แม้การเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยี เศรษฐกิจ และสังคมจะเกิดขึ้นแทบตลอดเวลา แต่สิ่งหนึ่งที่ไม่เคยเปลี่ยนสำหรับการดำเนินธุรกิจคือความจริงที่ว่า ‘เงินสดคือราชัน’ หรือ ‘Cash is king’
เมื่อ ‘เงินทุนหมุนเวียน’ คือกระแสเงินสดที่มีความจำเป็นในการขับเคลื่อนองค์กร ทุกหน่วยงานภายในบริษัทต้องร่วมกันบริหารเงินทุนหมุนเวียนให้อยู่ในระดับที่เพียงพอต่อความต้องการของธุรกิจ และให้สามารถนำเงินส่วนที่เหลือไปลงทุนเพิ่มเติมเพื่อให้ได้รับผลตอบแทนที่สูงขึ้น และมีกระแสเงินสดมากขึ้นไปใช้ต่อยอดธุรกิจให้เติบโตในอนาคต เมื่อเป็นเช่นนี้ กลยุทธ์การบริหารเงินทุนหมุนเวียนจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่วิกฤตโควิด-19 ได้ส่งผลกระทบต่อธุรกิจในทุกกลุ่มอุตสาหกรรม
จะว่าไปแล้ววิธีการบริหารเงินทุนหมุนเวียนให้มีเงินเหลือเพียงพอนั้นมีอยู่ด้วยกันหลากหลายวิธี แต่กลยุทธ์ที่ธุรกิจนิยมเลือกใช้มักเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าคงคลัง และเงินสด ซึ่งเกี่ยวข้องกับหน่วยงาน 3 ฝ่ายเป็นหลัก ได้แก่ ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการเงินและบัญชีเจ้าหนี้ และฝ่ายบริหารเงิน
อ้างอิง: PwC
สำหรับการเพิ่มเงินทุนหมุนเวียนขององค์กรผ่านหน่วยงาน 3 ฝ่ายนี้ สามารถเริ่มได้อย่างง่ายๆ ด้วยการแบ่งฐานซัพพลายเออร์ออกเป็นกลุ่มๆ จากนั้นพิจารณาวิธีจ่ายเงินที่เหมาะสมตามแต่ละกลุ่ม โดยซัพพลายเออร์บางรายอาจยินดีที่จะเสนอส่วนลดเพิ่มเติม หากบริษัทสามารถชำระเงินก่อนวันครบกำหนด ซึ่งประโยชน์ที่หน่วยงานทั้ง 3 ฝ่ายจะได้รับ มีดังต่อไปนี้
1. ฝ่ายจัดซื้อ สร้างความพึงพอใจให้กับซัพพลายเออร์ เพราะได้รับเงินก่อนถึงกำหนดชำระ
2. ฝ่ายการเงินและบัญชีเจ้าหนี้ ปรับปรุงประสิทธิภาพการจ่ายชำระเมื่อมีการประยุกต์ใช้ร่วมกับเทคโนโลยี
3. ฝ่ายบริหารเงิน ช่วยให้กิจการได้เงินทุนหมุนเวียนกลับมา เช่น ธนาคารจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ ณ วันที่ 10 แต่บริษัทจ่ายเงินคืนธนาคาร ณ วันที่ 90 หรือในกรณีที่กิจการมีเงินสดส่วนเกิน ก็สามารถใช้วิธีให้ส่วนลดเช่นนี้ โดยบริษัทจ่ายเงินสดออกไป ณ วันที่ 10 แต่ได้รับประโยชน์จากส่วนต่างระหว่างอัตราดอกเบี้ยต่อปี (Annual Percentage Rate) กับต้นทุนทางการเงินเฉลี่ยของเงินทุน (Weighted Average Cost of Capital) เป็นต้น
นอกจากกลยุทธ์ที่กล่าวมาข้างต้น ยังมีกลยุทธ์อื่นๆ ที่องค์กรสามารถนำมาใช้ได้ด้วย เช่น การต่อรองด้วยการสั่งซื้อในปริมาณสูง เพื่อขอแลกกับส่วนลดเมื่อจ่ายชำระก่อนวันครบกำหนด หรือการขอยืดระยะเวลาจ่ายเงินออกไป ซึ่งมักใช้ได้กับกิจการของซัพพลายเออร์ที่มีสถานะทางการเงินที่แข็งแกร่ง เป็นต้น
จัดตั้ง ‘คณะอำนวยการบริหารเงินทุนหมุนเวียน
นอกจากนี้ การจะวัดผลความสำเร็จจากการบริหารเงินทุนหมุนเวียนนั้น องค์กรจะต้องจัดตั้ง ‘คณะอำนวยการบริหารเงินทุนหมุนเวียน’ เพื่อรวบรวมตัวแทนจากฝ่ายงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมากำหนดเป้าหมายในการบริหารเงินทุนหมุนเวียนร่วมกัน รวมทั้งเสริมความมั่นคงทางการเงินและสร้างการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพให้กับองค์กร โดยจะต้องไม่ส่งผลให้เกิดความเสี่ยงต่อฐานซัพพลายเออร์โดยรวม หรือเกิดผลเสียหายต่อความสัมพันธ์อันดีกับซัพพลายเออร์รายสำคัญ
ที่สำคัญยิ่งไปกว่านั้น องค์กรจะต้องสามารถควบคุมกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งถือเป็นฐานรากสำคัญของการบริหารกระแสเงินสดของบริษัทให้ได้ ยกตัวอย่างเช่น บางองค์กรมีซัพพลายเออร์อยู่เป็นจำนวนมาก และถึงแม้จะมีกระบวนการทำงานที่เป็นระบบแล้วก็ตาม แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ได้รับ แล้วทำการกระทบยอดใบแจ้งหนี้แต่ละรายการกับใบสั่งซื้อที่เคยเปิดออกไปได้ครบถ้วน ซึ่งหากไม่สามารถบริหารยอดเจ้าหนี้ได้อย่างถูกต้อง จะส่งผลให้การประมาณการและการจัดการเงินสดเพื่อบริหารสภาพคล่องในระยะสั้นทำได้ยากขึ้น ยิ่งหากไม่ได้มีการกำหนดขั้นตอนกระบวนการจัดหาและการจัดซื้อจัดจ้างที่เหมาะสม ก็อาจทำให้องค์กรมีแนวโน้มการใช้จ่ายที่เกินตัว หรือมีการจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ ทั้งๆ ที่ยังไม่ผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจของบริษัทได้
ด้วยเหตุนี้ จึงอยากแนะนำ 4 กลยุทธ์ที่จะช่วยให้บริษัทสามารถควบคุมการปฏิบัติงานภายในได้อย่างเหมาะสม ดังนี้
1. ออกใบสั่งซื้อทุกครั้ง และตรวจสอบการรับสินค้าและบริการตามการสั่งซื้อให้ครบทุกรายการ กำหนดระยะเวลาการจ่ายชำระไว้ล่วงหน้า ติดตามใบแจ้งหนี้ที่ได้รับตามใบสั่งซื้อแต่ละรายการ และตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์วางบิลเมื่อถึงกำหนดตามที่ตกลงไว้เท่านั้น
2. ออกแบบการบันทึกข้อมูลในระบบบัญชีเจ้าหนี้ ให้ระบุรายละเอียดการตั้งหนี้ที่ไม่ออกใบสั่งซื้อ เพื่อความโปร่งใสตรวจสอบได้ในการจ่ายเงินนั้นๆ
3. คอยติดตามยอดค้างชำระ แยกตามเจ้าหนี้และวันครบกำหนด
4. กำหนดค่าชี้วัดยอดเจ้าหนี้ให้ชัดเจน (เช่น สัดส่วนใบแจ้งหนี้ที่ตรวจสอบถูกต้องตรงกับใบสั่งซื้อ อัตราส่วนใบแจ้งหนี้ที่จ่ายเงินตรงตามกำหนด หรืออัตราส่วนใบแจ้งหนี้ที่ต่อรองส่วนลดสำเร็จ) และกำหนดให้มีผลบังคับใช้ในทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
อย่างไรก็ดี ในบางครั้งมีโครงการใช้เงินหลายโครงการถูกพิจารณาแยกออกไปเฉพาะเรื่อง สร้างปัญหาในการบริหารเงิน อันเกิดจากความไม่โปร่งใสและแผนงานที่ไม่สอดคล้องกับกลยุทธ์ เมื่อเป็นเช่นนี้ การจัดตั้ง ‘หน่วยงานบริหารจัดการเงินสด’ (Cash Conversion Management Office) เพื่อพิจารณาโครงการเหล่านี้ จะช่วยให้เกิดการบริหารเงินทุนหมุนเวียนร่วมกันระหว่างหน่วยงานและซัพพลายเออร์ ซึ่งจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกับองค์กร
นอกจากนี้ การบริหารกระแสเงินสดยังจะช่วยให้องค์กรอยู่รอดเมื่อต้องเผชิญเหตุการณ์ที่กระทบต่อการดำเนินธุรกิจ โดยการวางแผนกระแสเงินสดล่วงหน้า 13 สัปดาห์ จะช่วยทำให้องค์กรมองเห็นสถานะทางการเงินและช่วงจังหวะที่กระแสเงินสดขาดแคลน จึงสามารถวางแผนการปฏิบัติงาน รวมทั้งจัดหาแหล่งเงินทุนที่จำเป็นได้ทันและเพียงพอในช่วงเวลาที่ต้องการ
เหนือสิ่งอื่นใด ความต้องการเงินทุนหมุนเวียนในปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตามอุปสงค์และอุปทานที่ได้รับจากผลกระทบของโควิด-19 ทำให้ระยะเวลารอสินค้าและความถี่ในการเติมสินค้าใช้เวลายาวขึ้น ส่งผลให้ต้องทบทวนจำนวนสินค้าคงคลังขั้นต่ำ (Safety Stock) และนโยบายการบริหารสินค้าคงคลังต่างๆ รวมถึงพฤติกรรมการชำระเงิน และความน่าเชื่อถือขององค์กร จะส่งผลกระทบต่อความสามารถในการจ่ายชำระหนี้ โดยเฉพาะธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม กิจการที่ยังคงบริหารเงินทุนหมุนเวียนแบบเดิมๆ จะถูกสถานการณ์บีบบังคับให้ต้องคิดใหม่ ทำใหม่ในที่สุด
ดังนั้น ในอนาคตข้างหน้าทุกองค์กรจำเป็นที่จะต้องคงสถานะเงินสดในมือให้ยาวที่สุด และต้องบริหารเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ธุรกิจสามารถอยู่รอดเมื่อเกิดวิกฤตการณ์ที่ไม่คาดฝัน และยังจะช่วยเสริมสร้างความมั่นคงทางการเงิน อันเป็นรากฐานสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปสู่เป้าหมายได้ตามที่วางไว้
พิสูจน์อักษร: วรรษมล สิงหโกมล
