เราทุกคนต่างมีภารกิจมากมายในแต่ละวัน และเวลาก็ดูเหมือนจะไม่เพียงพอสักเท่าไร หากวันหนึ่งมีมากกว่า 24 ชั่วโมงก็คงดีนะ แต่ในเมื่อมันเป็นไปไม่ได้ วิธีที่ได้ผลในการบริหารเวลาและชีวิตของเราให้ Flow คือการรู้จักจัดลำดับความสำคัญของงานและใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญที่สุด นี่เป็นทักษะที่จำเป็นอย่างยิ่ง และมาจากแนวคิด ‘Put First Things First’ หรือ ‘ทำสิ่งที่สำคัญก่อน’ ซึ่งถูกนำเสนอโดย Stephen Covey จากหนังสือ The 7 Habits of Highly Effective People เป็นหลักการที่ช่วยให้เราบริหารเวลาและชีวิตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น THE STANDARD LIFE ได้สรุปและคัดสรรแนวทางเหล่านั้นมาฝากผู้อ่านแล้วดังนี้
เข้าใจความสำคัญและความเร่งด่วน
ก่อนอื่นเราต้องแยกแยะระหว่าง ‘สิ่งสำคัญ’ และ ‘สิ่งเร่งด่วน’ ให้ได้ สิ่งสำคัญคือสิ่งที่มีผลกระทบต่อเป้าหมายระยะยาวและคุณค่าในชีวิตของเรา ในขณะที่สิ่งเร่งด่วนคือสิ่งที่ต้องการความสนใจทันที แต่อาจไม่ได้สำคัญเสมอไป
ตารางบริหารเวลา 4 Quadrants เพื่อช่วยจัดการงานต่างๆ ในชีวิตคนเรามีดังนี้
- สำคัญและเร่งด่วน เช่น เรื่องวิกฤต ปัญหาที่กำลังเผชิญ
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น การวางแผน การพัฒนาตนเอง
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน เช่น การรบกวน จัดการกิจกรรมบางอย่าง
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เช่น งานไร้สาระ กิจกรรมสิ้นเปลือง
เป้าหมายคือการใช้เวลาส่วนใหญ่ใน Quadrants ที่ 2 ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เพราะนี่คือพื้นที่ของการเติบโตและพัฒนา ส่วนวิธีนำไปปฏิบัติหรือทำตามเริ่มจากการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน เราควรรู้ว่าอะไรสำคัญสำหรับตัวเองในระยะยาว ต่อจากนั้นต้องรู้จักวางแผนล่วงหน้า โดยจัดตารางเวลาสำหรับสิ่งสำคัญก่อนที่มันจะกลายเป็นเรื่องเร่งด่วน ประเด็นต่อมาคือกล้าเรียนรู้ที่จะปฏิเสธ คือกล้าที่จะบอก ‘ไม่’ กับสิ่งที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายของตัวเรา สุดท้ายคือการทบทวนและปรับปรุง โดยฝึกประเมินการใช้เวลาของเราเป็นประจำและปรับปรุงตามนั้น
ตัวอย่างในชีวิตประจำวัน
สมมติว่าคุณเป็นพนักงานบริษัทที่ต้องการเลื่อนตำแหน่ง คุณอาจจัดการเวลาของตัวเองได้ตามนี้
- สำคัญและเร่งด่วน ส่งรายงานสำคัญให้ทันเดดไลน์
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เรียนคอร์สออนไลน์เพื่อพัฒนาทักษะใหม่ๆ วางแผนโปรเจกต์ระยะยาว
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน ตอบอีเมลทั่วไป ประชุมที่ไม่จำเป็น
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เล่นโซเชียลมีเดียในเวลางาน คุยเรื่องไร้สาระกับเพื่อนร่วมงาน
การ ‘ทำสิ่งที่สำคัญก่อน’ ไม่ได้หมายถึงการละเลยงานเร่งด่วน แต่เป็นการสร้างสมดุลและจัดลำดับความสำคัญอย่างชาญฉลาด เมื่อคุณเริ่มใช้หลักการนี้ คุณจะพบว่าชีวิตมีทิศทางมากขึ้น ความเครียดลดลง และความสำเร็จในระยะยาวอยู่ไม่ไกลเกินเอื้อม ไปฝึกลองทำตามกันดูนะ
