แม้การทำงานยุคนี้ ไม่ง่าย! การแข่งขันสูง แต่คนที่ประสบความสำเร็จมักใช้ทักษะ 5 วลีนี้ เมื่อพูดคุยกับเจ้านาย ให้ดูสง่างามและทรงพลัง ซึ่งผู้เชี่ยวชาญองค์กรระดับโลกแนะว่านอกจากจะช่วย “สร้างความแตกต่าง” และจุดแข็งตัวเองได้ ในองค์กร ยังมีโอกาสเลื่อนตำแหน่งเร็วขึ้น
การประชุมแบบตัวต่อตัว (One-on-ones) กับหัวหน้า ถือเป็นช่วงเวลาที่มีคุณค่ามากที่สุดช่วงหนึ่งในชีวิตการทำงาน ทว่าในความเป็นจริง พนักงานจำนวนไม่น้อยกลับมองว่าเป็นเพียงการประชุมธรรมดาที่ไม่สำคัญ จึงไม่เตรียมตัวให้พร้อม และใช้เวลาอย่างเร่งรีบ เพียงรายงานว่างานไหนบ้างที่เสร็จแล้ว ก่อนจะจบการสนทนาไปอย่างรวดเร็ว
CNBC จึงหยิบยกงานผู้เขียน ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญ (Coaching leaders) มากประสบการณ์กว่า 15 ปี ในการให้คำปรึกษาผู้นำในบริษัทระดับโลก เช่น Google, Amazon และ Apple โดยเขียนไว้ในหนังสือ “Managing Up: How to Get What You Need From the People in Charge” ว่า บุคลากรที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งเร็วที่สุด ไม่ได้มองการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นแค่ ‘เวทีรายงานสถานะงาน’ แต่ใช้โอกาสนี้ในการ ‘เชื่อมโยงผลงาน’ ของตนกับผลกระทบทางธุรกิจ รวมถึงมองหาโครงการใหม่ ๆ ที่ท้าทาย ซึ่งอาจไม่เคยรับรู้มาก่อน หากไม่ได้พูดคุยโดยตรงกับหัวหน้า
โดยทั่วไป ผู้นำมักเลื่อนตำแหน่งให้กับพนักงานที่ไม่จำเป็นต้องได้รับการดูแลใกล้ชิด และสามารถพิสูจน์ได้ว่าทำงานได้ในระดับที่สูงขึ้น ผู้เขียนจึงแนะนำ 5 วลีสำคัญ ที่ควรใช้ในการประชุมแบบตัวต่อตัว ซึ่งสามารถเปลี่ยนมุมมองที่หัวหน้ามีต่อคุณ และเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ ในสายอาชีพ
1. “ก่อนอื่นเลย ขออนุญาตแชร์ความคืบหน้างานที่เราคุยกันครั้งล่าสุด”
การเริ่มต้นด้วยการสรุปผลงานที่ทำสำเร็จตั้งแต่การประชุมครั้งก่อน พร้อมอธิบายว่าทำไมจึงมีความสำคัญ จะช่วยเน้นย้ำคุณค่าของงานที่คุณทำ และป้องกันไม่ให้การสนทนาออกนอกประเด็น สิ่งที่คุณเล่าอาจถูกส่งต่อไปถึงผู้บริหารระดับสูง ซึ่งช่วยเพิ่มโอกาสให้คุณเป็นที่จดจำของผู้มีอำนาจตัดสินใจ
ผู้เขียนแนะนำให้หลีกเลี่ยง ‘การอัปเดตงานแบบกว้างๆ’ และควรเชื่อมโยงผลงานกับผลลัพธ์ทางธุรกิจให้ชัดเจน เช่น แทนที่จะพูดว่า “เรากำลังติดต่อลูกค้าใหม่” ควรอธิบายว่า “เราได้ติดต่อลูกค้าเป้าหมาย 8 รายในสัปดาห์ที่ผ่านมา และมีการนัดสาธิตสินค้า 3 ครั้ง ซึ่งทำให้เรา ‘มาถูกทาง’ สำหรับเป้าหมายไตรมาสที่ 2”
2. “มีเรื่องหนึ่งที่อยากขอความคิดเห็นของคุณ (หัวหน้า) คือ…”
แม้การประชุมแบบตัวต่อตัวจะมีเวลาเพียง 30 นาที แต่ก็สามารถใช้เป็นช่วงเวลาแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ วลีนี้ช่วยเปลี่ยนภาพลักษณ์ของคุณจาก ‘ผู้รอคำสั่ง เป็นผู้ร่วมคิดร่วมตัดสินใจ’ แสดงให้เห็นถึงการคิดอย่างมีเหตุผลและความริเริ่มสร้างสรรค์ ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ผู้บริหารให้ความสำคัญ
ผู้เขียนแนะนำว่า ไม่ควรหยิบยกปัญหาขึ้นมาโดยไม่แสดงให้เห็นว่าคุณได้พยายามแก้ไขแล้วอย่างไร เช่น แทนที่จะพูดว่า “ผมไม่รู้จะจัดการกับความขัดแย้งในทีมนี้อย่างไร” ควรพูดว่า “มีการสื่อสารผิดพลาดกับทีมการตลาด ผมได้ลองทำ [X] แล้ว และกำลังพิจารณา [Y] ต่อไป แต่อยากขอความคิดเห็นของคุณก่อนตัดสินใจ”
ข่าวที่เกี่ยวข้อง:
- ตอนอายุ 20 ต้นๆ ผมไม่เชื่อในวันหยุดและพักร้อน แต่ ‘วอร์เรน บัฟเฟตต์’ เตือนเสมอ มีเงินก็ซื้อเวลาไม่ได้ ‘บิล เกตส์’ เผย อยากมีแรงทำงานไปอีกสัก 20-30 ปี
- 10 อาชีพแห่งอนาคตที่เป็นม้ามืด แต่เติบโตเร็ว รายได้สูง 6 หลักต่อเดือน แบบไม่ต้องรอเกษียณ
- คอนเนกชัน ความสดใส และเวลา’ อ่าน 7 เรื่องราวผ่านตัวตนที่ซ่อนอยู่ใน Taylor Swift ที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จระดับโลก
- ทำไม ‘Gen Z’ ทุ่มไปกับการซื้อของแบรนด์เนม มองการซื้อบ้านสักหลังและออมเกษียณเป็นเรื่องยากและไกลเกินฝัน?
3. “คุณได้ยินมุมมองอะไรจากผู้บริหารมาบ้าง?”
แทนที่จะพูดถึงแต่งานของตัวเอง การถามถึงมุมมองระดับผู้บริหารจะช่วยให้คุณเข้าใจ ‘ทิศทางองค์กร’ ลำดับความสำคัญ และแรงกดดันที่อาจส่งผลต่องานของคุณในอนาคต ก่อนที่การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะเกิดขึ้นโดยไม่ทันตั้งตัว
นอกจากนี้ คุณยังสามารถเสนอตัวช่วยแบ่งเบาภาระงานของหัวหน้า เช่น อาสาเข้าร่วมโครงการหรือประชุมแทน ซึ่งเป็นประโยชน์ทั้งสองฝ่าย เพราะคุณได้แสดงศักยภาพ ขณะที่หัวหน้าก็ได้รับการสนับสนุนอย่างเป็นรูปธรรม
4. “เรื่องนี้…ฉันอยากมีส่วนร่วมด้วย”
การเลื่อนตำแหน่งไม่ได้ตัดสินกันในวันประเมินผลงานเพียงวันเดียว แต่เกิดจากการสังเกตอย่างต่อเนื่องหลายเดือน วลีนี้เป็นการแสดงความสนใจและความพร้อมรับผิดชอบเพิ่มเติมอย่างสุภาพ แต่ทรงพลัง
ตัวอย่างเช่น หากหัวหน้าพูดถึงทิศทางใหม่ของบริษัท คุณอาจแสดงความสนใจพร้อมตั้งคำถามเชิงลึก หรือใช้วลีนี้หลังได้รับคำชม เพื่อสื่อว่าคุณต้องการ ‘ต่อยอด’ ความสามารถและเติบโตไปอีกขั้น
5. “สรุปแล้ว ฉันจะทำ [A] และ [B] และฉันจะรอ [X] และ [Y] จากคุณ”
การจบการประชุมด้วยถ้อยคำกว้าง ๆ เช่น “โอเค เดี๋ยวคุยกันสัปดาห์หน้า” มักนำไปสู่ความไม่ชัดเจนและความผิดหวังในภายหลัง ผู้เขียนแนะนำให้สรุปสิ่งที่แต่ละฝ่ายต้องรับผิดชอบอย่างชัดเจน พร้อมกำหนดกรอบเวลาให้แน่นอน
หากหัวหน้าตกลงจะดำเนินการบางอย่าง ควรถามต่อให้ชัดเจน เช่น “วันพุธสะดวกไหม” หรือ “ผมสามารถได้รับข้อมูลภายในวันศุกร์ได้หรือไม่” เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน และผลักดันงานให้เดินหน้าได้จริง เป็นรูปธรรม
ภาพ: nd3000/Getty Images
อ้างอิง:
