“น้องทำอันนี้ได้ด้วยเหรอ เอองั้นน้องเอางานนี้ไปละกันนะ”
แบ่งงานแบบนี้ก็ได้ด้วยเหรอ การที่รู้ว่าใครทำได้ก็ให้เขาทำไป ทั้งที่รู้กันอยู่ว่าแต่ละคนก็มีหน้าที่รับผิดชอบของตัวเองชี้ชัดเจนอยู่แล้ว ครั้นจะไม่ทำก็กลัวว่าจะถูกเอาไปพูดไม่ดีต่อ
การแบ่งหน้าที่รับผิดชอบเหมือนจะเป็นเรื่องง่าย แต่ที่จริงแล้วยากกว่านั้นมาก หลายคนคิดว่าการแบ่งงานอย่าง ‘เท่าเทียม’ คือการที่ทุกคนทำงานในปริมาณที่เท่ากัน หรือมีความรับผิดชอบเท่ากัน ซึ่งการแบ่งงานแบบนั้นไม่ได้เรียกว่าเท่าเทียมเสียทีเดียว เพราะแต่ละงานก็มีความยากง่ายต่างกัน แต่ละคนมีความสามารถที่แตกต่างกัน หากจะแบ่งจำนวนชิ้นให้เท่ากันอย่างเดียวคงเป็นการคิดที่ตื้นเขินเกินไป
ในการแบ่งงานนั้นมีหลายเรื่องที่ต้องคำนึงถึง ไม่ว่าจะเป็นปริมาณงานทั้งหมดของทีมที่กำลังถืออยู่ ทักษะของแต่ละคนในทีม ลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น กำลังคนที่ต้องใช้ เพื่อให้แบ่งงานได้อย่างเท่าเทียม ซึ่ง Julie Morgenstern ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารจัดการเวลาและหน้าที่ได้ให้คำแนะนำเอาไว้ว่า การแบ่งงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นต้องมีอะไรบ้าง
- วางแผนการทำงาน ลองตั้งคำถามว่าเราต้องการอะไรจากโปรเจกต์นี้ เรามีทีมทั้งหมดกี่คน ใครทำอะไรได้เป็นอย่างดีบ้าง ใครต้องการการพัฒนาในจุดไหน คำถามเหล่านี้จะช่วยทำให้รู้ว่าใครสามารถมีส่วนร่วมในโปรเจกต์นี้ได้บ้าง ซึ่งโดยปกติหัวหน้ามักจะเลือกคนที่เก่งและเป็นที่ไว้ใจที่สุดขึ้นมาทำ แต่การเอางานเกือบทั้งหมดไปไว้กับคนคนเดียวนั้นอาจทำให้ใครสักคนหมดไฟได้ง่ายๆ
- แบ่งหน้าที่ การแบ่งหน้าที่กันอย่างชัดเจน แบบที่ทุกคนจะเข้าใจตรงกันนั้นเป็นเรื่องสำคัญ อาจดูไม่สำคัญ แต่เธอแนะนำว่าให้สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำและใส่ชื่อแต่ละคนที่จะมารับผิดชอบเอาไว้เลย การทำแบบนี้นอกจากจะทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเรื่องหน้าที่ของตัวเองแล้ว ยังเป็นการที่เราจะได้รู้ความสามารถของพนักงานแต่ละคนด้วย
- จัดการความคาดหวัง เมื่อจะทำงานสักชิ้น เป็นปกติที่หัวหน้าจะต้องคาดหวังอยู่แล้ว แต่เมื่อความคาดหวังกับสิ่งที่เกิดขึ้นมันไม่ตรงกัน ความไม่พอใจก็จะก่อตัว ดังนั้นก่อนลงมือทำงานควรคุยกันให้ชัดไปเลยว่าหัวหน้าคาดหวังอะไร และลูกน้องสามารถทำอะไรให้ได้ตรงตามความคาดหวังในจุดนั้นบ้าง และเมื่อพวกเขาทำได้ก็ควรได้รับคำชื่นชมด้วย
- คุยกันตัวต่อตัว ในการทำงาน การคุยกันตัวต่อตัวเพื่อหารือจุดที่สบายใจก็เป็นเรื่องสำคัญมาก หัวหน้าควรหาโอกาสในการคุยกับพนักงานถึงการทำงาน แรงบันดาลใจ เป้าหมายในชีวิต เพื่อให้ได้รู้ข้อมูลเชิงลึกของพวกเขา รู้ถึงปัญหา และหาทางออกได้ทันท่วงที
- หยุดพึ่งพาคนที่ทำได้ทุกอย่าง ในองค์กรจะมีพนักงานอยู่อย่างน้อยคนหนึ่งเสมอที่ให้งานอะไรไปแล้วไม่เคยปฏิเสธ และด้วยการไม่ปฏิเสธนั้นเอง ทำให้หัวหน้าคาดหวังว่าเขาจะทำได้ทุกอย่าง ซึ่งตรงนี้เป็นสิ่งที่ต้องคิดใหม่ ลองดูปริมาณงานที่เขากำลังถืออยู่ แล้วค่อยพิจารณาอีกทีว่าสามารถให้งานเขาเพิ่มได้หรือเปล่า
- ถ้าเจอคนที่ทำไม่ได้ ไม่มีใครทำได้ไปหมดเสียทุกอย่าง ถ้าเห็นใครกำลังมีปัญหากับงานที่ทำอยู่ ให้ฟีดแบ็กอย่างตรงไปตรงมาว่ากำลังเห็นปัญหานี้ ต้องการความช่วยเหลืออะไรหรือเปล่า
- บางคนก็ไม่อยากจะทำ หากเจอคนที่ทำหน้าเหม็นเบื่อตลอดเวลาที่ผุดโปรเจกต์ใหม่ อย่าเพิ่งเอาเขาไปพูดในทางที่ไม่ดี คนเหล่านี้อาจทำงานได้ดีแต่ขาดแรงบันดาลใจก็ได้ ในการประชุมเขาอาจไม่พูดอะไรเลย ซึ่งการเอาไปพูดลับหลังไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อันใด ลองคุยกันว่าเขาสามารถมีส่วนร่วมในทางไหนให้มากขึ้นได้บ้าง
- ยืดหยุ่นอยู่เสมอ แม้จะแบ่งหน้าที่กันได้ดีแค่ไหน แต่สุดท้ายสิ่งไม่คาดคิดก็เกิดขึ้นได้เสมอ การยืดหยุ่นและหาทางแก้ปัญหาเมื่ออะไรไม่เป็นไปอย่างที่คิดก็เป็นเรื่องสำคัญ
อ้างอิง:
