วันนี้อยากจะมาเขียนเรื่อง Productivity Hack ที่ลองทำเองบ้าง ถูกบ้าง ผิดบ้าง มาเล่าให้ฟังครับ บางอันก่อนจะทำอาจต้องลองพิจารณาดูก่อนนะครับว่าเหมาะกับท่านไหม

1. แบ่งงานชิ้นใหญ่ออกเป็นงานย่อยๆ ให้ได้

เวลามีงานมาต้องพิจารณาว่า ต้องทำทุกอย่างให้เสร็จรวดเดียวไหม เพราะคนเราจะมี Prime Time ของวันที่ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพสุดๆ ไม่กี่ชั่วโมงต่อวันครับ บางคนอาจเป็นช่วงเช้ามืด บางคนอาจเป็นช่วงดึกๆ แต่เชื่อว่า เรามีกันทุกคนครับ

เวลานี้จะเป็นเวลาที่สมองเราแล่นมาก ทำงานได้ดีมาก คิดอะไรยากๆ ได้ ซึ่งต้องบอกว่า เวลานี้เวลาทองสุดๆ จริงๆ ครับ เพราะฉะนั้นการวางแผนการใช้เวลาช่วงนี้จึงสำคัญมาก

ยกตัวอย่างเช่น เวลาผมอัด podcast ซึ่งผมต้องอัดทุกวัน ถ้าทำทุกอย่างต่อกันหมด ตั้งแต่หาข้อมูล อัดเสียง และอัพโหลด ก็อาจใช้เวลาชั่วโมงกว่าๆ และถ้าอินเทอร์เน็ตพัง ซึ่งเกิดขึ้นได้เสมอ ก็จะนานเข้าไปอีก

แต่ว่าเวลาที่ต้องใช้สมองเยอะจริงๆ คือ ตอนหาข้อมูลครับ ส่วนอัดเสียง อัพโหลด ฯลฯ พวกนี้ทำตอนไหนก็ได้

ดังนั้นผมจึงหาข้อมูลช่วงเช้าซึ่งเป็นช่วง Prime Time ของผมสัก 30 นาทีพอ แล้วใช้เวลาอีกเกือบชั่วโมงในช่วงก่อนนอนเพื่ออัดเสียง อัพโหลด ฯลฯ

ซึ่งถ้าผมพยายามทำ podcast ทุกขั้นตอนให้เสร็จในตอนเช้า ผมต้องใช้ Prime Time ไปชั่วโมงกว่าๆ แต่ถ้าแบ่งแบบนี้ผมจะใช้ Prime Time แค่ 30 นาทีเท่านั้น

หรืออย่างการทำ presentation เวลาที่ต้องใช้ Prime Time ในการทำคือ ช่วงการคิด content ซึ่งเอาจริงๆ ขั้นตอนนี้อาจจะยังไม่ต้องเปิด keynote หรือ powerpoint ด้วยซ้ำ เพราะขั้นตอนการคิด คนส่วนใหญ่จะเขียนในกระดาษเอา

แต่ขั้นตอนที่ค่อนข้างเสียเวลาคือ การทำสไลด์ให้สวยงาม หารูป เรียงตัวอักษร ใส่เอฟเฟกต์ ฯลฯ ซึ่งขั้นตอนนี้นานมากๆ แต่มันไม่จำเป็นต้องใช้เวลา prime time เลย

2. Keep Track กิจกรรมกับคนในครอบครัว

ซึ่งเป็นเวลาที่มีค่า เราจะได้รู้ว่าวันๆ หนึ่งเราจัดสรรเวลาได้เหมาะสมไหม ซึ่งจริงๆทำได้เยอะมาก แต่ผมขอยกตัวอย่างที่ผมทำละกันครับ คือผมจะมีอีเมลที่ผมสร้างให้กับลูกๆ ทั้งสองคน แล้วเวลาผมถ่ายรูปหรือวิดีโอของเขา พร้อมเขียนเหตุการณ์สั้นๆ ของวันนั้น เช่น วันที่เขาได้หนังสือใหม่ หรือวันที่พี่กับน้องทะเลาะกัน ฯลฯ ผมจะอีเมลหาลูก โดยตั้งใจว่าจะให้รหัสผ่านอีเมลนี้กับลูกตอนเขาอายุสัก 12 ขวบ เขาจะได้มีไดอารีตลอดช่วงเวลาวัยเด็ก เก็บไว้ผ่านรูปแบบภาพและเสียง

การทำแบบนี้จะช่วยให้ผมไม่ลืมว่าจริงๆ แล้ว อะไรคือหน้าที่ที่สำคัญของเราบ้างครับ

3. อ่านหนังสือ

สำหรับหัวข้อนี้ต้องบอกว่า แต่ละคนจะมีเทคนิคที่แตกต่างกันออกไป แต่ผมขอมาแชร์ของผมนะครับ

เวลาผมอ่านหนังสือผมจะเขียนลงไปในหนังสือเลยครับ ว่าอะไรสำคัญหรือเราคิดว่าเรื่องอะไรที่ควรจะเป็นประเด็นที่ต้องคิดต่อจากหนังสือเล่มนี้ (ในกรณีที่เป็นบทความที่มาจากแหล่งต่างๆ เช่น HBR ผมจะโหลดเป็น PDF แล้วทำเหมือนกันแต่เก็บไว้ใน Notability ครับ)

เสร็จแล้วผมจะมีสมุดอีกเล่มที่จดไว้ว่า ถ้ามีเรื่องประมาณนี้ให้ไปหาอ่านจากหนังสือเล่มไหน ซึ่งสมุดเล่มนี้จะทำหน้าที่เหมือนสารบัญ​ เช่น ถ้าเกิดลูกน้องทะเลาะกัน เคยมีหนังสือเล่มไหนให้แนวคิดที่น่าสนใจในเรื่องนี้ เราก็กลับไปอ่านอย่างละเอียดอีกครั้งได้

ทำแบบนี้จะได้ไม่ต้องจำเยอะ เพราะเอาจริงๆ คงจำไม่ไหวหรอกครับ มันเยอะมาก

อีกเรื่องหนึ่งคือ ผมมีหนังสือติดตัวตลอดเวลา เพราะเราไม่รู้เลยว่า ‘เศษเวลา’ มันจะโผล่ขึ้นมาเมื่อไร บางทีเราต้องไปรอลูกค้า รอหมอ รอเพื่อนนานกว่าที่คาด การอ่านได้ทีละ 15 -20 นาที ไม่กี่วันก็จบเล่มหนึ่งแล้วครับ

4. อย่าหงุดหงิดกับปัญหาเล็กๆ

ให้เตรียมใจไว้เลยว่า ต้องเจอทุกวัน เตรียมวิธีแก้ปัญหาไว้เลย เช่น เรื่องอินเทอร์เน็ตพัง ให้คิดเลยว่าจะใช้ hotspot ของใคร  ไม่ต้องหงุดหงิด ไม่ต้องรำคาญใจ อย่าให้เรื่องแบบนี้มาทำลาย productivity ของเรา ถ้าเตรียมตัวไว้แล้ว เราจะไม่หงุดหงิดครับ

5. หาเวลา Deep Work ทุกวัน

Deep Work คือช่วงเวลาที่คุณมีสมาธิจดจ่อกับการทำงานสุดๆ โดยไม่วอกแวก ไม่เช็กเมล ไม่เล่นเน็ต ฯลฯ โดยทำเป็นช่วงๆ แล้วค่อยพัก เช่น 25 นาที พัก 5 นาที หรือ 50 นาที พัก 10 นาที ฯลฯ

ลองดูว่าแบบไหนเหมาะกับคุณมากที่สุด และช่วงเวลาแบบนี้ควรจะถูกใส่ไว้ในปฏิทินด้วย เพราะจะว่าไปมันจะเป็นช่วงเวลาที่สำคัญและได้ทำงานมากที่สุดครับ

การลงทุนกับหูฟังที่มี Noise Cancellation ดีๆ สักอันจะช่วยให้การทำ Deep Work ง่ายขึ้นอีกด้วยครับ ผมซื้อ B&O E8 มา ราคาอาจจะสูงหน่อย แต่เป็นของที่คุ้มติด 1 ใน 3 ที่ผมซื้อมาในปีนี้เลยครับ เพราะใช้ทุกวันและมันดีมากๆ

ไม่ใช่เฉพาะแค่ตอนทำ Deep Work แต่ยังรวมไปถึงตอนอยากจะพักผ่อนท่ามกลางเสียงดังๆ เช่น อยากนอนในที่ที่เสียงดังๆ หรืออยากมีสมาธิในร้านกาแฟ หูฟังแบบนี้ทำงานได้ดีมากครับ

ผมไม่รู้คนอื่นเป็นอย่างไรนะครับ แต่สำหรับผมหูฟังช่วยผมเยอะมากๆ ครับ

6. บันทึกไอเดียและ consolidate ไว้ที่เดียว

ข้อนี้จะใช้วิธีอย่างไรก็ได้ครับที่มันเหมาะกับตัวเรามากที่สุด อย่างตอนนี้ผมชอบใช้ notability ครับ ซึ่งทั้ง จด, พิมพ์, วาดรูป, โหลด PDF, เก็บรูปถ่าย, อัดเสียง ฯลฯ ไว้ได้ในที่เดียวและสามารถซิงก์ผ่านทุกอุปกรณ์ทั้ง MacBook, iPad, iPhone สะดวกสุดๆ ครับ

7. ชาร์จมือถือไว้นอกห้องนอน และฝึกนิสัยการไม่จับมือถือเป็นอย่างแรกของวัน

ตั้งแต่ผมชาร์จมือถือนอกห้องแล้วชีวิตผมดีขึ้นเยอะครับ อีกเรื่องคือ ต้องพยายามไม่จับมือถือเป็นอย่างแรกตอนตื่น ให้ทำอย่างอื่นก่อนแล้วค่อยมาเริ่มเล่นมือถือครับ

เวลาที่จะ Set Tone ของวันนั้นคือ หนึ่งชั่วโมงหลังตื่นและหนึ่งชั่วโมงก่อนหลับ พยายามหลีกเลี่ยงการใช้มือถือในสองช่วงเวลานี้จะดีมากครับ

8. การวางธีมการทำงานในแต่ละวันจะทำให้คุณตะลุยงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผมลองยกตัวอย่างธีมนะครับ เช่น วันนี้เป็นวันแห่งการประชุม ก็ประชุม ทำ agenda ประชุม ตามงานประชุมที่ค้างๆ ให้หมด อีกวันอาจจะเป็นวันงดประชุม เราอาจจะจัดสรรเวลาทำงาน Deep Work มากๆ อีกวันอาจจะเป็น People Day วันนี้จะทำงานเรื่องคนเยอะๆ คุยกับคนเยอะๆ อะไรแบบนี้เป็นต้นครับ

9. ถ้าเป็นคนที่ต้องขับรถเป็นประจำใช้ Easy Pass เถอะครับ

10. สำรวจสิ่งที่คุณทานและปริมาณที่ทานในแต่ละมื้อ ว่ามันส่งผลอย่างไรต่อระดับพลังงานของคุณ

คนเราตอบสนองต่ออาหารไม่ทางใดก็ทางหนึ่งครับ ลองทดลองดูว่าเราทานอาหารแบบไหนแล้วมี productivity สูงสุด โดยส่วนใหญ่ถ้าอิ่มเกินไปก็ไม่ดี หิวเกินไปก็ไม่ดี และอาหารย่อยง่ายๆ มักทำให้พลังงานเราไม่ค่อยตกในระหว่างวันครับ

11. ลองพกมีด Swiss Army

ผมใช้ประโยชน์จากเจ้ามีดนี่เยอะมากอย่างไม่น่าเชื่อ และทุกครั้งรู้สึกขอบคุณมากที่มีมันอยู่ครับ แต่ถ้าจะขึ้นเครื่องอย่าลืมโหลดนะครับ เพราะโดนยึดแล้วเสียดายครับ มันแพง

12. ลองหา Red Bull หรือ M150 moment ในแบบของตัวเอง

เวลาเหนื่อยๆ คิดอะไรไม่ออก ให้ลองหาวิธีเรียกพลังที่เราใช้แล้วสามารถกระตุ้นแรงของตัวเองกลับมาได้นะครับ อย่างผมเวลาเหนื่อยมากจะ ผมจะหลับตาแล้วค่อยๆ ดื่มน้ำเย็นๆ แบบช้าๆ มากๆ แล้วตั้งสมาธิ ดื่มรวดเดียวจนหมด พลังในการทำงานจะกลับมาครับ

13. ไม่ว่าจะเหนื่อยแค่ไหน ขอให้แบ่งเวลา 5 นาที มาจัดบ้านทุกวัน

สำหรับคนที่ไม่ได้ทำอยู่แล้วนะครับ ขอแค่ 5 นาทีพอ ไม่ต้องเยอะครับ จัดบ้านทุกวัน นอกจากมันจะเป็นกุศโลบายช่วยให้คุณเป็นคนมีวินัยและระเบียบมากขึ้นแล้ว ถ้าทำไปเรื่อยๆ คุณจะแปลกใจกับการเปลี่ยนไปของบ้านคุณด้วยครับ

อย่างที่เขียนไปตอนต้นนะครับ อันนี้เป็นวิธีการที่ผมใช้ ซึ่งหลายท่านอาจจะถูกใจ ไม่ถูกใจ ยังไงลองไปปรับกันดูนะครับ

ภาพประกอบ: Thiencharas.w