การทำงานทางไกลระหว่างเพื่อนร่วมงานที่เคยนั่งทำงานร่วมกันมาในออฟฟิศมาก่อนมักไม่ค่อยมีปัญหามากนัก เพราะอย่างน้อยก็น่าจะรู้จักสนิทชิดเชื้อกันมาแล้วในระดับหนึ่ง แต่อย่างไรก็ตาม สำหรับพนักงานหน้าใหม่แบบแกะกล่องที่ไม่เคยร่วมงานกันมาก่อนเลย การทำความรู้จักผ่านหน้าจอสี่เหลี่ยมเล็กๆ ในระหว่างที่ยังต้องทำงานอยู่ที่บ้านนับเป็นความท้าทายสำหรับบริษัทส่วนใหญ่อย่างแท้จริง
ทั้งนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านฝ่ายทรัพยากรบุคคลกล่าวว่า การสร้างความประทับใจและสายสัมพันธ์อันดีกับเพื่อนร่วมงานใหม่ที่บริษัทเพิ่งว่าจ้างมา ควรจัดอยู่ในสิ่งสำคัญลำดับต้นๆ ที่บริษัทควรให้ความสำคัญ
เจนนิเฟอร์ เบนซ์ รองประธานอาวุโสฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ของบริษัทที่ปรึกษา Segal ระบุว่า การสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเป็นสิ่งที่สำคัญในสถานที่ทำงาน
“หากคุณมีความสัมพันธ์ส่วนตัวที่แน่นแฟ้นในที่ทำงาน ทำให้ไม่ว่าจะเป็นในช่วงเวลาที่ยากลำบากหรือช่วงเวลาที่ดี คุณก็จะมีระบบสนับสนุนที่แข็งแกร่ง และนั่นถือเป็นสิ่งสำคัญจริงๆ ไม่ใช่แค่เพื่อความสุขของคุณ แต่ยังรวมถึงความสำเร็จในอาชีพของคุณด้วย” เบนซ์กล่าว
ทั้งนี้ ในกรณีที่ต้องเผชิญกับการร่วมงานกับพนักงานหน้าใหม่แบบทางไกล หรือมีโอกาสพบปะเห็นหน้าค่าตากันภายในทีมเป็นบางครั้งบางคราว บรรดาผู้เชี่ยวชาญได้รวบรวมคำแนะนำบางส่วนในการทำความรู้จักสมาชิกใหม่ของออฟฟิศที่ทำงานให้ดียิ่งขึ้น ดังนี้
Be Intentional ให้ความใส่ใจ
เมื่อการทำงานทางไกลทำให้หมดโอกาสที่จะมีช่วงเวลาเดินไปคุยไปตามโถงทางเดิน หรือพูดคุยหัวเราะชวนหัวระหว่างช่วงเบรกกาแฟ สิ่งที่หัวหน้าหรือบริษัทต้องทำก็คือการตั้งใจเอาใจใส่ในการตั้งค่าการแชตเพื่อทำความรู้จักกับพนักงานใหม่อย่างจริงจัง
เทสซา ไวต์ ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร (ซีอีโอ) ของ The Job Doctor กล่าวว่า การแชตผ่านหน้าจอจำเป็นต้องใช้ความพยายามอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับเด็กใหม่ที่ต้องการสร้างสายสัมพันธ์ด้วย ซึ่งโดยมากเด็กใหม่มักจะเกร็งไม่กล้าเข้าหาเพื่อนร่วมงานก่อน
ดังนั้นต้องเป็นหัวหน้าหรือพนักงานเดิมที่เป็นฝ่ายเริ่มต้นก่อน และต้องใช้ความพยายามมากเป็นพิเศษที่จะทำให้การเข้าหานั้นดูเป็นธรรมชาติ ไม่เช่นนั้นจะยิ่งกลายเป็นการกดดันเพื่อนร่วมงานหน้าใหม่
นอกจากนี้ไวต์ยังแนะนำให้ลองสอบถามคำแนะนำจากผู้จัดการ เพื่อขอข้อมูลพนักงานใหม่ ทำความรู้จักในเบื้องต้นว่าเป็นคนเช่นไร ขณะเดียวกันการถามคำถามอย่าง “เราจะช่วยคุณในงานของคุณได้อย่างไร” หรือ “ช่วยบอกสิ่งที่คุณอยากให้เรารู้แต่เรายังไม่รู้เกี่ยวกับคุณมากได้ไหม” สามารถช่วยให้บทสนทนาดำเนินต่อไปได้
ยิ่งไปกว่านั้นการถามเพื่อนร่วมงานใหม่เกี่ยวกับเส้นทางอาชีพส่วนตัวสามารถช่วยให้เพื่อนใหม่เปิดใจในระดับที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นและให้คำแนะนำได้ โดย ออกตาเวีย กอร์เดมา โค้ชอาชีพและผู้เขียนหนังสือ Prep, Push, Pivot: Essential Career Strategies for Underrepresented Women แนะว่า อาจลองถามเกี่ยวกับความรู้สึกหรือความเห็นของน้องใหม่เกี่ยวกับความรู้สึกที่ได้ทำงานในช่วง 2-3 สัปดาห์แรก เพื่อให้น้องใหม่ลองเอ่ยความรู้สึกหรือความคิดเห็นของตนออกมา
Ask for Buddy ร้องขอคู่หู
ในส่วนของน้องใหม่ที่อยากปรับตัวเข้ากับเพื่อนร่วมงานที่มีโอกาสพบหน้าได้แค่ทางหน้าจอ เบนซ์แนะนำว่าให้ลองร้องขอ ‘คู่หู’ หรือ ‘บัดดี้’ ในที่ทำงานที่จะช่วยให้น้องใหม่ได้ทำความรู้จักกับองค์กรและแนะนำตัวกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ให้ดียิ่งขึ้น โดยที่บุคคลนั้นไม่ควรจะเป็นผู้จัดการของเหล่าน้องใหม่เหล่านี้ ซึ่งทางที่ดีควรเป็นพนักงานที่ตำแหน่งใกล้เคียงกัน หรือเข้าร่วมงานก่อนหน้าน้องใหม่ได้เพียงไม่นาน
นอกจากนี้ผู้เชี่ยวชาญยังแนะเด็กใหม่ให้ตรวจสอบคู่มือของบริษัทหรือเว็บไซต์ภายในสำหรับวิธีอื่นๆ ในการเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงาน รวมถึงกลุ่มทรัพยากรพนักงาน (ERGs) โครงการให้คำปรึกษา หรือกิจกรรมอาสาสมัครต่างๆ
Set goals: small and big กำหนดเป้าหมาย: ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่
กอร์เดมาแนะนำว่า เมื่อมีสมาชิกใหม่ สิ่งที่ต้องทำในทีมคือการสร้างเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวสำหรับบทบาทของแต่ละคนภายในทีม
ตัวอย่างเช่น เป้าหมายระยะสั้นอาจเป็นการจดจำชื่อคนในทีมและรู้บางสิ่งที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับสมาชิกใหม่เหล่านี้ รวมถึงคิดถึงสิ่งที่คุณอยากให้สมาชิกใหม่เหล่านี้รู้เกี่ยวกับคุณด้วย ในส่วนของเป้าหมายระยะยาวอาจเป็นการเรียนรู้ความคาดหวังของผู้จัดการและทีมงาน และปรับความคาดหวังของน้องใหม่ให้สอดคล้องกับทีมงาน รวมถึงการรู้ว่าน้องใหม่ต้องการสื่อสารอย่างไร โต้ตอบอย่างไร และสิ่งที่สามารถพูดออกไปได้คืออะไร
Ask to shadow ขอสังเกตการณ์แบบเงียบๆ
ในฐานะน้องใหม่ที่ทำงาน การปรับตัวเรียนรู้ทำความเข้าในกับงานและเพื่อนร่วมงานในระยะเวลาอันรวดเร็วย่อมเป็นผลดี โดยผู้เชี่ยวชาญแนะว่าให้ลองถามผู้จัดการดูว่าจะสามารถเข้าร่วมการประชุมอื่นๆ นอกเหนือจากที่ได้รับมอบหมาย เพื่อช่วยให้สามารถพบปะผู้คนใหม่ๆ รวมทั้งเรียนรู้วัฒนธรรมการประชุมของบริษัท
เบนซ์กล่าวว่า การมีโอกาสได้นั่งฟังในที่ประชุมถือเป็นอีกหนึ่งวิธีในการเรียนรู้ พร้อมแนะนำให้จดบันทึกหรือติดตามผลหลังการประชุมหรือช่วยเตรียมการใดๆ เพราะจะเป็นประโยชน์สำหรับทีมของตนและการเรียนรู้ของพนักงานน้องใหม่
Make the most of your in-office days หรือใช้เวลาในสำนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด
หากทำงานร่วมกันมาได้สักระยะหนึ่ง ลองเลียบเคียงถามสมาชิกในทีมว่าพร้อมเข้าออฟฟิศเพื่อเจอหน้าเด็กใหม่ได้แล้วหรือยัง ซึ่งการพบหน้าอาจไม่จำเป็นต้องเป็นการนัดประชุมร่วมงาน แต่อาจจะนัดมารับประทานอาหารกลางวันร่วมกันสักมื้อ หรือจิบกาแฟยามบ่ายกันบางครั้งแล้วแต่โอกาสจะเอื้ออำนวย
Turn your camera on เปิดกล้องอยู่เสมอ
แม้การประชุมออนไลน์จะทำให้ใครหลายคนเหนื่อยที่ต้องอยู่หน้ากล้องเพื่อการประชุม แต่กอร์เดมากล่าวว่า อย่างไรก็แนะนำให้เปิดกล้องวิดีโอ เพราะการจำชื่อบุคคลจะเป็นเรื่องยากทันทีหากว่าไม่สามารถนึกภาพใบหน้าออก ดังนั้นการเปิดกล้องเป็นประจำจะช่วยให้น้องใหม่เป็นที่จดจำ
“มันไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณแบ่งปัน…มันเป็นวิธีที่คุณแสดงออกและคุณอยู่อย่างไร ดังนั้น การประชุมทางวิดีโอเป็นโอกาสที่ดีในการแสดงเบาะแสว่าตนเองเป็นคนเช่นไรอย่างมืออาชีพ” กอร์เดมากล่าว พร้อมแนะนำเพิ่มเติมว่า การเปิดกล้องอาจเตรียมฉากหลักเป็นชั้นวางหนังสือเล่มโปรด หรือแก้วน้ำ กับภาพถ่ายโรงเรียน หรือทีมกีฬาที่ชอบ ซึ่งทั้งหมดจะช่วยสร้างบทสนทนาที่ต่อยอดไปสู่การสร้าความสัมพันธ์ระหว่างกัน
อ้างอิง:
ช่องทางติดตาม THE STANDARD WEALTH
- Twitter: twitter.com/standard_wealth
- Instagram: instagram.com/thestandardwealth
- Official Line คลิก https://lin.ee/xfPbXUP
