ก่อนที่แนวคิดการทำงานแบบ Agile จะเข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการทำธุรกิจ แนวคิดนี้ถูกใช้อย่างแพร่หลายในกลุ่มนักพัฒนาซอฟต์แวร์ เพราะเป็นงานที่ต้องมีการปรับแก้อยู่ตลอดเวลาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงตามความต้องการของลูกค้า คุณอาจไม่รู้ว่าการอัปเดตซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่ของ Google Chrome ที่ปล่อยออกมาได้อย่างรวดเร็ว นั่นเพราะ Google ประยุกต์ Agile ควบคู่ไปกับวิธีการอื่นๆ
ยังมีองค์กรระดับโลกอีกมากที่นำแนวคิดนี้ไปปรับใช้ ไม่ว่าจะเป็น Microsoft, Dell หรือ BMW เพื่อลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก เพิ่มอิสระในการทำงาน แต่สำหรับคนทำธุรกิจจะนำแนวคิดการทำงานแบบ Agile ไปปรับใช้จริงและปรับให้เหมาะกับธุรกิจได้อย่างไร ดร.วิโรจน์ จิรพัฒนกุล ผู้ร่วมก่อตั้ง Skooldio และอดีต Data Scientist ที่ Facebook จะนำประสบการณ์ตรงจากการทำงานกับองค์กรที่ได้ชื่อว่า Agile ที่สุดในโลกมาแบ่งปัน ในหัวข้อ ‘Agile in Action ยืดหยุ่นอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ’ กลยุทธ์ที่ 5 จาก THE SME HANDBOOK by UOB: Growth Hack in Recession ตำรา SMEs ปรับกระบวนทัพ รับมือเศรษฐกิจถดถอย
องค์กรแบบ Agile ได้เปรียบอย่างไร
‘Agile’ เป็นเรื่องของความคล่องแคล่ว ว่องไว ดังนั้นผลลัพธ์ของการเป็นองค์กรที่ Agile คือสามารถตอบโจทย์และส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้าได้รวดเร็ว
คำถามคือกุญแจสำคัญของการทำงานแบบ Agile คืออะไร ดร.วิโรจน์ บอกว่า “กุญแจสำคัญคือความคล่องแคล่ว ยืดหยุ่น ทำอย่างไรให้เราสามารถปรับเปลี่ยนตามฟีดแบ็กที่ลูกค้าให้มาได้ตลอดเวลา เพื่อส่งมอบคุณค่าให้ลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น และตั้ง Mindset ไปที่โจทย์ของลูกค้าเป็นอันดับแรก แล้วค่อยหาวิธีการที่จะทำให้บรรลุเป้าหมาย”
แนวคิดการทำงานแบบ Agile ที่ ดร.วิโรจน์ ให้ไว้คือ
เน้นรับฟีดแบ็ก ทำซ้ำ ปรับเปลี่ยนบ่อย (Iterative) ต้องพร้อมปรับเปลี่ยนไปตามความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไปและการแข่งขันที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
ปรับวิธีการทำงานในองค์กรทั้งภายในและภายนอก (Collaboration) โดยเฉพาะองค์กรที่กำลังก้าวจากไซส์ S ไปเป็น M หรือ L ปัญหาที่เจอคือ จากเดิมเจ้าของทำเองตั้งแต่ต้นจนจบ แต่เมื่อองค์กรใหญ่ขึ้น การสั่งไปตามระบบจะทำให้งานหน่วง ต้องให้ไซโลเหล่านี้หายไปและขยับกระบวนการให้เร็วขึ้น
ส่วนการปรับภายนอกคือ ลูกค้า องค์กรต้องอยู่ใกล้ชิดลูกค้า ฟังฟีดแบ็กแล้วนำฟีดแบ็กที่ได้ไปสื่อสารให้กับคนในองค์กรเข้าใจว่าลูกค้าต้องการอะไร เพื่อเดินไปในทิศทางเดียวกัน สุดท้ายก็จะออกมาเป็นรูปแบบการทำงานที่เหมาะสมมากที่สุด
วิธีทำองค์กรให้ Agile
ดร.วิโรจน์ ชี้ให้เห็นว่า แม้ทุกคนอยาก Agile แต่บางทีก็ไม่สามารถทำได้ ไม่แต่เฉพาะ SMEs แต่องค์กรใหญ่ๆ หรือบริษัทในตลาดหลักทรัพย์หลายแห่งก็ประสบปัญหานี้เช่นเดียวกัน
“จริงๆ แล้วการทำงานแบบไซโล แบ่งงานเป็นแผนกก็ถูกต้องในแบบของมัน เพราะการทำสิ่งที่คุณเก่งและเชี่ยวชาญเป็นสิ่งที่ง่ายและรวดเร็ว แต่โลกยุคนี้เต็มไปด้วยความไม่แน่นอน บางโปรเจกต์ทำไปครึ่งทางลูกค้าเปลี่ยนแผนกะทันหัน ก็อาจทำให้การส่งต่องานระหว่างแผนกเกิดความผิดพลาด”
วิธีที่จะทำให้องค์กร Agile มีหลายแบบ ดร.วิโรจน์ แนะให้เริ่มต้นด้วยวิธีที่ง่ายที่สุด ถามตัวเองก่อนว่า “วิธีไหนจะแก้เกมได้เร็วที่สุด” เพราะยิ่งคุณถามตัวเองเยอะขึ้นจะเริ่มเข้าคอนเซปต์ตามทฤษฎีให้มองหาสิ่งที่เรียกว่า MVP (Minimum Viable Product) อะไรคือของชิ้นที่เล็กที่สุดที่เราได้ฟีดแบ็กจากลูกค้า เพื่อให้รู้ว่าเราจะไปทางไหนและทำอะไรต่อ
“ถ้ามัวแต่คิดก้อนใหญ่ สูตรต้องเป๊ะ 100% ทำออกมาเปิดตัวใหญ่โต แต่ลูกค้าไม่ชอบ จะเสียเงินและเวลา” ดร.วิโรจน์ กล่าว
สำหรับ SMEs ขนาดเล็ก พนักงาน 5-10 คน มีความเป็น Agile อยู่แล้ว แต่อาจต้องดูว่าลูกค้ามีความไม่แน่นอนสูงแค่ไหน ถ้าเป็นธุรกิจที่ลูกค้ามีความต้องการเยอะ ใหญ่ และชัดเจน อาจไม่จำเป็นต้องยืดหยุ่น วิธีที่ดีที่สุดคือ ทำให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
ในขณะที่ธุรกิจที่ต้องมีมาตรฐานสูงหรือมีเรื่องกฎหมายเข้ามาเกี่ยวข้อง โอกาสทดลองอะไรใหม่ๆ เป็นไปได้ยากกว่า ต้องบาลานซ์ระหว่างมาตรฐานที่ต้องยึดกับความต้องการของลูกค้า
แล้วการทำ Agile จะทำให้ธุรกิจอยู่ได้อย่างมั่นคงและยั่งยืนมากขึ้นในช่วงที่ภาวะเศรษฐกิจกำลังถดถอยจริงไหม ดร.วิโรจน์ บอกว่า “ถูกต้องร้อยเปอร์เซ็นต์ ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ วิกฤตโควิด-19 มีทั้ง SMEs ที่เติบโตแบบผงาดเพราะเขาเจอโอกาส เจอความต้องการใหม่ของลูกค้า และเอาตัวรอดได้จนเติบโต ในขณะเดียวกันก็มี SMEs ที่เจอวิกฤตแล้วจุกเพราะไม่ปรับเปลี่ยน เคยชินกับการทำแต่แบบเดิม บางทีรู้อยู่ว่าลูกค้าเปลี่ยนแต่ก็เพิกเฉย หรืออาจจะคิดไม่ออกเลยจริงๆ ว่าลูกค้าเปลี่ยนแล้วต้องทำอย่างไรต่อ”
ดร.วิโรจน์ ยกตัวอย่างธุรกิจที่มักจะติดกับดักคือ ธุรกิจครอบครัว รุ่นลูกอยากปรับแต่รุ่นพ่อแม่ไม่อยากเปลี่ยน และการทำ Agile ก็ไม่มีผิดถูก เพราะยังมีปัจจัยเรื่องความต่างของธุรกิจเข้ามาเกี่ยวข้อง
“ยกตัวอย่าง รุ่นลูกบอกให้ขายสินค้าในอีคอมเมิร์ซแต่ผู้ใหญ่ไม่เข้าใจว่าทำไมต้องแบ่งค่า GP (Gross Profit: ส่วนแบ่งหรือค่าคอมมิชชัน) ให้แพลตฟอร์ม หรือธุรกิจบางประเภท เช่น โลจิสติกส์ การลงทุนสร้างแวร์เฮาส์อาจไม่ยืดหยุ่นเท่ากับที่เขาไม่มีหน้าร้าน แต่ถ้าคุณเป็นแม่ค้าออนไลน์ที่ไม่มีภาระอะไรผูกติดก็ทำให้คุณพร้อมปรับตัวได้ตลอดเวลา ฉะนั้นสูตร Agile ของแต่ละคนมันไม่เท่ากัน”
ดร.วิโรจน์ บอกว่าสิ่งที่ต้องระวังคือ บางคนลงเรียนคอร์ส Agile แล้วทำตามขั้นตอน จับทุกอย่างด้วยกระบวนการโดยที่ไม่รู้ว่าทำสิ่งนี้ไปเพื่ออะไร
“คุณต้องเข้าใจก่อนว่าทำไปทำไม แล้วหาวิธีการของตัวเองให้เจอ เช่น ถ้าอยากให้พนักงานแต่ละแผนกทำงานร่วมกันได้ดี ต้องทำให้งานที่ทำมีความโปร่งใสที่สุด รู้ว่าใครกำลังทำอะไร เพื่อมองให้เห็นว่าปัญหาที่แท้จริงอยู่ตรงไหน และต้องแก้ไขอย่างไรให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ”
สิ่งสำคัญที่ทำให้องค์กรขับเคลื่อนไปในแนวทางของ Agile ได้พร้อมกัน
ในโลกของ Agile การจะทำงานให้เร็วต้องให้สิ่งที่เรียกว่า ‘Autonomy’ หรือการให้อิสระกับคนทำงาน
“ปัญหาที่ทำให้ SMEs ส่วนใหญ่ Agile ไม่สำเร็จคือทุกเรื่องต้องให้ผู้บริหารตัดสินใจเท่านั้น ทั้งที่พนักงานอาจจะมีไอเดียดีมากและทำงานได้รวดเร็ว แต่เรื่องกลับค้างอยู่บนโต๊ะผู้บริหาร”
เรื่อง Mindset ของคนทำงาน ดร.วิโรจน์ ก็บอกว่าสำคัญ บางองค์กรหัวหน้าหัวสมัยใหม่ ให้อิสระกับพนักงานเยอะ แต่ไม่บอกทิศทางชัดเจนว่าจะเดินไปทางไหน สุดท้าย Agile ก็จะกลายเป็นกระจัดกระจาย “เร็วจริงแต่มันไม่ได้ไปในทิศทางที่อยากให้ไป ดังนั้น คนที่เข้ามาอยู่กระบวนการทำงานจะต้องเข้าใจก่อนว่าเราทำอะไรไปเพื่ออะไร แล้วเปิดใจเพื่อปรับเปลี่ยนตัวเองตามแบบแผนที่ควรจะเป็นมากขึ้น”
4 แนวทางสำหรับผู้บริหารที่ต้องการนำแนวทาง Agile มาปรับใช้ในองค์กรให้สำเร็จ ได้แก่
1. เริ่มให้เล็ก อย่าเพิ่งบังคับใครให้ทำ เพราะจะขัดกับหลักการทำงานของ Agile ที่ต้องการปรับคนทำงานให้ดีขึ้น แต่จะเป็นการเอากระบวนการใหม่ไปใส่
2. โฟกัสที่วัตถุประสงค์หลักของธุรกิจ อะไรคือปัญหาใหญ่ของธุรกิจเรา ต้องเข้าใจลูกค้าเพื่อตอบโจทย์ผลลัพธ์ให้ดีขึ้น อาจจะนำ Data มาช่วยเพื่อหาทิศทางที่ถูกต้อง
3. ปรับการทำงานภายในองค์กร ให้ระบบการทำงานลื่นไหลและง่ายขึ้น นำเครื่องมือและเทคโนโลยีมาใช้เพื่อลดขั้นตอนการทำงานบางอย่าง
4. ฟอร์มทีมเล็ก เริ่มที่กลุ่มคนที่พร้อมไปกับเราก่อน พร้อมที่จะรับฟีดแบ็กจากลูกค้า พร้อมที่จะปรับเปลี่ยนอยู่เสมอ แล้วค่อยขยายผลไปสู่ทีมอื่น
กรณีศึกษาทำ Agile ให้ประสบความสำเร็จ
ดร.วิโรจน์ ยกตัวอย่างตอน Facebook ทำ ‘Facebook Live’ โดยเริ่มต้นด้วยทีมเล็กๆ แค่ 12 คน และเปิดทดลองใช้ฟีเจอร์เฉพาะ Verified Account ให้กับคนดังและอินฟลูเอ็นเซอร์ก่อน เมื่อเห็นว่าฟีเจอร์นี้มีศักยภาพจึงเสนอเรื่องไปยังผู้บริหาร แม้ความสำเร็จจากกลุ่มเล็กๆ จะยังการันตีว่าความสำเร็จของฟีเจอร์นี้ไม่ได้ แต่ผู้บริหารก็กล้าที่จะลองด้วยเหตุผลที่ว่า ถ้าลองแล้วไม่เวิร์กก็แค่หยุด ทุกวันนี้ Facebook Live กลายเป็นฟีเจอร์ที่แพร่หลายไปทั่วโลก แม้แต่สื่อระดับโลกก็หันมาใช้เครื่องมือนี้แทนการถ่ายทอดสด
“สิ่งที่น่าทึ่งยิ่งกว่าคือ ช่วงที่เริ่มปล่อยฟีเจอร์สู่สาธารณะ มาร์ก ซักเคอร์เบิร์ก ลางานเพราะภรรยาคลอดลูก เมื่อเขากลับมาและได้ยินเรื่องทั้งหมดก็ขอดูข้อมูลทันที ก่อนจะพูดกับทีมว่า “ถ้ามันประสบความสำเร็จขนาดนี้ พวกคุณรออะไรกันอยู่” ทำให้จากทีมงาน 12 คน กลายเป็น 100 คนในสัปดาห์ถัดมา มาร์กบอกวิศวกรทุกคนในบริษัทว่า ถ้าโปรดักต์ที่คุณทำอยู่ไม่ได้มีแนวโน้มจะเติบโตได้ขนาดนี้ กรุณาลาออกจากทีมเดิมแล้วมาจอยทีมนี้เดี๋ยวนี้ นี่คือตัวอย่างที่ชวนให้ตั้งคำถามว่า องค์กรของเรามีความยืดหยุ่นมากพอที่จะทำอะไรแบบนี้หรือเปล่า” ดร.วิโรจน์ กล่าว
คำแนะนำสำหรับองค์กรที่อยาก Agile เพื่อให้องค์กรไปต่อได้
อย่าลืมว่าเป็นปกติที่เราจะกลัวการเปลี่ยนแปลง ดร.วิโรจน์ บอกว่าโจทย์ยากที่สุดแต่ต้องเริ่มลงมือก่อนคือ “ทำอย่างไรให้พนักงานยอมปรับเปลี่ยนตาม”
คำแนะนำคือ ต้องทำให้พนักงานเห็นภาพชัดว่าการปรับเปลี่ยนจะทำให้พวกเขาทำงานร่วมกันง่ายขึ้นอย่างไรและผลลัพธ์ของมันดีอย่างไร
“ถ้าเรานำเอา Agile มาใช้ได้ดีจริงๆ คนทำงานต้องมีความสุข เพราะเราทำงานง่ายขึ้น ทำงานแล้วเราเห็นถึงความสำเร็จมากขึ้น และเมื่อลูกค้าแฮปปี้ อยากร่วมงานกับเรา เราก็จะทำงานได้อย่างมีความสุขมากขึ้นเช่นกัน
“ผมย้ำเสมอว่า Agile เป็นแนวคิดการทำงาน วัตถุประสงค์สูงสุดคือเราอยากตอบโจทย์ลูกค้าได้ดีที่สุด รวดเร็วที่สุด มีความคล่องตัวสูงที่สุด จึงไม่มีอะไรถูกผิด อย่าโฟกัสพิธีกรรม บางอย่างใช้ได้แต่ต้องเลือกให้เหมาะกับองค์กร อะไรใช้แล้วไม่เวิร์กหยิบออก อะไรใช้แล้วเวิร์กขยายผล ทำเพิ่ม
“มีคำกล่าวหนึ่งบอกว่า ถ้าอยากให้องค์กร Agile ต้องเอา Agile เข้าไปในองค์กรแบบ Agile คือ ค่อยๆ ปรับ ค่อยๆ ลอง ค่อยๆ เปลี่ยน มันเป็นเรื่องของการเดินทางที่ต้องทำในระยะยาว ถ้า Agile แล้วมันเร็วกว่านี้ได้อีกหรือเปล่า ถ้าไปได้มันก็จะไปต่อและเร็วได้อีก”
