กลเม็ดในการให้ Feedback ที่ตรงเป้าและเข้าใจกันทั้งสองฝ่าย

อาจไม่ใช่เรื่องคุ้นเคยสำหรับคนไทยเท่าไร เมื่อต้องพูดคุยเพื่อให้ฟีดแบ็กกับคนที่ทำงานร่วมกันอย่างตรงไปตรงมา แต่เชื่อไหมว่าการแสดงความคิดเห็นในลักษณะนี้ กลายเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดของการบริหารจัดการทีมเวิร์ก และพัฒนาให้องค์กรเติบโตไปในทิศทางที่ดีขึ้นโดยพร้อมเพรียง

รวิศ หาญอุตสาหะ รวมเคล็ดลับวิชาเรื่องการให้ฟีดแบ็กที่คนทำงานควรรู้ในพอดแคสต์รายการ Super Productive

ประเภทของการให้ฟีดแบ็ก

1. Positive Feedback การฟีดแบ็กเชิงบวก เน้นให้กำลังใจหรือกล่าวชื่นชม

2. Corrective Feedback ฟีดแบ็กประเภทนี้ไม่ใช่การกล่าวโทษ แต่เป็นการชี้แจงในสิ่งที่คนถูกฟีดแบ็กทำผิด พร้อมแนะนำวิธีแก้ไขที่ถูกต้อง

องค์ประกอบของการให้ฟีดแบ็กที่ดี

มีความถี่สม่ำเสมอ
กำหนดเป้าหมายชัดเจน
เป็นการสื่อสารสองช่องทาง
เคารพซึ่งกันและกัน

ช่วงเวลาที่เหมาะสม

กำหนดวันนัดหมายที่ชัดเจน เช่น ทุกวันศุกร์ที่ 2 ของเดือน
On The Spot Feedback คือการฟีดแบ็กใครคนใดคนหนึ่ง หลังจากเหตุการณ์บางอย่างเกิดขึ้นไม่นาน ยกตัวอย่างสถานการณ์ที่เหมาะสม เช่น

1. เมื่อมีเหตุการณ์ที่คนหนึ่งสมควรได้รับคำชื่นชม

2. เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น และถ้าไม่รีบให้ฟีดแบ็กจะเกิดปัญหาใหญ่ตามมา

3. เมื่อถึงโอกาสที่ดีในการทำให้คนหนึ่งได้พัฒนาทักษะหรือชุดความคิด

4. เมื่อมีประเด็นที่เป็นเรื่องใหม่ขึ้นมา ซึ่งต้องการสื่อสารมากๆ และมีคนหนึ่งที่ต้องการการดูแลให้ข้อมูลเป็นพิเศษ

ช่วงเวลาที่ไม่เหมาะสม

เมื่อผู้ฟังไม่อยู่ในอารมณ์ที่พร้อมจะรับฟัง
เมื่อตัวคนให้ฟีดแบ็กไม่มีความอดทนมากพอ หรืองานยุ่งเกินไป เพราะการให้ ฟีดแบ็กต้องโฟกัสที่ผู้ฟัง 100%
เมื่อตัวคนให้ฟีดแบ็กยังไม่รู้ทางออกหรือเป้าหมายปลายทางที่หวังให้เกิด

วิธีฟีดแบ็กเพื่อให้เกิดประโยชน์กับคนฟังมากที่สุด

เตรียมข้อมูลให้มากที่สุด อาจไม่ครอบคลุมทุกเรื่อง แต่ต้องรอบคอบทุกเรื่องที่จะเรียกมาพูดคุย
ต้องลิสต์สิ่งที่จะพูดให้พร้อมก่อนเริ่มฟีดแบ็ก เพื่อป้องกันไม่ให้เรื่องออกนอกประเด็น
ต้องเตรียมตัวเป็นผู้ฟังที่ดี พร้อมสื่อสารสองทาง
มีเป้าหมายชัดเจนว่าจะพูดอะไรในการให้ฟีดแบ็ก
ไม่ด่วนตัดสินพฤติกรรม รับฟังอย่างเข้าใจและพร้อมรับฟังสิ่งที่ไม่คาดคิดว่าจะได้รับฟัง

ขั้นตอนการพูดคุยให้เกิด Corrective Feedback ที่ Productive

ขั้นที่ 1 เล่าข้อเท็จจริงให้ฟังก่อนว่ามีเหตุการณ์อะไรเกิดขึ้น
ขั้นที่ 2 เปิดโอกาสให้อีกฝ่ายเล่าเหตุการณ์ดังกล่าวในุมมองของตัวเอง
ขั้นที่ 3 อธิบายข้อเท็จจริงเรื่องกฎ ข้อบังคับ หรือสิ่งที่ทำได้หรือทำไม่ได้ในองค์กร
ขั้นที่ 4 ระดมไอเดียกันเพื่อหาทางออก ป้องกันการเกิดปัญหาเดิมอีกในอนาคต

ระดับการเปลี่ยนแปลงหลังทำฟีดแบ็กมีอยู่ 2 แบบ

1. สิ่งที่เปลี่ยนแปลงง่าย หากฟีดแบ็กเรื่องเกี่ยวกับทักษะในการทำงาน วิธีบริหารเวลา หรือส่งเสริมองค์ความรู้ใหม่ๆ หลังจากได้แนวคิดแก้ไขแล้ว เป็นสิ่งที่สามารถปรับปรุงต่อยอดได้ทันที เช่น ส่งพนักงานไปลงคอร์สเพิ่ม หรือให้เขาลองจัดสรรเวลาทำงานให้ดีขึ้น

2. สิ่งที่เปลี่ยนแปลงยาก หากพูดถึงเรื่องที่เจาะลึกลงไปในวิธีคิด เช่น ทัศนคติในการทำงานเป็นทีม การพูดคุยแนะนำปกติไม่สามารถนำไปสู่การพัฒนาได้ แถมยังอาจทำให้เกิดความคับข้องใจตามมา ดังนั้นสิ่งที่ผู้บริหารควรทำคือการกำหนดนโยบายขึ้นมาให้พนักงานทำตามนั่นเอง

ข้อแนะนำกับการให้ Feedback

ต้องเป็น Active Listening ฟังอย่างตั้งใจ เก็บโทรศัพท์มือถือ ไม่เช็กอีเมล หรือแสดงภาษากายต่างๆ ที่ทำให้รู้สึกว่าไม่ได้ให้ความสนใจผู้พูด
ต้องเป็น Active Speaker คอยสังเกตว่าผู้ฟังมีภาษากายที่อาจไม่พอใจ หรือไม่เข้าใจอะไรกับสิ่งที่พูด สามารถถามความรู้สึกหรือการรับรู้ของผู้ฟังเพื่อปรับปรุงการพูดได้
ต้องเช็กให้แน่ใจว่าคุณและคู่สนทนาเห็นภาพเดียวกัน
ต้องมี Action Plan เพื่อให้ทราบว่าต้องทำอะไรต่อหลังจากนี้ ที่สำคัญคือต้องทำให้รู้สึกว่านี่คือสิ่งที่คุณและอีกฝ่ายคิดมาด้วยกัน ไม่ใช่การบังคับจากฝ่ายเดียว

สามารถฟังพอดแคสต์ SUPER PRODUCTIVE
ผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ ที่คุณสะดวกหรือใช้อยู่แล้วได้เลย