เป็นที่เข้าใจกันดีว่าด้วยสถานการณ์โควิด-19 ได้ส่งผลให้หลายๆ บริษัทต้องปรับตัวและเปิดโอกาสให้มีการทำงานจากนอกสถานที่ทำงานได้ หรือที่คนส่วนใหญ่นิยมเรียกกันว่าการ Work from Home และแม้ว่าการระบาดของโควิด-19 จะคลี่คลายลง หลายๆ บริษัทก็ยังเห็นถึงประโยชน์ของการเปิดโอกาสให้ลูกจ้างสามารถเลือกที่จะทำงานจากนอกสถานที่ทำงานได้ ซึ่งการที่นายจ้างเปิดโอกาสให้ลูกจ้างสามารถทำงานจากที่พักอาศัยหรือสถานที่อื่นนอกจากสถานที่งาน นับว่าเป็นนโยบายที่ได้รับความนิยมและแพร่หลายอย่างมากในปัจจุบัน ทั้งยังเป็นที่ยอมรับกันว่าสามารถเพิ่มศักยภาพและประสิทธิภาพในการทำงานของลูกจ้าง ช่วยลดการใช้พลังงาน รวมถึงค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และส่งผลให้ลูกจ้างมีความพึงพอใจในงานที่ตัวเองทำ เนื่องจากความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้นและมีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ภาครัฐเองได้เล็งเห็นถึงความเหมาะสมในสภาพการณ์ปัจจุบันจึงได้แก้ไขเพิ่มเติมมาตรา 23/1 ในพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 เพื่อส่งเสริมให้นายจ้างและลูกจ้างสามารถตกลงกันให้ลูกจ้างทำงานนอกสถานที่ได้
การตกลงให้มีการทำงานจากนอกสถานที่ เรื่องของความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างเป็นเรื่องที่กฎหมายให้ความสำคัญ การตกลงที่ไม่สอดคล้องและไม่เป็นคุณกับลูกจ้างตามที่กฎหมายกำหนดอาจนำมาซึ่งการร้องเรียนจากลูกจ้าง และส่งผลถึงความสัมพันธ์อันดีของทั้งสองฝ่าย ผู้เขียนคำนึงว่ามีผู้ประกอบการหลายท่านที่ได้เคยมีนโยบายนี้มาก่อนแล้วในอดีต รวมถึงนายจ้างอีกหลายท่านที่ยังไม่เคยมีข้อตกลงเช่นนี้มาก่อน บทความนี้จะขอแนะแนวหลักการตามกฎหมายเพื่อเป็นข้อมูลให้แก่ทั้งนายจ้างและลูกจ้าง
นายจ้างและลูกจ้างอาจมีข้อสงสัยว่ามาตรา 23/1 นี้ได้กำหนดสิทธิและหน้าที่ใดแก่นายจ้างและลูกจ้างบ้าง ถ้าทางบริษัทกับลูกจ้างไม่เคยมีข้อตกลงกันในส่วนของการทำงานนอกสถานที่มาก่อน กฎหมายใหม่นี้จะให้สิทธิลูกจ้างในการเรียกร้องให้นายจ้างต้องเปิดโอกาสให้มีการทำงานจากนอกสถานที่ทำงานได้หรือไม่ จากเดิมที่นายจ้างให้ลูกจ้างมาทำงานที่สถานที่ทำงาน จะสามารถกำหนดให้ลูกจ้างทุกคนต้องไปทำงานที่บ้าน ไม่ต้องเข้ามาที่สถานที่ทำงานได้หรือไม่ คำตอบก็คือการจัดให้มีการทำงานจากนอกสถานที่ทำงานได้นั้นไม่ใช่สิ่งที่กฎหมายบังคับไว้ว่าต้องมี แต่ต้องเกิดจากการยินยอมของทั้งนายจ้างและลูกจ้าง กล่าวคือ ต่างฝ่ายต่างไม่มีสิทธิบังคับให้อีกฝ่ายต้องจัดให้มีการทำงานจากนอกสถานที่ อย่างไรก็ดี ทางผู้เขียนปฏิเสธไม่ได้ว่าการจัดให้มีนโยบายนี้ในสถานการณ์ที่เหมาะสมจะเป็นประโยชน์กับทั้งลูกจ้างและนายจ้างดังที่ได้กล่าวมา ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ลักษณะธุรกิจ รูปแบบการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ลักษณะและช่วงอายุของลูกจ้าง เป็นต้น
โดยข้อตกลงเกี่ยวกับการทำงานจากนอกสถานที่ (Work from Home) นี้ กฎหมายระบุให้ทำเป็นหนังสือหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แต่ไม่ได้ระบุรูปแบบในการทำไว้อย่างชัดแจ้ง ผู้เขียนจึงขอยกตัวอย่างการทำเป็นหนังสือหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การจัดทำในรูปแบบของหนังสือแจ้ง หนังสือเวียน ประกาศแจ้ง ที่นายจ้างแจ้งแก่ลูกจ้าง หรือการจัดทำในรูปแบบสัญญา ข้อกำหนดที่ระบุไว้ในหนังสือสัญญาจ้าง หรือระบุในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน โดยการแจ้งหรือเอกสารดังกล่าวสามารถจัดทำในรูปเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ ตราบใดที่สามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ใหม่ได้โดยรายละเอียดไม่เปลี่ยนแปลง เช่น การส่งอีเมลเวียนภายในองค์กรที่แนบไฟล์ PDF ในส่วนของรายละเอียดข้อตกลงเกี่ยวกับการ Work from Home ที่ต้องกำหนดหรือระบุลงในเอกสารดังกล่าว มาตรา 23/1 ไม่ได้กำหนดบังคับไว้ เพียงแต่ยกตัวอย่างไว้ว่าข้อตกลงอาจระบุเกี่ยวกับช่วงระยะเวลาเริ่มงานและเลิกงาน วันและเวลาทำงาน เวลาพัก หลักเกณฑ์การทำงานล่วงเวลาและการทำงานในวันหยุด ขอบเขตหน้าที่ภาระงาน ภาระการจัดหาเครื่องมือหรืออุปกรณ์การทำงาน เป็นต้น เพราะฉะนั้นหัวใจหลักของการ Work from Home จึงเป็นเรื่องของความยินยอมของทั้งสองฝ่ายระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง และรายละเอียดของการ Work from Home จะเป็นอย่างไรก็เป็นไปตามที่ทั้งสองฝ่ายจะตกลงกัน
ข้อตกลงให้มีการทำงานจากนอกสถานที่ทำงาน (Work from Home) อาจจัดทำออกมาได้ 3 วิธี ดังนี้
- การบรรจุไว้ในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานของบริษัท วิธีนี้เหมาะสำหรับกรณีที่บริษัทมั่นใจแล้วว่าจะกำหนดให้การ Work from Home เป็นนโยบายถาวร เพื่อให้สอดคล้องกับยุคสมัยและเทรนด์ของประเทศต่างๆ ในปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม หากต้องการแก้ไขข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานในภายหลัง ก็จะมีขั้นตอนหลายประการที่จะต้องดำเนินการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการที่จะต้องได้รับความยินยอมจากลูกจ้าง
- การทำเป็นนโยบายชั่วคราวหรือเป็นครั้งคราวแจ้งแก่ลูกจ้าง วิธีนี้เหมาะสำหรับกรณีที่บริษัทยังไม่ต้องการที่จะกำหนดให้มีการ Work from Home เป็นนโยบายถาวร หรือยังไม่สามารถกำหนดเงื่อนไขที่แน่ชัดได้ แต่ยังต้องการให้ลูกจ้างมีความยืดหยุ่นในการทำงาน ซึ่งสามารถเลือกทำงานจากนอกสถานที่ได้เป็นบางช่วงบางคราวหรือตามความเหมาะสม ซึ่งนโยบายชั่วคราวของนายจ้างดังกล่าวสามารถจัดทำในรูปแบบของประกาศแจ้งในสำนักงานหรือแนบเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เช่น PDF ไปกับอีเมลเวียนในองค์กรได้ ซึ่งเมื่อครบกำหนดระยะเวลาของนโยบายแล้ว บริษัทอาจขยายระยะเวลาต่อ หรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในรายละเอียด หรืออาจยกเลิกนโยบายไปเลยก็ได้ตามแต่ที่บริษัทจะเห็นว่าเหมาะสม
- การทำข้อตกลงเป็นสัญญาหรือกำหนดไว้ในสัญญาจ้าง วิธีนี้เหมาะสำหรับกรณีที่บริษัทต้องการตกลงเป็นการเฉพาะเจาะจงกับลูกจ้างเฉพาะรายหรือเฉพาะกลุ่ม การกำหนดไว้ในข้อสัญญาทำให้นายจ้างสามารถระบุรายละเอียดเป็นการเฉพาะไปตามแต่สถานการณ์ของลูกจ้างแต่ละรายแต่ละกลุ่ม วิธีนี้ยังใช้สำหรับกรณีที่บริษัทกำหนดให้มีการ Work from Home เป็นนโยบายถาวรแล้วได้ด้วย โดยระบุไว้ในแบบสัญญาจ้างของบริษัท
นอกจากเรื่องของการตกลงให้มีการทำงานจากนอกสถานที่ทำงาน (Work from Home) แล้ว ยังมีประเด็นอื่นอีก 2 ประการ ที่นายจ้างและลูกจ้างต้องคำนึงถึงด้วยสำหรับมาตรา 23/1 ใหม่นี้ คือ
- การรับรองสิทธิของลูกจ้างที่จะปฏิเสธการติดต่อสื่อสารภายหลังเวลางาน แม้ว่าโดยปกตินอกเวลาทำงานนับเป็นเวลาส่วนตัวของลูกจ้าง ซึ่งลูกจ้างจะเลือกที่จะรับการติดต่อจากที่ทำงาน/หัวหน้างานหรือไม่ก็ได้ การที่มาตรา 23/1 ใหม่ได้เขียนรองรับสิทธินี้ไว้อย่างชัดเจนสำหรับการทำงานแบบ Work from Home หมายถึงนายจ้างหรือผู้ควบคุมงานจะไม่สามารถนำการที่ลูกจ้างปฏิเสธการติดต่อนอกเวลาทำงาน เช่น ไม่รับสายโทรศัพท์ ไม่ตอบอีเมลหรือข้อความผ่านแอปพลิเคชั่นอื่นๆ เช่น LINE หรือ Microsoft Teams เป็นต้น มาเป็นเหตุในการประเมินการทำงานของลูกจ้างได้ เนื่องจากเป็นสิทธิที่กฎหมายรับรองไว้ อย่างไรก็ตาม กฎหมายได้เปิดช่องให้ทำได้หากลูกจ้างได้ให้ความยินยอมไว้แก่นายจ้าง ซึ่งหากนายจ้างเห็นว่าการให้ลูกจ้าง Work from Home ยังมีความจำเป็นต้องติดต่อสื่อสารกับลูกจ้างภายหลังเวลางาน ก็ต้องให้ลูกจ้างให้ความยินยอมไว้ก่อน
- การรับรองสิทธิอันเท่าเทียมกันของลูกจ้างที่ทำงานนอกสถานที่ มาตรา 23/1 ได้รับรองสิทธิของลูกจ้างที่ Work from Home ให้มีสิทธิต่างๆ เท่าเทียมกับลูกจ้างที่ทำงานในสถานที่ทำงาน เช่น ค่าจ้าง ค่าทำงานล่วงเวลา เวลาพัก รวมถึงวันหยุด เป็นต้น
สุดท้ายนี้ผู้เขียนเห็นว่าการ Work from Home และแก้ไขเพิ่มเติมพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานดังกล่าวเป็นประโยชน์กับทั้งลูกจ้างและนายจ้าง ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการสามารถพิจารณาแนวทางการบริหารงานให้เหมาะสมกับสถานการณ์และยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไปได้ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์กับทางบริษัท อย่างไรก็ตาม บริษัทที่สนใจจะเปิดโอกาสให้ลูกจ้างทำงานจากนอกสถานที่ทำงานหรือ Work from Home ควรมีการวางแผนและปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ เนื่องจากยังมีรายละเอียดต่างๆ ในทางกฎหมายที่ต้องคำนึงถึง
