เคล็ดไม่ลับการหาบุคคลอ้างอิง สำหรับมือใหม่ที่เพิ่งเริ่มต้นหางาน

สำหรับมือใหม่ที่เพิ่งลงสนามสมัครงาน และสามารถผ่านกระบวนการคัดกรองจนได้สัมภาษณ์งานกับบรรดาว่าที่นายจ้างในที่สุด ขั้นตอนท้าทายสุดท้ายที่บางครั้งก็ทำให้คนทำงานหน้าใหม่พลาดท่าตกม้าตายก็คือ การที่นายจ้างถามหาบุคคลอ้างอิง (Reference)

ในกรณีของคนที่ทำงานมาได้สักระยะหนึ่งแล้ว การระบุบุคคลอ้างอิงที่จะให้การรับรองความสามารถของเราได้ย่อมไม่ใช่เรื่องยากอะไร แต่กับนักศึกษาที่เพิ่งเรียนจบมา ยังไม่มีประสบการณ์การทำงานใดๆ มาก่อนเลย จะหาบุคคลอ้างอิงเหล่านี้ได้อย่างไร

ผู้เชี่ยวชาญฝ่ายทรัพยากรบุคคลยอมรับว่า แม้ในเรซูเมและจดหมายสมัครงานย่อมเขียนรายละเอียดโดยคร่าวๆ เพียงพอให้ผู้ประกอบการมองหาพนักงานที่ต้องการไว้แล้ว แต่การถามหาบุคคคลอ้างอิง หรือบุคคลที่สามที่มีตำแหน่งหน้าที่การงานที่หน้าเชื่อถือ มีเป้าหมายเพื่อให้บรรดาบริษัทสามารถตรวจสอบยืนยันขีดความสามารถ หรือบุคลิกภาพตัวตนของพนักงานใหม่คนนั้นว่าเป็น ‘คนที่ใช่’ ตัวจริงที่บริษัทต้องการจริงๆ

ฮิวโก้ มาลัน ประธาน Kelly Science, Engineering, Technology & Telecom ซึ่งเป็นแผนกหนึ่งของ Kelly บริษัทให้คำปรึกษาองค์กร กล่าวว่า โดยปกติแล้ว บริษัททั่วไปที่ทำการตรวจสอบกับบุคคลอ้างอิง ไม่ได้ต้องการที่จะซักฟอกประวัติหาเรื่องไม่ดีของคนคนนั้น แต่มีเป้าหมายอยู่ 2 ประการหลักๆ

ประการแรก ก็เพื่อยืนยันความจริงของสิ่งที่ปรากฏอยู่ในเรซูเม ส่วนประการที่สอง คือการทำความเข้าใจว่าที่ลูกจ้างของบริษัทให้มากขึ้น ว่าทักษะและบุคลิกเหมาะสมกับบทบาทหน้าที่ที่มีอยู่ในองค์กรหรือบริษัทนั้นๆ อย่างแท้จริง

สถานีโทรทัศน์ CNN ได้ระดมความเห็นของผู้เชี่ยวชาญที่มาให้คำแนะนำแก่มือใหม่หางานในการพิจารณาหาบุคคลอ้างอิงของตนเอง

ปัจจัยประการแรกก็คือ ให้คิดเรื่องบุคคลอ้างอิงไว้เลยล่วงหน้า บริษัทส่วนใหญ่มักจะสอบถามบุคคลอ้างอิงหลังจากที่ผ่านการสัมภาษณ์งานแล้ว หรือเข้าสู่ขั้นตอนสุดท้ายของการพิจารณาจ้างงานแล้ว ดังนั้นอย่ารอจนกว่าว่าที่นายจ้างจะเปิดปากถาม แต่ให้คิดเผื่อล่วงหน้าไว้เลย

ทั้งนี้ บุคคลอ้างอิงนี้ไม่จำเป็นต้องจำกัดอยู่แค่เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับประวัติการทำงานเพียงอย่างเดียว โดย เคธีย์ โรบินสัน ผู้ก่อตั้งและโค้ชด้านการทำงานของ TurningPoint กล่าวว่า เหล่านักศึกษาจบใหม่หรือคนหนุ่มสาวทั้งหลายมีบุคคลที่สามารถนำมาใช้เป็นบุคคลอ้างอิงได้มากมาย เพียงแต่หนุ่มสาวเหล่านี้ต้องมองให้ลึกลงไปสักหน่อยเท่านั้น

โรบินสันกล่าวว่า เคล็ดลับก็คือการพิจารณาหาคนที่สามารถพูดถึงทักษะ และประสบการณ์การทำงาน รวมถึงบุคลิกลักษณะนิสัยของตัวเราได้

ด้านมาลันเสริมว่า บุคคลอ้างอิงจะมีน้ำหนักน่าเชื่อถือมากขึ้น หากว่าบุคคลอ้างอิงนั้นอยู่ในตำแหน่งที่ค่อนข้างทรงอิทธิพล แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นที่เกี่ยวข้องหรืออยู่ในสาขาที่เราเลือกสมัครงาน

สำหรับทางเลือกของบุคคลอ้างอิง โรบินสันแนะนำให้เริ่มมองจากผู้บังคับบัญชาคนล่าสุด เจ้าหน้าที่ที่เคยฝึกงานนอกเวลาหรือทำงานพาร์ตไทม์ ไปจนถึงอาจารย์ ผู้ฝึกสอน ที่ปรึกษามหาวิทยาลัย หรือหัวหน้าโครงการหรือกิจกรรมที่เราเคยเข้าไปมีบทบาทเป็นผู้นำ หรือเคยเป็นนายจ้างชั่วคราว เช่น การเป็นพี่เลี้ยงเด็ก หรือ อาสาสมัครดูแลผู้พิการ

คำแนะนำประการต่อมาก็คือ การขออนุญาต (Ask Permission) อย่าใส่ชื่อบุคคลอ้างอิงโดยไม่ได้สอบถามความสมัครใจของเจ้าตัวโดยเด็ดขาด ซึ่งเหล่าผู้เชี่ยวชาญย้ำว่า ต้องสอบถามบุคคลอ้างอิงนั้นๆ ว่ายินดีที่จะทำหน้าที่ในฐานะบุคคลอ้างอิงให้เราจริงๆ

เลสลีย์ มิตเลอร์ ผู้ร่วมก่อตั้งบริษัทจัดหางาน Early Stage Careers กล่าวว่า การจัดเตรียมบุคคลอ้างอิงไว้ล่วงหน้า รวมถึงบอกกล่าวกันไว้ก่อน จะช่วยทำให้เรามั่นใจได้ว่าบุคคลอ้างอิงเหล่านั้นเหมาะกับการรับรองทักษะความสามารถของเราสำหรับตำแหน่งงานนั้นๆ หรือบริษัทนั้นๆ รวมถึงเป็นความสบายใจที่ได้รู้ว่าบุคคลอ้างอิงนั้นๆ ยินดีให้ความช่วยเหลือเราอย่างแท้จริง

ขณะเดียวกัน มิตเลอร์ย้ำว่าถ้าในระหว่างสอบถาม บุคคลอ้างอิงดังกล่าวมีท่าทีไม่สบายใจที่จะรับปากก็อย่าฝืนบังคับ เพราะคนคนนั้นอาจจะรู้สึกว่าตนเองไม่ดีพอที่จะรับรองให้กับตัวตนของเรา แต่อาจจะขอให้คนคนนั้นลองแนะนำบุคคลอ้างอิงคนอื่นๆ มาแทน

นอกจากนี้ เมื่อได้รายชื่อบุคคลอ้างอิง ซึ่งโดยปกติมักจะต้องมีประมาณ 2-3 ชื่อแล้ว ผู้เชี่ยวชาญรวมถึงมิตเลอร์แนะนำว่า อย่าลืมจัดลำดับก่อนหลังของบุคคลอ้างอิงด้วย หมายความว่าคนอ้างอิงที่สำคัญที่สุดให้จัดอยู่ในอันดับแรกเสมอ

ขณะที่โรบินสันกล่าวเสริมว่า สิ่งที่ต้องจำให้ขึ้นใจก็คือการรับปากตกลงเป็นบุคคลอ้างอิงสำหรับการสมัครงานครั้งหนึ่ง ไม่ได้หมายความว่าคนคนนั้นจะยินดีเป็นบุคคลอ้างอิงให้เราตลอดการค้นหางานใหม่ๆ ในอนาคต ดังนั้นต้องถามบุคคลอ้างอิงนั้นๆ ก่อนทุกครั้งที่เราจะใช้ชื่อของเขาในการอ้างอิง

ประการสุดท้ายก็คือ หมั่นตรวจสอบอัปเดตสถานะของบุคคลอ้างอิงอย่างสม่ำเสมอ มาลันกล่าวว่า เมื่อตกลงที่จะขอใครสักคนเป็นบุคคลอ้างอิงแล้ว ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเรามีข้อมูลติดต่อที่อัปเดตเป็นปัจจุบันทั้งหมด ทั้งชื่อ เบอร์ติดต่อ และตำแหน่งของบุคคลอ้างอิง ขณะเดียวกันก็ต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่การงานที่เรายื่นสมัคร แต่ไม่จำเป็นต้องลงลึกในรายละเอียดมากจนเกินไป

เหตุผลเพราะการให้ข้อมูลที่มากเกินไป อาจทำให้บุคคลอ้างอิงรู้สึกเหมือนถูกชี้นำให้พูดบางสิ่งบางอย่างที่ขัดต่อหลักการของตนเอง

ด้านโรบินสันแนะนำว่า ถ้าไม่รู้จะให้ข้อมูลกับบุคคลอ้างอิงอย่างไร ก็ลองเริ่มส่งอีเมลที่ให้ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับตัวบริษัท ตำแหน่งที่สมัคร ตลอดจนคำถาม และประเด็นสำคัญในการสัมภาษณ์ โดยใช้ภาษากึ่งทางการ ให้ความรู้สึกเป็นกันเองเล็กน้อย และอาจชวนบุคคลอ้างอิงคุยด้วยการพูดถึงการฝึกงาน โปรเจ็กต์ หรือโครงการที่เคยทำร่วมกัน ซึ่งข้อมูลทั้งหมดที่ระบุไป ถือเป็นแนวทางให้บุคคลอ้างอิงนั้นๆ พอจะได้แนวคิดคร่าวๆ ว่าจะพูดถึง ตอบคำถาม หรือรับรองแนะนำเราอย่างไรกับว่าที่นายจ้างนั่นเอง

อ้างอิง: