เพิ่งเลื่อนตำแหน่ง ต้องดูแลทั้งคนที่โตกว่าและเด็กกว่า เราจะเป็น หัวหน้า ที่ดีได้อย่างไร

‘หัวหน้า’ เป็นตำแหน่งสำคัญในออฟฟิศ หลายครั้งที่เราเองในฐานะลูกน้องไม่ชอบนิสัยและไม่เข้าใจการตัดสินใจของหัวหน้าเหมือนกัน แต่มาวันหนึ่งที่เราต้องเติบโตและต้องเลื่อนขั้นขึ้นเป็น หัวหน้า คนอื่นบ้างก็เริ่มรู้ว่าการบริหารงานและบริหารคนไม่ใช่เรื่องง่ายเลย

I HATE MY JOB เอพิโสดนี้ บองเต่า และ ท้อฟฟี่ แบรดชอว์ อยากให้กำลังใจคนเพิ่งได้เลื่อนตำแหน่งและตั้งใจจะเป็น หัวหน้า ที่ดี จึงรวบรวมแนวคิดต่างๆ ที่เหมาะสำหรับคนที่เพิ่งขึ้นมาบริหารคนจะเอาไปปรับใช้ ส่วนคนที่เป็นลูกน้อง ถ้าลองเปิดใจก็อาจเข้าใจหัวหน้ามากขึ้น

10 แนวคิดของการเป็นหัวหน้าที่ดี

1. หัวหน้าที่ดีต้องเป็นจิตแพทย์ เชียร์ลีดเดอร์ นักดับเพลิง และวาทยากรคุมวง

โดยปกติแล้ว การทำงานเป็นทีมจะประกอบด้วยหัวหน้าที่เป็นผู้คอยกำหนดทิศทางและลูกน้องที่เป็นแรงเสริมทำงานให้สำเร็จ ซึ่งแต่ละคนก็จะมีบทบาทหน้าที่ต่างกันไป คนส่วนใหญ่อาจเข้าใจว่าการเป็นหัวหน้าคือการเป็นกัปตันคอยชี้นิ้วสั่งงานลูกน้อง แต่ความจริงแล้วหน้าที่ของหัวหน้ามีมากกว่านั้น เพราะการทำงานเป็นทีมนอกจากจะต้องการคนคอยชี้ทิศทางที่ดียังต้องการคุณสมบัติอื่นๆ คอยผลักดันไปด้วย หัวหน้าจึงต้องเป็นจิตแพทย์คอยรับฟังคำปรึกษาเวลาลูกน้องไม่สบายใจ ซึ่งคุณสมบัตินี้อาจเริ่มจากการคอยถามไถ่ลูกน้องเมื่อเห็นว่าไม่สบายใจโดยที่ไม่ต้องรอให้ลูกน้องออกปาก สร้างความรู้สึกไว้วางใจ เวลามีปัญหาอะไรไม่สบายใจลูกน้องจะได้มาปรึกษา แม้จะไม่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง แต่อย่าลืมว่าเรื่องส่วนตัวบางอย่างจะมีผลกับการทำงานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ฉะนั้นการมีจิตแพทย์คอยให้คำปรึกษาอยู่ในทีมก็เป็นสิ่งที่ดี

หัวหน้ายังต้องคอยเป็นเชียร์ลีดเดอร์ คอยให้กำลังใจลูกน้องเวลาทำงาน เพราะการสร้างกำลังใจจะทำให้ทุกคนรู้สึกทำงานเป็นทีม เมื่อเจอปัญหาจะได้ร่วมแก้ไขไปด้วยกัน นอกจากนั้นแล้วหัวหน้ายังอาจเป็นนักดับเพลิงที่เปรียบเหมือนคนคอยดับไฟความร้อนใจ หรือคอยแก้ไขปัญหาทั้งภายนอกและภายในก่อนที่จะลุกลาม และที่สำคัญที่สุด หัวหน้าต้องคอยเป็นวาทยากรผู้ควบคุมวงดนตรีให้แต่ละคนปฏิบัติหน้าที่ของตัวเองอย่างเต็มกำลังความสามารถ รู้ว่าจังหวะไหนควรเน้น ตรงไหนใครเด่น แล้วร่วมบรรเลงงานออกมาให้กลมกลืนที่สุด

ใครที่เพิ่งก้าวขึ้นมาดูแลคนอื่นแล้วรู้สึกว่าภาระหน้าที่ของการเป็นหัวหน้ามันเยอะและยากเกินความสามารถ อย่าเพิ่งใจฝ่อ เพราะคุณสมบัติแต่ละอย่างสามารถค่อยๆ ทำ ค่อยๆ ฝึกกันได้ อาจเริ่มจากการเป็นนักจิตวิทยาและเป็นเชียร์ลีดเดอร์ที่ดี จากนั้นค่อยเป็นนักดับเพลิงที่ต้องอาศัยความสามารถของคนในทีม จนสามารถเป็นวาทยากรคุมทุกสิ่งทุกอย่างได้ในที่สุด

2. หัวหน้าที่ดีต้องชัดเจน กล้าตัดสินใจ

‘ตัดสินใจ’ อาจดูเป็นคำง่ายๆ และทำได้ไม่ยาก แค่เลือกในสิ่งที่คิดว่าดีและเหมาะสม แต่อย่าลืมว่าการตัดสินใจนั้นหมายความรวมไปถึงการตัดสินใจกำหนดทิศทางของทีม รวมถึงตัดสินความถูกผิดของลูกน้องด้วย ตอนที่เราเป็นลูกน้องอาจเคยเจอหัวหน้าที่ไม่กล้าตัดสินใจ เพราะรู้สึกว่าเรื่องนั้นยิ่งใหญ่เกินกว่าตัวเองจะรับผิดชอบ จึง ‘ปล่อยเบลอ’ ให้ปัญหาคาราคาซังและให้ลูกน้องคอยก้มหน้ารับผิดชอบกันเอง ซึ่งอาจนำพาปัญหาอื่นๆ ให้ตามมา

เมื่อก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้า ถ้าพบว่าบางเรื่องที่จะต้องตัดสินใจเป็นเรื่องที่ตัวเองไม่ถนัด การขอความเห็นจากคนที่เชี่ยวชาญหรือระดมความคิดเห็นจากคนที่เกี่ยวข้องก็ไม่ได้ทำให้เราเสียความน่าเชื่อถือ แต่ยังช่วยให้ทุกคนได้ร่วมกันตัดสินใจในสิ่งที่เลือก อีกทั้งตัวหัวหน้าเองยังได้เรียนรู้ร่วมกันไปกับทีมด้วย

ส่วนการตัดสินใจที่ค่อนข้างอ่อนไหวอย่างเรื่องคน ทั้งการเลือกให้ใครทำงานอะไร หรือตัดสินว่าใครถูกผิดในแต่ละกรณี อาจเริ่มจากการพูดคุยทำความเข้าใจก่อนว่าความผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นจากอะไร แล้วค่อยพิจารณาตามหลักเหตุผลโดยปราศจากอารมณ์ ถ้าลูกน้องในทีมมีความผิดจริง หัวหน้าก็ควรตัดสินใจลงโทษตามความเหมาะสม อย่ากลัวว่าลูกน้องจะไม่รัก เพราะหัวหน้าที่ทำตัววางเฉยหรือคอยประนีประนอมอยู่ตลอดเวลาก็อาจสร้างความลำบากใจให้กับทุกฝ่ายมากกว่าก็ได้

3. เป็นหัวหน้าก็ผิดได้

ตอนที่เราเป็นลูกน้อง เราจะรู้สึกว่าหัวหน้าเป็นคนเก่งและถูกต้องเสมอ แต่พอเราขึ้นมาเป็นหัวหน้า เราจึงรู้ว่าหัวหน้าก็เป็นคนเหมือนเราที่ทำอะไรถูกบ้างและผิดบ้างเป็นธรรมดา เพราะเราต่างเป็นมนุษย์ที่ไม่มีใครทำอะไรถูกต้องหรือถูกใจอยู่ตลอดเวลา แต่สิ่งสำคัญของการเป็นหัวหน้าคือการทำผิดแล้วยอมรับผิดต่างหาก ยอมรับว่าบางเรื่องเราเองก็ไม่ถนัดหรือไม่เชี่ยวชาญ บางเรื่องอาจพลาดเพราะรู้เท่าไม่ถึงการณ์ ฉะนั้นเมื่อเกิดความผิดพลาดก็ควรยอมรับว่าความผิดนั้นเกิดจากตัวเอง พร้อมที่จะเรียนรู้ แก้ไข และให้โอกาสตัวเองในวันข้างหน้า ที่สำคัญคืออย่าลืมเผื่อโอกาสเมื่อผิดพลาดไปถึงลูกน้องด้วย

4. หัวหน้าที่ดีต้องสร้างแบบอย่างการทำงานที่ดี และสร้างทัศนคติที่ดีให้กับลูกน้อง

‘การกระทำเสียงดังกว่าคำพูด’ เป็นประโยคที่ใช้ได้เสมอกับทุกสถานการณ์ โดยเฉพาะการเป็นหัวหน้า ถ้าอยากให้ลูกน้องเห็นว่าการทำงานที่ดีเป็นอย่างไร หัวหน้าต้องทำตัวเป็นแบบอย่าง ลูกน้องจะค่อยๆ ซึมซับวิธีการทำงานที่ถูกต้องและนำไปปฏิบัติ โดยบางครั้งอาจไม่ต้องมานั่งสอนกันเป็นขั้นตอนด้วยซ้ำ ลองนึกถึงตัวเองตอนที่เป็นลูกน้อง เราเองจะคอยสังเกตวิธีการทำงานของหัวหน้าตั้งแต่รับงาน กระจายงาน ลงรายละเอียดงานแต่ละอย่างและติดตามผล ฉะนั้นเมื่อเราได้ก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้า ต้องนึกไว้เสมอว่าการกระทำและคำพูดของเราจะถูกส่งต่อไปยังลูกน้องโดยอัตโนมัติ

ไม่เพียงแต่วิธีการทำงาน ทัศนคติต่องานและลูกค้าของหัวหน้าก็มีผล ถ้าหัวหน้ามีวิธีการทำงานที่ดี แต่ไม่มีทัศนคติที่ดี ลูกน้องก็พลอยรับอคติเหล่านั้นไปด้วย เช่น ตลอดเวลาที่ทำงานให้ลูกค้า หัวหน้ามีแต่เสียงก่นด่า ไม่พอใจที่ลูกค้าปรับแก้งานตลอดเวลา ลูกน้องและทีมก็จะมองลูกค้าคนนั้นไม่ดีไปด้วย เพราะฉะนั้นแล้วการทำงานทุกอย่าง นอกจากจะเป็นแบบอย่างที่ดีแล้วก็ต้องมีเจตนาที่ดีที่จะส่งต่อไปถึงทีมด้วย

5. หัวหน้าที่ดีต้องรู้จักและมองหาความเก่งของลูกน้อง

เมื่อเราก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้า คนส่วนใหญ่อาจปล่อยให้ลูกน้องแต่ละคนทำงานอย่างที่เคยทำมาก่อนโดยที่ไม่ทันพิจารณาว่าตำแหน่งที่ทำอยู่นั้นเหมาะสมแล้วหรือเปล่า ฉะนั้นสิ่งที่หัวหน้าควรทำคือการศึกษาธรรมชาติของลูกน้องแต่ละคนว่ามีความถนัดอะไร และเขากำลังได้ใช้ความสามารถนั้นอย่างเต็มที่หรือเปล่า หัวหน้าสามารถสังเกตจุดแข็งและจุดอ่อนของลูกน้องแต่ละคนจากวิธีการทำงาน การแสดงออก รวมไปถึงความชอบอื่นๆ ที่นอกเหนือจากเรื่องงาน แล้วมาพิจารณาว่าใครเหมาะสมสำหรับตำแหน่งไหน สามารถถามความสมัครใจและปรับให้แต่ละคนอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสมได้เสมอ เชื่อเถอะว่าวลี ‘Put the right man on the right job’ เป็นสิ่งที่ใช้ได้อยู่วันยังค่ำ

เท่านั้นอาจไม่เพียงพอ สิ่งที่ควรทำในขั้นต่อไปคือการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละคนให้ได้มากที่สุดด้วย เช่น เมื่อเห็นว่าลูกน้องมีความสามารถพิเศษที่พอจะทำงานอื่นที่นอกเหนือจากการงานที่รับผิดชอบก็สามารถป้อนงานใหม่ๆ ให้ลูกน้องได้แสดงศักยภาพออกมา ลูกน้องก็จะได้ถือเป็นโอกาสพัฒนาตัวเอง การร่วมมือกันทำแบบนี้บ่อยๆ จะสร้างทีมให้มีความแข็งแกร่ง โดยกุญแจสำคัญของคุณสมบัติข้อนี้ต้องมาจากการสังเกตและใส่ใจของผู้เป็นหัวหน้าอย่างสม่ำเสมอ

6. หัวหน้าที่ดีต้องอย่ากลัว

โดยเฉพาะคนที่สมัครเข้าไปเป็นหัวหน้าในบริษัทใหม่ เพราะจะเต็มไปด้วยความไม่คุ้นเคย แถมคนที่ทำงานมาก่อนจะมีวิธีการทำงานและวัฒนธรรมบางอย่างที่เราต้องเรียนรู้ อย่าเพิ่งใจเสียและคิดว่าเป็นเรื่องยากเกินไป ให้คิดว่าทุกคนที่มาทำงานมีเจตนาดี ทุกคนอยากสร้างงานที่ดีร่วมกัน ฉะนั้นแล้วเมื่อเจอวิธีการทำงานที่ไม่เหมือนกันก็ค่อยๆ ปรับกันไปในแต่ละกรณี เราเองอาจมีวิธีของเรา ทีมเดิมอาจมีวิธีของเขา สุดท้ายแล้วเราอาจสร้างวิธีการทำงานใหม่ร่วมกัน ที่สำคัญคือมีอะไรต้องเปิดใจและสื่อสาร อย่าเก็บไว้และมานินทาลับหลัง เพราะไม่ได้เป็นผลดีกับใคร

7. หัวหน้าที่ดีต้องรู้จักสอนงานลูกน้อง

เมื่อเราขึ้นมาเป็นหัวหน้าด้วยความสามารถและทักษะการทำงานที่โดดเด่น หลายคนอาจมีความคิดว่าการรวบงานทั้งหมดมาทำเองเป็นเรื่องไม่เหลือบ่ากว่าแรงอะไร ดีกว่าจะต้องกระจายงานให้คนอื่นทำ เพราะอาจจะผิดพลาดแล้วเราต้องคอยตามแก้ไข นี่คือความคิดที่ผิด เราควรสอนงานให้คนอื่นๆ ในทีมมีทักษะการทำงานที่ดีขึ้นหรือเก่งกว่าเราด้วยซ้ำ เพราะการสอนงานเต็มไปด้วยข้อดี คือเราจะได้กระจายความสามารถที่เรามีให้ทีม ทีมจะได้เก่งและแกร่งไปพร้อมๆ กัน เมื่อไรที่เราเกิดล้มป่วยหรือไม่สามารถมาทำงานได้ ลูกน้องหรือคนที่เก่งรองลงไปจากเราจะได้ช่วยเราทำงานหรือตัดสินใจแทนได้

แรกๆ อาจจะเหนื่อยบ้างที่ต้องสอนงานคนอื่น แต่ถ้าเราไม่สอนงานคนอื่นเลย อย่าลืมว่ามันจะทำให้เราเหนื่อยไปตลอดกาล

8. ลองไม่เป็นหัวหน้าบ้าง

หากลองดูตามความอาวุโส เราอาจเป็นพี่หรือเป็นน้องของใครต่อใครหลายคนในทีม ฉะนั้นแล้วเมื่อเจอเรื่องอะไรที่เราไม่ถนัดก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายที่เราจะขอความรู้จากคนเหล่านั้น โดยเฉพาะคนที่ทำงานมานานๆ เขาอาจมีทักษะบางอย่างที่เราคิดไม่ถึง การลองไม่เป็นหัวหน้าและฟังเสียงคนอื่นดูบ้างอาจช่วยให้เราได้แลกเปลี่ยนความรู้ สร้างความแข็งแรงให้ทีมมากขึ้น นอกจากนั้นแล้วหากไม่ใช่เวลางาน การลองถอดหมวกความเป็นเจ้านายให้เหลือแต่ความเป็นพี่น้อง และไปแฮงเอาต์กินข้าวกับคนในทีมบ้าง อาจเป็นการทำให้เราได้รู้จักลูกน้องในมิติใหม่ๆ ได้รู้ว่าแต่ละคนคิดเห็นอย่างไร และบางครั้งก็เป็นโอกาสให้ลองเปิดใจกันได้ง่ายขึ้นกว่าการอยู่ในฐานะหัวหน้าและลูกน้องก็ได้

9. หัวหน้าที่ดีต้องยอมรับความเปลี่ยนแปลง

มีคนกล่าวไว้ว่า ‘ไม่มีใครอยู่เป็นหัวหน้าหรือลูกน้องใครตลอดไป’ เพราะสิ่งหนึ่งที่คนก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้าต้องยอมรับคือในบริษัทจะมีคนเข้าออกเป็นเรื่องธรรมดา โดยเฉพาะทีมตัวเองที่ทำงานกันมา ไม่วันใดวันหนึ่งก็ต้องมีคนออกไปทำงานที่อื่น หัวหน้าควรเข้าใจเหตุผลของความเปลี่ยนแปลงและพาทีมทำงานต่อไปให้ได้ ซึ่งจะแก้ไขปัญหาด้วยการรับสมัครคนใหม่หรือบริหารคนเท่าที่มีให้ทำงานต่อจนสำเร็จ หัวหน้าเองต้องเหนื่อยขึ้น แต่นี่ก็เป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่หัวหน้าต้องทำ คิดในแง่ดีว่าทำให้เรามีทักษะในการบริหารคนมากขึ้น และในขณะเดียวกันก็ทำให้ทีมที่เหลืออยู่แน่นแฟ้นขึ้นด้วย

10. หัวหน้าที่ดีต้องอย่าหยุดที่จะเรียนรู้

หลายคนคิดว่าคนที่ก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้าต้องเป็นคนที่เก่งที่สุดและดีที่สุด แต่ข้อหนึ่งที่อย่าลืมว่าหัวหน้าก็เป็นมนุษย์ที่มีบางเรื่องที่ไม่รู้และไม่ชำนาญเช่นเดียวกับคนทั่วไป เพราะฉะนั้นเมื่อเราได้ก้าวมาเป็นหัวหน้าไม่ได้หมายความว่าคือจุดสิ้นสุดของทุกสิ่ง แต่ให้คิดว่าเราคือพนักงานคนหนึ่งที่ยังต้องพร้อมจะเรียนรู้ตลอดเวลา แค่เรามีหน้าที่เพิ่มเติมในการบริหารและดูแลคนอื่นๆ ยิ่งทุกวันนี้มีเทคโนโลยีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานมากขึ้น การเพิ่มทักษะให้ตัวเองจึงเป็นเรื่องที่ควรทำ ยิ่งเป็นหัวหน้ายิ่งต้องเรียนรู้เร็วและก่อนลูกน้อง

และไม่ใช่แค่เรื่องทักษะความสามารถ แต่หัวหน้าก็คือมนุษย์คนหนึ่งที่มีความไม่สมบูรณ์ มีบางเรื่องที่อาจตัดสินใจผิดไปบ้าง เข้าใจผิดไปบ้าง ใช้อารมณ์มากเกินไปบ้าง เราเองในฐานะหัวหน้าก็อย่าเพิ่งกล่าวโทษตัวเองจนลืมคิดเผื่อไปว่าเราเองก็คือมนุษย์ที่ไม่สมบูรณ์และสามารถเรียนรู้จากความผิดพลาดที่ผ่านมาได้ ในขณะเดียวกัน ลูกน้องเองก็ต้องเผื่อใจในข้อนี้