ซีอีโอ ต้องจัดการ ‘แรงเสียดทาน’ อย่างไรให้องค์กรเคลื่อนไปข้างหน้าเร็วขึ้น

เราทราบกันดีว่าในโลกที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ผู้บริหารต่างต้องการให้องค์กรของตนสามารถปรับตัวและเคลื่อนที่ไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว แต่ในความเป็นจริง บริษัทส่วนมากยังคงมีอุปสรรคหรือสิ่งกีดขวาง ซึ่งเป็นเหมือน ‘แรงเสียดทาน’ ที่ทำให้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ ได้เร็วเท่าที่ต้องการ ซึ่งสิ่งเหล่านี้มีตั้งแต่เรื่องเล็กๆ อย่างการสื่อสารผ่านทางอีเมล กระบวนการจัดซื้อ ไปจนถึงเรื่องใหญ่ขึ้นอย่างการนำเทคโนโลยีมาใช้ หรือการตัดสินใจลงทุนต่างๆ

ข้อมูลจากรายงานผลสำรวจ 27th Annual Global CEO Survey ของ PwC ระบุว่า 40% ของซีอีโอทั่วโลกใช้เวลาไปกับกิจกรรมต่างๆ ตั้งแต่การส่งอีเมล การประชุม และกระบวนการบริหารจัดการอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งนั่นหมายถึงการสูญเสียด้านต้นทุน ทรัพยากร รวมทั้งเวลาที่สามารถนำไปใช้วางแผนเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงหรือปรับโมเดลธุรกิจใหม่ให้มีคุณค่ามากกว่าเดิม

ทั้งนี้ รายงานของ PwC ยังชี้ให้เห็นว่า บริษัทที่จัดการกับแรงเสียดทานต่างๆ ภายในองค์กรได้ดีกว่าจะสามารถเพิ่มโอกาสในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ให้กับองค์กรมากขึ้น โดยบทความ ‘From sludge to success: The road to business renewal starts when CEOs step in to reduce organizational friction’ ได้นำเสนอ 3 แนวทางสำหรับผู้บริหาร เพื่อจัดการกับอุปสรรคต่างๆ ที่ขัดขวางการเคลื่อนไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วขององค์กรดังต่อไปนี้

คำนวณต้นทุนแฝงจากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการทำงาน ขั้นตอนการขออนุมัติที่ซับซ้อน การใช้เทคโนโลยีที่ยากต่อการบำรุงรักษาและไม่สามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ได้ หรือแม้แต่การนัดประชุมที่มีมากจนเกินไป สิ่งเหล่านี้ ดูเผินๆ อาจเป็นสิ่งเล็กน้อย แต่ทำให้สูญเสียทรัพยากร เวลา และเงินที่สามารถนำไปใช้เพื่อสร้างโอกาสในการเติบโต เช่น การสร้างพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ การประยุกต์ใช้เครื่องมือดิจิทัล หรือการพัฒนาทักษะของพนักงาน อีกทั้งยังทำให้เสียโอกาสสำหรับการคิดสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆ

ลดอุปสรรคเพื่อเพิ่มผลกำไร และสร้างระบบนิเวศที่มีประสิทธิภาพ รายงานของ PwC ยังได้ศึกษาถึงปัจจัยที่สร้างความแตกต่างให้กับบริษัทที่มีประสิทธิภาพในการทำงานสูง โดยพบว่าบริษัทที่เป็นผู้นำมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงานของตนเพื่อลดต้นทุนทางธุรกรรม หรืออัปเกรดเทคโนโลยีเก่าที่ไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้บริษัทผู้นำเหล่านี้เข้าสู่ตลาดได้เร็วกว่า อีกทั้งมีความคล่องตัวมากกว่า และมีโอกาสมากกว่าถึงสองเท่าในการสร้างรายได้มากขึ้นจากระบบนิเวศการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

จัดการกับความไร้ประสิทธิภาพผ่านวัฒนธรรมและเทคโนโลยี ด้วยการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานและพฤติกรรมที่ขัดขวางความมีประสิทธิภาพของพนักงานและผู้บริหาร จากนั้นมุ่งเน้นไปที่การกำจัดข้อผิดพลาดทางเทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงการทำงานให้ง่ายขึ้น โดยมีแนวปฏิบัติที่สำคัญซึ่งประกอบไปด้วย

อย่าเป็นส่วนหนึ่งของปัญหา บ่อยครั้งเราจะพบว่าผู้บริหารอาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของอุปสรรคโดยไม่ได้ตั้งใจ และในขณะเดียวกัน ผู้บริหารก็คือกุญแจสำคัญที่จะช่วยลดและขจัดความไม่มีประสิทธิภาพขององค์กรได้ โดยเริ่มต้นจากการทบทวนกระบวนการทำงานและสิทธิพิเศษต่างๆ สำรวจความคิดเห็นของพนักงานอย่างจริงจังเพื่อทำความเข้าใจและสำรวจตนเองและองค์กรอย่างซื่อตรง

ให้อำนาจแก่พนักงาน ผู้บริหารต้องมีส่วนร่วมและให้อำนาจกับบุคลากรที่ต้องเผชิญกับอุปสรรคมากที่สุดอย่างพนักงาน โดยต้องมีวัฒนธรรมองค์กรที่เกื้อหนุนให้พนักงานได้มีอำนาจในการตัดสินใจ สร้างความเชื่อมั่นระหว่างผู้นำและพนักงาน และไม่ทำงานแบบไซโล นอกจากนี้ องค์กรยังควรมีช่องทางในการแสดงความคิดเห็นได้อย่างปลอดภัย เช่น ช่องทางที่ไม่ระบุตัวตนของผู้แจ้งข้อมูล ในส่วนของเทคโนโลยี ผู้บริหารควรต้องส่งเสริมนวัตกรรมที่ขับเคลื่อนโดยพนักงาน มุ่งเน้นการสร้างทักษะ ส่งเสริมการสร้างสรรค์แนวคิดใหม่ๆ และต้องนำไปปรับใช้ได้อย่างรวดเร็ว

ตรวจสอบเทคโนโลยีที่เป็นจุดอ่อน ระบบที่ล้าสมัยและไม่สามารถเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีหรือระบบอื่นๆ ได้ ส่งผลให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพและสูญเสียเวลาทำงาน นอกจากนี้ การเก็บข้อมูลแยกจากกันโดยไม่แบ่งปันกับหน่วยงานอื่น ยังนำไปสู่การทำงานซ้ำๆ เข้าถึงยาก และไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลทั่วทั้งองค์กรได้ ซีอีโอควรเริ่มต้นด้วยการระบุและเลิกใช้งานเทคโนโลยีเก่าและไม่บูรณาการ จากนั้นปรับปรุงระบบให้ทันสมัยและเชื่อมต่อกันด้วยการใช้เทคโนโลยีคลาวด์ และยกระดับส่วนต่อประสานโปรแกรมประยุกต์ (Application Programming Interface: API) เพื่อการเชื่อมต่อระบบต่างๆ ในองค์กรอย่างราบรื่น

ประยุกต์ใช้ AI ในการทำงาน องค์กรสามารถนำเทคโนโลยี AI มาช่วยวิเคราะห์และนำเสนอกระบวนการที่ลดสิ่งกีดขวาง เช่น กระบวนการทำงานที่ซับซ้อน รวมทั้งจัดการและรวบรวมชุดข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และข้อมูลแบบเรียลไทม์ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ อีกทั้งควรใช้แชตบอตเพื่อช่วยพนักงานตอบคำถามทั่วไปของลูกค้า

ทั้งนี้ ในบางครั้งแรงเสียดทานในกระบวนการทำงานก็ถือเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อป้องกันการตัดสินใจที่เร่งรีบจนเกินไปหรือการกระทำโดยประมาท โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมด้านสุขภาพหรือด้านการเงินที่มีกระบวนการและข้อกำหนดที่เคร่งครัดจนอาจดูเหมือนเป็นสิ่งกีดขวาง แต่ก็จำเป็นต้องมี เพื่อสร้างความเชื่อมั่นในการปฏิบัติตามข้อกฎหมายและจริยธรรม รวมทั้งปกป้องผลประโยชน์ของผู้บริโภคและรักษาเสถียรภาพของระบบโดยรวม แต่สิ่งสำคัญมากที่สุดคือ ผู้นำองค์กรจะต้องแยกให้ออกระหว่างแรงเสียดทานที่ควรต้องมีกับสิ่งกีดขวางการทำงานอย่างแท้จริง นอกจากนี้ จะต้องมีความกระตือรือร้นในการลดหรือกำจัดความไม่มีประสิทธิภาพเหล่านั้น เพื่อเตรียมองค์กรให้พร้อมสำหรับอนาคต

อ้างอิง: