเอกสารเรียบร้อย แม้อาจจะใช้พลังมากกว่าสำหรับผู้ทำ แต่ก็เป็นผลดีสำหรับบรรดา ‘บอส’ ที่จะสละเวลาอันมีค่าเพื่ออ่านไอเดียที่ตกผลึกกันมาเสร็จแล้วมากกว่าจะมาดูไอเดียที่ยังเป็นแค่เค้าโครงที่ยังไม่เสร็จดี
ว่าแล้วบริษัทไหนที่ยังมีวัฒนธรรมในการพรีเซนต์งานกันด้วย PowerPoint อาจจะลองเอาเรื่องนี้ไปคิดดู บางทีอาจจะประหยัดแรงขึ้น ประหยัดเวลา และไม่ต้องทรมานกันเองทั้งคนพรีเซนต์และคนฟังด้วยนะ
อ้างอิง:
