เคยรู้สึกไหม ในแต่ละวันคุณหมดเวลาไปกับการประชุมมากแค่ไหน

มนุษย์ออฟฟิศส่วนใหญ่ใช้เวลา 25-40% ของชั่วโมงทำงานทั้งหมดไปกับการประชุม ยิ่งตำแหน่งสูงเท่าไร จำนวนเวลายิ่งมากขึ้นเท่านั้น เรื่องนี้เป็นปัญหาระดับชาติถึงขั้นที่สหรัฐอเมริกาทำสถิติออกมายืนยันว่า มีมูลค่าความเสียหายจากการประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์สูงถึง 3 แสนล้านเหรียญต่อปีเลยทีเดียว

รวิศ หาญอุตสาหะ รวมเคล็ดลับวิชาแก้ปัญหาให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพสูงสุดในพอดแคสต์ Super Productive

ปัญหาบ่งชี้ที่บอกว่าการประชุมของคุณไม่ Super Productive

• เอาคนที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุม
• ไม่แน่ใจว่าเรื่องที่คุยกันอยู่จำเป็นต้องประชุมจริงๆ หรือเปล่า
• Agenda มีบ้างไม่มีบ้าง
• ประชุมยาวตั้งแต่เช้าจรดเย็น
• ไม่มีคนจดบันทึกการประชุม
• ไม่มีคนควบคุมการประชุม
• ไม่ได้ทำโฮมรูม

1. เช็กให้แน่ใจก่อนว่าประเด็นเหล่านั้นจำเป็นต้องประชุมจริงๆ

มีเรื่องจำนวนมากบนโลกใบนี้ที่หลังจบการประชุมแล้วเราได้แต่ตั้งคำถามว่า เรื่องนี้ประชุมทำไม เพราะเรื่องที่ควรประชุมมักเกี่ยวกับการแจ้งข่าวสารและระดมสมอง แต่ทั้งนี้ก็ต้องดูด้วยว่าบริบทที่จะเกิดขึ้นคืออะไร เช่น การร่างกลยุทธ์ของบริษัท คุณไม่ควรเรียกประชุมรวมทุกคนมาเขียนกลยุทธ์งานร่วมกัน แต่ควรมอบหมายให้คนรับผิดชอบทำมาให้เสร็จเรียบร้อยก่อนแล้วค่อยมาประชุมเพื่อถกเถียง

สังเกตง่ายๆ การประชุมที่ไม่ Productive คือการประชุมที่ใช้เวลาเกิน 1 ชั่วโมง เพราะหลัง 1 ชั่วโมงนั้น ควรเข้าสู่เรื่องที่ต้องแยกกันไปทำตามหน้าที่แล้ว

2. เลือกคนที่ต้องเข้าร่วมประชุมให้ถูกต้อง

อย่าเลือกคนเข้าประชุมเหมือนการ cc อีเมล คุณไม่ควรคิดว่าการไม่เรียกคนนั้นๆ เข้ามาจะทำให้เขาน้อยใจ เพราะมูลค่าเวลาของทุกคนแพงมาก การเอาคนที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามาจะทำให้คนนั้นรู้สึกไม่มีส่วนร่วม ไม่รู้ตัวเองเข้ามาทำไม ไม่โฟกัส เริ่มเล่นโทรศัพท์ เพราะเขาไม่รู้จะอยู่ตรงนั้นทำไม เพราะฉะนั้นก่อนเรียกประชุมทุกครั้งตอบคำถามให้ได้ก่อนว่า คุณเอาคนนั้นเข้ามาเพื่อจุดประสงค์อะไร

3. กำหนด Agenda ชัดเจน

จากสถิติที่น่าตกใจของ Harvard Business Review ชี้ให้เห็นว่า การประชุมของกลุ่มตัวอย่างส่วนใหญ่ไม่มี Agenda เรียกคนมารวมกันโดยที่ไม่รู้ว่าต้องการประชุมเรื่องอะไร หรือบางองค์กรก็กำหนด Agenda ไว้คร่าวๆ แต่ไม่ได้ใช้งานจริง และมีเพียงไม่ถึง 1 ใน 3 จากทั้งหมดเท่านั้นที่ใช้ Agenda อย่างจริงจังและได้ผลจริง

ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาของการประชุมที่ไม่มี Agenda มักเป็นการประชุมที่เนื้อหาออกทะเล ไม่เข้าประเด็น ไม่ได้ผลตามที่ตั้งใจไว้ ดังนั้นการมี Agenda ที่ดีจึงสำคัญมากและควรมีองค์ประกอบของดังนี้

• ต้องมีข้อมูลและความคิดเห็นจากคนร่วมประชุม Facilitator ควรตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนก่อนว่าต้องการอะไรในการประชุมแต่ละครั้ง หลังจากนั้นจึงไปถามความคิดเห็นจากทีมว่ามีเรื่องอะไรที่ต้องการพูดในที่ประชุมบ้าง

• อย่าส่ง Agenda ไปหาผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยเด็ดขาด เพราะเป็นการเสียเวลาต่อคนเหล่านั้น
• หัวข้อของ Agenda ควรเป็นประโยคคำถามเพื่อกระตุ้นให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ เช่น อะไรที่ยังขาดอยู่บ้างในการ… อะไรที่ได้เรียนรู้จากการ… เป็นต้น
• บอกให้ชัดเจนว่าหัวข้อของ Agenda ทำไปเพื่ออะไร 1. แบ่งปันข้อมูล 2. หาข้อมูลเพิ่มเพื่อประกอบการตัดสินใจ 3. ตัดสินใจ เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมเตรียมตัวมาได้อย่างเหมาะสม
• ประมาณเวลาในการประชุมที่ถูกต้อง ระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละเรื่องควรพูดกี่นาที ทำสิ่งนี้ให้บ่อยจนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร
• Agenda ต้องถูกส่งให้ผู้ร่วมประชุมทำการรีวิวว่าเหมาะสมหรือยัง และหัวข้อแรกในการประชุมทุกครั้งต้องเริ่มด้วยคำถามที่ว่า Agenda นี้ควรถูกเปลี่ยนหรือไม่ ในกรณีที่มีเรื่องด่วนเพิ่งเกิดขึ้น เช่น ประเด็นปัญหาที่ควรรีบแก้ไข เรื่องดราม่า เรื่องฉุกเฉิน จะได้ยกขึ้นมาพูดถึงก่อนเป็นอันดับแรก

4. ลดเวลาการประชุม

ลองตั้งเป้าหมายร่วมกันดูว่าจะกำหนดเวลาการประชุมในแต่ละครั้งไม่เกิน 50 นาที เพราะจากผลสำรวจ คนเราสามารถโฟกัสกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้มากสุดแค่ 18 นาทีเท่านั้น แต่ถ้าทำไม่ได้จริงๆ ลองแบ่งการประชุมย่อยออกไปเพื่อให้ผู้ร่วมประชุมโฟกัสได้อย่างเต็มที่และส่งผลให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

5. ผู้เข้าร่วมประชุมควรเตรียมตัวให้พร้อมก่อนเริ่ม

เจฟฟ์ เบโซส์ ผู้ก่อตั้ง Amazon ตั้งกฎชัดเจนว่า การประชุมของเขาห้ามใช้ Power Point และก่อนเริ่มประชุมทุกคนต้องเอาเอกสารรายงานมาอ่าน 30 นาทีเพื่อเตรียมข้อมูลให้พร้อม แต่องค์กรส่วนใหญ่มักไม่ทำเช่นนั้น ผู้เข้าร่วมประชุมไม่เตรียมการจนทำให้เสียเวลาไปมากกว่าเดิม

6. กำหนดบทบาทคนร่วมประชุมชัดเจน

บทบาทที่จำเป็นที่สุดคือ Facilitator หรือคนบริหารการประชุม ทำหน้าที่ตั้งแต่เรียกประชุม กำหนดหัวข้อ Agenda ควบคุมให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งไม่ควรเป็นแค่หน้าที่ของหัวหน้า แต่ควรฝึกให้ทุกคนในทีมสามารถทำหน้าที่นี้ได้

7. เปิดโอกาสให้แต่ละคนได้พูด

Facilitator ต้องมีความสามารถในการกระจายบทบาทให้ทุกคนในที่ประชุมได้เสนอความคิดเห็นตัวเอง

8. เก็บเครื่องมือสื่อสารให้หมด

แนะนำให้ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมเก็บโทรศัพท์มือถือไว้นอกห้อง เพื่อป้องกันการเสียสมาธิ และอนุญาตให้เฉพาะคนที่ต้องพรีเซนต์มีเครื่องมือได้เท่านั้น

9. กำหนด Meeting Free Day

ลองออกกฎวันงดประชุมสัก 1 วันต่อสัปดาห์

10. ระวัง Bike Shed Effect

Bike Shed Effect มาจากเหตุการณ์ประชุมในองค์กรแห่งหนึ่งที่ต้องตัดสินใจเรื่องใหญ่อย่างการสร้างโรงงานไฟฟ้าพลังงานนิวเคลียร์ แต่เพราะผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้รู้ข้อมูลมากนัก จึงใช้เวลาเพียงเล็กน้อยในการตัดสินใจ กลับกันพอพูดถึงเรื่องที่จอดจักรยานกลับมีข้อถกเถียงกันยกใหญ่ เพราะทุกคนมีประสบการณ์กับเรื่องนี้ ทำให้เรื่องใหญ่ที่ควรให้ความสำคัญกับกลายเป็นประเด็นรอง

สามารถฟังพอดแคสต์ SUPER PRODUCTIVE
ผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ ที่คุณสะดวกหรือใช้อยู่แล้วได้เลย

Credits

The Host รวิศ หาญอุตสาหะ

Show Creator รวิศ หาญอุตสาหะ

Show Producers เชษฐพงศ์ ชูประดิษฐ์, ปวริศา ตั้งตุลานนท์

Episode Editor ปวริศา ตั้งตุลานนท์

Sound Designer & Engineer กฤตพล จียะเกียรติ

Coordinator & Admin อภิสิทธิ์​ หรรษาภิรมย์โชค

Art Director อนงค์นาฏ วิวัฒนานนท์

Proofreader พรนภัส ชำนาญค้า

Webmaster จินตนา ประชุมพันธ์

Podcast Intern วริษฐ์ โกศลศุภกิจ

The post ประชุมอย่างไรให้ไม่ออกทะเล ไม่เสียเวลาทั้งวัน ไม่มีคนมานั่งเล่นมือถือ appeared first on THE STANDARD.

“โอ๊ย ประชุมอีกแล้ว ไม่ได้ทำงานทำการ”

“เรื่องเล็กขนาดนี้ไม่เห็นต้องประชุมก็ได้”

“ประชุมตอน 5 โมงเย็นนี่พี่แกล้งหนูหรือเปล่า หนูอยากกลับบ้าน”

ชาวออฟฟิศหลายคนคงเคยผ่านประสบการณ์การประชุมที่ไม่ค่อยเวิร์กนัก น่าเบื่อบ้าง ไม่เกี่ยวกับตัวเองบ้าง หรือยาวนานนองนอยเกินไปบ้าง แต่เชื่อไหมว่าการประชุมที่ดีนั้นออกแบบได้ ตั้งแต่ก่อนการประชุม ระหว่างประชุม จนถึงการติดตามผลการประชุมเลยทีเดียว

I HATE MY JOB เอพิโสดนี้ บองเต่า และ ท้อฟฟี่ แบรดชอว์ ผู้ผ่านการประชุมเล็กใหญ่หลายร้อยแมตช์ จะมาช่วยกันสุมหัวออกแบบการประชุมที่เวิร์กว่าต้องทำอย่างไร ทริกเล็กๆ ที่น่าสนใจ จนถึงวิธีรับมือมนุษย์แบบต่างๆ ในที่ประชุม ให้การประชุมกลายเป็นเรื่องสนุกที่ทุกคนอยากแชร์ไอเดียกันในที่สุด

ประชุมแบบนี้ไม่เวิร์ก

ไม่ต้องพูดกันให้ยืดยาว หลายคนรู้อยู่แล้วว่า ประชุมคือการเรียกคนที่เกี่ยวข้องมาเจอหน้าค่าตาและพูดคุยกัน มีทั้งแบบการแจ้งเรื่องให้ทราบ และขอความคิดเห็นหรือที่เราเรียกกันว่าการ Brainstorm

หลายคนพอถูกเรียกประชุมก็เกิดอาการเบื่อหน่ายไม่อยากเข้าร่วมด้วยเหตุผลต่างๆ นานาทั้งบรรยากาศให้ห้องประชุมที่อึมครึมขรึมขลัง จนไม่รู้สึกเป็นตัวของตัวเอง บางครั้งเมื่ออยู่ในฐานะที่ต้องเป็นคนพรีเซนต์ก็เกร็งประหม่าจนรู้สึกว่าห้องประชุมเป็นดินแดนต้องห้าม และก็มีบางทีที่เราถูกลากเข้าไปนั่งเด๋อๆ แบบไม่มีส่วนที่เกี่ยวข้อง เหตุผลทั้งหมดชวนให้ขยาดและไม่อยากเข้าประชุม เราเลยรวมรูปแบบต่างๆ ของการประชุมที่ไม่เวิร์กมาแชร์ให้ฟังก่อน เพื่อที่รู้แล้วก็อย่าทำเพราะมันไม่ได้เป็นผลดี

1. ประชุมแบบไม่มีหัวข้อ

หลายครั้งเราอาจถูกเรียกประชุมแบบไม่รู้อิโหน่อิเหน่ ไม่ได้เตรียมตัว ไม่รู้ด้วยซ้ำว่าประชุมเรื่องอะไรและเกี่ยวข้องกับเราไหม เพียงแค่บอกปากเปล่าหรือไม่ก็แจ้งมาทางอีเมลว่าให้เราเข้าประชุม ด้วยความไม่พร้อมต่างๆ นานา ทำให้ไม่สามารถให้ข้อมูลหรือร่วมแสดงความคิดเห็นได้ดีเท่าที่ควร ไม่ได้ไอเดียที่ดีจนบางคนผิดหวังในตัวเองไปเลยก็มี

2. ประชุมยาวนานแบบไม่มีที่สิ้นสุด

เชื่อว่าหลายคนคงมีประสบการณ์การประชุมแบบนี้แน่ๆ บางคนประชุมกันตั้งแต่เช้าลากยาวไปจนพระอาทิตย์ตกดิน หมดพลังไปตามๆ กัน หรือบางทีอาจไม่ได้ยาวทั้งวันทั้งคืน แต่เนื้อหาสาระบางอย่างสามารถคุยได้ให้จบภายใน 1 ชั่วโมงแต่ก็ลากยาวเกินความจำเป็น นี่ก็เป็นการประชุมแบบหนึ่งที่บั่นทอนหลายคนจนไม่อยากประชุมไปเสียดื้อๆ

3. ประชุมตอนจะเลิกงาน

เคยเจอกันใช่ไหมที่อยู่ๆ หัวหน้างานก็เรียกประชุมตอน 5 โมง 5 โมงครึ่งทั้งๆ ที่เราเตรียมเก็บกระเป๋า ใจลอยไปหาแฟนที่นัดกินข้าวกันตอนเย็นหรือคิดถึงปาร์ตี้สุดเหวี่ยงกับเพื่อน ไม่ได้จดจ่ออยู่กับงานแล้ว การประชุมในเวลานี้เลยไม่เวิร์กสุดๆ เพราะนอกจากจะไม่ได้โฟกัสกับงานให้เต็มที่แล้ว เวลาเย็นเป็นเวลาที่เราเหนื่อยล้าจากการใช้ความคิดมาทั้งวัน ไอเดียหรือความคิดสร้างสรรค์บางอย่างก็ไม่สามารถคิดกันได้ในเวลานี้แน่ๆ

4. ประชุมแบบไม่มีผู้นำการประชุมหรือไม่มีผู้ตัดสินใจ

การประชุมแบบนี้นอกจากจะลากยาวแล้วยังสร้างความปวดหัวให้ไม่น้อย เพราะการที่ไม่มีผู้นำการประชุมอาจเสี่ยงที่จะทำให้ประเด็นไขว้เขวได้ง่าย คุยกันเรื่องนั้นทีเรื่องนี้ทีอย่างไม่มีจุดสิ้นสุด แถมบางครั้งก็ไม่มีผู้ตัดสินใจ โดยเฉพาะการประชุมที่ต้องการระดมไอเดีย ไอเดียทั้งหลายที่ต่างคิดว่าดีที่สุดก็ถูกสาดเข้ามาอย่างไม่บันยะบันยังแต่กลับไม่มีผู้เคาะโต๊ะฟันธง ทำให้สุดท้ายไอเดียก็ถูกกองรวมอยู่ตรงนั้นโดยที่ไม่ได้เอาไปทำอะไรให้เป็นชิ้นเป็นอันต่อก็เป็นเรื่องน่าเสียดาย

5. ประชุมที่ลากทุกคนมากองรวมกัน

ไม่รู้แนวความคิดนี้เริ่มต้นมาจากไหน แต่บางทีเราจะเจอการประชุมที่ลากเอาคนที่ทั้งเกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้องมากองรวมกันเต็มไปหมดแบบเน้นจำนวนเข้าว่า ซึ่งไม่ส่งผลดี เพราะนอกจากจะทำให้คนที่จำเป็นต้องแสดงความคิดเห็นได้พูดกันไม่ครบทุกคนแล้ว คนที่ไม่เกี่ยวข้องก็ถูกดึงเข้ามา แทนที่เขาเหล่านั้นจะเอาเวลาไปทำงานหรือทำอย่างอื่นที่เป็นประโยชน์มากกว่า

ประชุมที่ดีออกแบบได้ ลองทำอย่างนี้สิเวิร์ก

หลังจากเบื่อหนายกับการประชุมที่ไม่เวิร์กมาเกือบทั้งชีวิต แต่เชื่อไหมว่าถ้าวันหนึ่งเราต้องเป็นคนชวนทุกคนเข้ามาประชุม เราสามารถออกแบบการประชุมให้ดีได้ อย่างง่ายที่สุดคือการไม่ทำตามอย่างการประชุมที่ว่ามาข้างต้น แต่ถ้ารู้สึกว่ายังไม่เป็นรูปธรรมลองค่อยๆ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ไม่แน่นะ ในที่สุดเราอาจจะได้ความเข้าใจที่ดี ไอเดียที่เจ๋งจากการประชุมก็ได้

1. ยึดหลัก 3 P

ก่อนจะนัดใครมาประชุมสิ่งสำคัญคือเราต้องมองภาพรวมของการประชุมให้ออกก่อน ถามตัวเองง่ายๆ ด้วยการใช้หลัก 3 P คือ

Purpose จุดประสงค์ของการประชุมในครั้งนี้คืออะไร

Process เพื่อให้เห็นขั้นตอนเราต้องรู้ว่าการประชุมครั้งนี้เป็นการประชุมแบบไหน เป็นการแจ้งให้ทราบเพราะเรื่องนั้นเป็นเรื่องใหญ่มากที่ต้องบอกกันต่อหน้า หรือเป็นการประชุมแบบแสดงความคิดเห็น เราจะได้วางตัวผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ มาระดมไอเดียเพื่อให้ได้สิ่งที่ดีที่สุด

Product เป็นสิ่งที่เราต้องตอบให้ได้ว่าเมื่อประชุมเสร็จสิ้น เราต้องได้มาซึ่งสิ่งนี้จึงถือว่าการประชุมประสบผลสำเร็จ อาจเป็นไอเดียจากการระดมความคิดเห็น หรือเป็นการมอบหมายงานเพื่อให้คนที่เกี่ยวข้องแยกย้ายกันไปทำก็ได้

ถ้าตอบตัวเองได้ครบทั้ง 3P เราจะเห็นภาพการประชุมที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มประชุม ระหว่างการประชุม และหลังการประชุม ซึ่งจะรัดกุม และทำให้เกิดการประชุมที่ดี

2. มีความชัดเจนทั้งหัวข้อ วาระ (Agenda) และผู้เข้าร่วมประชุม

หลังจากเราเห็นภาพรวมของการประชุมทั้งหมดแล้ว ต่อมาเราต้องตั้งหัวให้ชัดเจน เพื่อให้รู้ว่าวันนี้เราจะประชุมเรื่องอะไร แจกแจงว่ามีหัวข้อย่อยอะไรบ้างที่เราต้องทำให้สำเร็จ ไล่ลงมาเป็นข้อๆ โดยต้องไม่นอกประเด็นใหญ่ที่เราตั้งไว้ จากนั้นเราต้องกำหนดผู้ที่เข้าร่วมประชุม นึกไว้เสมอว่าคนที่เข้าร่วมประชุมทุกคนควรมีหน้าที่บทบาทของตัวเอง และต้องเกี่ยวข้องกับประเด็นที่เราเรียกเข้าประชุม การเรียกคนจำนวนมากมากองรวมกันไม่ได้ทำให้การประชุมมีความสำคัญขึ้นมา แต่ยังสร้างความไขว้เขวในที่ประชุมได้ด้วย เช่น บางคนที่ไม่เกี่ยวข้องและไม่ได้มีความรู้จริงๆ แสดงความคิดเห็น ทำให้ทิศทางของการระดมความคิดเห็นเบี่ยงเบน แถมคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ กลับไม่ได้แสดงความคิดเห็นอย่างทั่วถึงเนื่องจากต้องแบ่งเวลาให้คนอื่นพูดอย่างทั่วถึงกัน เพราะฉะนั้นแล้วการกำหนดคนและบทบาทของแต่ละคนจึงเป็นเรื่องสำคัญ

จากนั้นแล้ว เราจึงแจ้งไปที่ผู้ร่วมเข้าประชุมอย่างเป็นทางการ ไม่ควรบอกด้วยปากเปล่าแต่ควรใช้วิธีแจ้งไปทางอีเมลเวียนหรือเราชอบเรียกว่า ‘ยิง Calendar’ เพื่อเป็นหลักฐาน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมรู้ตัว หรือผู้ที่รู้สึกว่าตัวเองไม่เกี่ยวข้องจะได้ปฏิเสธได้ ซึ่งในกำหนดการนั้นควรแจ้งอย่างละเอียดว่าประชุมหัวข้ออะไร หัวข้อย่อยมีเรื่องไหน วัน เวลา สถานที่ และใช้เวลาการประชุมเท่าไรด้วย

3. ลองแบ่งการประชุมเป็นพาร์ต

แบบเดียวกับหนังบางเรื่องที่เราเคยดู ถ้าเนื้อเรื่องมันยาวมากเกินกว่าจะเล่าครั้งเดียวจบอาจซอยย่อยเป็น 2 หรือ 3 พาร์ต การประชุมก็เช่นกัน ถ้าเราลองเขียนวาระการประชุมดูแล้วรู้สึกว่ามีหัวข้อย่อยมากเกินกว่าจะคุยครั้งเดียวจบ ลองแบ่งการประชุมมากกว่า 1 ครั้ง แต่ละครั้งเขียนวาระให้ชัดเจนว่าจะประชุมเรื่องใดบ้าง ก็อาจจะทำให้เกิดประสิทธิภาพมากกว่าที่จะอัดวาระทั้งหมดให้อยู่ในครั้งเดียว เพราะธรรมชาติของคนทั่วไปแล้วการประชุมที่ยาวนานมากเกินไปจะล้าและไม่สามารถให้ไอเดียที่ดีได้

4. มีผู้นำการประชุม

การมีผู้นำการประชุมจะทำให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น เพราะจะมีหน้าที่ในการไล่ไปตามหัวข้อต่างๆ สามารถจัดสรรให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นอย่างเท่าเทียม กระตุ้นให้คนที่ยังนั่งเงียบได้แสดงความคิดเห็น คอยไกล่เกลี่ยเวลาเกิดเรื่องกระทบกระทั่งกันระหว่างประชุม คอยสรุปไอเดียที่ฟุ้งกระจายให้เป็นรูปธรรมมากขึ้น คอยตัดขอบเวลาเนื้อหาสาระของการประชุมเริ่มนอกประเด็น รวมทั้งรวมความคิดข้อตกลงให้ชัดเจนให้ผู้บันทึกการประชุมสรุปเป็นเอกสารแจกจ่ายหลังการประชุมเสร็จสิ้นด้วย ซึ่งผู้นำการประชุมอาจไม่ใช่ผู้ตัดสินใจก็ได้

5. กำหนดเวลาการประชุม

นอกจากเราจะกำหนดหัวข้อเพื่อให้เห็นขอบเขตของเรื่องที่จะคุยแล้ว เราควรกำหนดเวลาของการประชุมด้วย เพราะไม่อย่างนั้นจะสะเปะสะปะออกไปเรื่อยๆ อย่างไม่รู้จักจบสิ้น โดยเฉพาะการประชุมระดมไอเดีย ไอเดียต่างๆ จะค่อยๆ ทยอยออกมา ทุกคนจะพยายามหาสิ่งที่ดีที่สุด ซึ่งหากเราไม่กำหนดเวลาให้ชัดเจน การประชุมอาจเลยไปค่อนวันหรือหรือรู้ตัวอีกทีฟ้ามืดแล้วก็ได้ ประโยชน์ของการกำหนดเวลาคือทุกคนจะได้วางแผนชีวิตได้ถูกว่าประชุมนัดนี้ใช้เวลาเท่านี้ ที่เหลือจะได้เอาไปทำงานหรือทำธุระส่วนตัวต่อ นอกจากนั้นแล้วการทำอะไรก็ตามที่อยู่ภายใต้เวลาที่จำกัด คนเราจะเค้นคั้นสิ่งที่ดีที่สุดออกมาให้ได้ภายใต้ความกดดันนั้น เราอาจได้ไอเดียที่ดีจากการประชุมที่กำหนดเวลาเพียงสั้นๆ มากกว่าก็ได้

6. อย่าลืมให้ความสำคัญกับเวลาและสถานที่

ทั้ง 2 สิ่งนี้อาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย ไม่ค่อยมีผลกับการประชุมเท่าไรนัก แต่การสร้างบรรยากาศการประชุมให้เหมาะสมกับเรื่องที่จะคุย ก็มีผลต่อการตัดสินใจและไอเดียของคนที่ร่วมประชุมอย่างมาก

ช่วงเวลา

เช้า สาย บ่าย เย็น ล้วนมีผลต่อการประชุมทั้งนั้น การประชุมที่ต้องการการระดมสมองมากๆ ควรประชุมในเวลาเช้าหรือสายเพื่อให้ทุกคนได้เค้นไอเดียออกมาอย่างเต็มที่ เพราะตอนนั้นสมองและร่างกายยังไม่ล้า ถ้าประชุมตอนเย็นอาจอ่อนเพลียเกินไป ตอนเย็นจึงเป็นการประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบจะเหมาะสมกว่า นอกจากนั้นแล้วการประชุมก็ไม่ควรจะใกล้เวลาเลิกงาน เพราะคนส่วนใหญ่จะพะวง จิตใจไม่อยู่กับเนื้อกับตัวมัวแต่จะคิดถึงกิจกรรมหลังเลิกงาน อาจส่งผลให้ไม่จดจ่อกับการประชุม

นอกจากนี้ยังอยากเสริมเทคนิคสำหรับการประชุมที่ต้องมีการขายงานกับลูกค้า เวลาก็เป็นเรื่องสำคัญ เราควรรู้จักธรรมชาติของลูกค้าที่เราจะไปคุยงานให้ดีว่ากิจวัตรแต่ละวันเขาทำอะไรบ้าง เช่น เขาทำงานในตอนเช้า ตอนเย็นเขาไปรับลูก เราก็ควรนัดหมายกับเขาในเวลาเช้า เพื่อลูกค้าจะได้สนใจในสิ่งที่เรานำเสนออย่างเต็มที่ ถ้าเราเลือกเวลาเย็นจนเกินไป จิตใจเขาอาจจะอยู่กับการต้องไปรับลูกที่โรงเรียน ไม่ได้สนใจสิ่งที่เรานำเสนอ เราก็อาจพลาดในการขายงานให้สำเร็จได้

สถานที่

อย่าเพิ่งคิดว่าห้องประชุมมันก็เหมือนๆ กัน แต่สำหรับการประชุมเพื่อระดมไอเดีย การสร้างบรรยากาศก็เป็นสิ่งจำเป็นที่จะ ‘บิลด์’ ให้เราคิดไอเดียดีๆ ออกมาได้ อย่ายึดติดว่าห้องประชุมคือต้องเป็นห้องสี่เหลี่ยมเสมอไป ลองเปลี่ยนที่ประชุมให้เหมาะกับประเด็นที่จะคุย เช่น หากจะต้องคิดสินค้าเพื่อกลุ่มวัยรุ่น ลองไปนั่งคาเฟ่ที่มองเห็นวัยรุ่นเดินผ่านไปผ่านมา เราจะนึกหน้าตากลุ่มเป้าหมายของเราได้อย่างชัดเจน ไอเดียต่างๆ ที่งอกออกมาจะเกิดขึ้นเพื่อเขาโดยเราไม่ได้ยึดตัวเองเป็นหลัก หรือบางประชุมที่ไม่เคร่งเครียดมาก ลองออกจากห้องมานั่งประชุมที่สวนหย่อมหรือพื้นที่ส่วนกลางของออฟฟิศก็อาจช่วยให้บรรยากาศไม่ซ้ำซากจำเจ

ส่วนถ้าจำเป็นจะต้องอยู่ในห้องประชุม และต้องระดมไอเดีย ทริกเล็กๆ ที่จะทำให้เกิดความสร้างสรรค์คือลองหยิบหนังสือหรือแมกกาซีนติดมือเข้าไปในห้องประชุมด้วย แมกกาซีนเหล่านั้นจะเป็นเหมือนเรฟเฟอเรนซ์ของเรา และเป็นสิ่งที่ช่วยกระตุ้นความคิดเราด้วย เช่น ก่อนการประชุมไอเดียลองเปิดไปที่แมกกาซีนสักหน้าหนึ่ง เห็นนายแบบบุคลิกแบบนี้ แต่งตัวแบบนี้ ใช้ชีวิตแบบนี้ ลองกระตุ้นไอเดียก่อนการประชุมจริง ด้วยการพัฒนาสินค้าให้เขาสักชิ้นหนึ่ง สมองเราจะมีความเคลื่อนไหว เป็นการบริหารไอเดียก่อนการประชุมจริงๆ ฉะนั้นแล้วการมีแมกกาซีนติดห้องประชุมไว้บ้าง ก็เป็นทริกเล็กๆ ที่น่าลองหยิบไปใช้ดู

7. อย่าละเลยตำแหน่งการนั่งในที่ประชุม

ตำแหน่งในการนั่งประชุมแสดงถึงความสำคัญของแต่ละคนในที่ประชุม ฉะนั้นเราควรวางแผนตั้งแต่ต้นว่าให้ใครนั่งตรงไหน เพราะจะส่งผลต่อลำดับการคุย การมอง เช่น ในห้องประชุมเราควรให้ลูกค้านั่งหันหลังให้ประตู เราเป็นฝ่ายที่มองเห็นประตู เพราะลูกค้าจะได้พุ่งความสนใจมาที่เราที่กำลังเสนองานอยู่ ถ้ากลับกัน ลูกค้าหันหน้าออกไปนอกประตู ความสนใจก็จะว่อกแว่กจากคนที่เดินเข้าออกประตูอยู่ตลอดเวลา ทำให้เราที่กำลังเสนองานอาจไม่ได้รับความสนใจเท่าที่ควร

8. ยอมรับ เข้าใจ และลองเปลี่ยนทัศนคติระหว่างประชุม

ลองเปลี่ยนทัศนคติการประชุมแบบ Brainstorm ว่าไอเดียนั้นไม่ดี ไอเดียนี้ใช้ไม่ได้ แล้วเผลอไปเหยียดคนอื่นว่าไม่เก่ง เอาใหม่ ลองคิดด้วยแอตติจูดที่ว่าทุกไอเดียที่ทุกคนให้มานั้นดีทั้งหมด เพียงแต่ว่าอันนี้ที่เป็นไปได้มากที่สุด เราก็ค่อยๆ ตัดไปทีละอัน อันไหนได้ผลดีกว่ากับกลุ่มเป้าหมายก็ตัดลงไปอีก สุดท้ายแล้วเราจะเหลือไอเดียที่ดีที่สุดที่จะไปพัฒนาหรือนำไปเสนอลูกค้า ส่วนไอเดียอื่นๆ ที่เราตัดออกไปก่อนหน้านี้ก็บันทึกเก็บไว้ อาจยังไม่เหมาะกับผลิตภัณฑ์นี้หรือเวลานี้ แต่อาจจะเป็นไอเดียที่ดีต่อไปในอนาคต

ส่วนสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลยในการประชุม คือการโต้เถียง ต่างคนต่างอาจเชื่อว่าสิ่งที่ตัวเองคิดมานั้นดีที่สุด เลยตอบโต้กันเพื่อยืนยันในสิ่งที่ตัวเองคิด แต่ลืมคิดเผื่อไปว่าเดินออกจากห้องประชุมแล้วทุกคนยังต้องเป็นเพื่อนร่วมงานที่ดีต่อกัน

เพราะฉะนั้นถ้าคิดจะทะเลาะกันในห้องประชุมเพื่อให้ได้ไอเดียที่ดี ก็ควรคิดว่าอะไรที่เกิดขึ้นในห้องประชุมก็ให้จบในห้องประชุม อย่าพามันออกไปข้างนอก และอย่าใช้เป็นเหตุผลในการทะเลาะครั้งอื่นๆ

นอกจากนั้นเรื่องที่ทุกคนรู้อยู่แล้วอย่างการใช้เหตุผลมากกว่าอารมณ์ การพูดให้ตรงประเด็น อย่านอกเรื่อง ให้เกียรติผู้ร่วมประชุมด้วยการพูดในเรื่องที่ตัวเองรับผิดชอบและไม่กินเวลาคนอื่น ก็เป็นเรื่องที่ลืมไม่ได้เช่นกัน

ขออีกนิด อยากฝากทริกที่ดูเหมือนตลกแต่ใช้ได้ผลในการประชุมเสมอ คือการเล่นบทบาทสมมติ หลายครั้งที่เราอ่านสไลด์การประชุมเท่าไรก็ไม่เข้าใจว่าใครต้องรับบทบาทไหนที่หน้างานหรือตอนคุยกับลูกค้า เราขอเสนอว่าให้เล่นบทบาทสมมติประหนึ่งเล่นละครช่อง 7 สมมติให้แต่ละคนรับบทบาทที่แตกต่างกัน ทุกคนจะได้เห็นภาพพร้อมกัน บางทีอาจเข้าใจกว่านั่งบรรยายสไลด์กันทั้งวันก็ได้

วิธีรับมือกับมนุษย์แบบต่างๆ ในที่ประชุม

ต่อให้เราออกแบบการประชุมให้ดีเท่าไร ก็ไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะร่วมมือร่วมใจกับเราเสมอไป เราจึงได้พบเจอมนุษย์แบบต่างๆ ที่ไม่ได้ส่งเสริมการประชุมให้ดีเท่าที่ควร ซึ่งเราก็มีวิธีรับมือแตกต่างกันไป เช่น

1. มนุษย์เงียบ

อย่าเพิ่งตัดสินว่าคนที่นั่งเงียบเป็นคนที่ไม่มีประโยชน์ต่อการประชุม สิ่งที่เราต้องถามดีๆ ก่อนคือเขามีส่วนร่วมกับการประชุมครั้งนี้หรือเปล่า อาจโดนลากมาประชุมอย่างไม่เต็มใจเพราะรู้สึกว่าตัวเองไม่เกี่ยวข้องก็ได้ ถ้าเป็นอย่างนั้นเราทำอะไรไม่ได้นอกจากปล่อยไป ไม่ต้องกระทุ้งให้เขาแสดงความคิดเห็น แต่อีกพวกหนึ่งคือคนที่มีความรู้และมีความสำคัญต่อการประชุมแมตช์นี้แน่ๆ แต่ดันนั่งเงียบ ตรงนี้อาจต้องพึ่งพาผู้นำการประชุมที่จะคอยถามความคิดเห็นทุกคน เป็นการเช็กว่าแต่ละคนตั้งใจฟังการประชุมอยู่หรือเปล่า ที่ยังไม่แสดงความคิดเห็นอาจยังไม่มั่นใจหรืออาจกลัวว่าสิ่งที่เราคิดนั้นไม่ถูกต้อง แต่ความคิดเห็นไม่มีถูกผิด ต่อให้ผู้นำการประชุมไม่ได้ถามที่เราตรงๆ เราควรแสดงความคิดเห็น ไม่ได้ให้เพื่อเด่นหรือมีบทบาท แต่ความคิดของเราอาจเป็นสิ่งที่คนอื่นคิดไม่ถึง หรืออาจบังเอิญไปสอดคล้องกับความคิดของคนอื่นทำให้ไอเดียดูน่าเชื่อถือมากขึ้นก็เป็นได้

2. มนุษย์มั่น

บางคนที่รู้ลึกรู้จริงในเรื่องที่กำลังอธิบาย ถ้าเขาจะมั่นใจในสิ่งนั้นมากๆ ก็ไม่ใช่เรื่องแปลกอะไร ส่วนใหญ่ที่ประชุมจะเข้าใจและยอมรับเขาในฐานะผู้เชี่ยวชาญเรื่องนั้นๆ แต่ก็มีมนุษย์มั่นบางประเภทที่ไม่ได้เข้าใจอย่างถ่องแท้แต่อยากแสดงความคิดเห็น และเชื่อว่าสิ่งที่ตัวเองยึดถือเป็นสิ่งที่ถูกต้อง แถมบางครั้งยังมีอิทธิพลให้ที่ประชุมรู้สึกไขว้เขว้จากสิ่งที่เขาพูดด้วย ทางแก้เมื่อเจออย่างนี้ การหักหน้าด้วยการเถียงก็ไม่ใช่สิ่งที่เราควรแลก แต่ผู้ดำเนินการประชุมควรจัดสรรหน้าที่ให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นอย่างทั่วถึง เมื่อมีใครแสดงอารมณ์ หรือยึดบทสนทนาเป็นของตัวเอง ผู้ดำเนินการประชุมจะต้องดึงสถานการณ์กลับมาให้ทุกอย่างสมดุล ผู้ดำเนินการประชุมจึงมีความสำคัญในแต่ละครั้งเป็นอย่างมาก

3. มนุษย์เออออ

มนุษย์กลุ่มนี้จะเห็นด้วยกับทุกอย่างที่ทุกคนพูด โดยที่ไม่แสดงความคิดเห็นของตัวเองและเราไม่มีทางรู้เลยว่าจริงๆ แล้วเขากำลังคิดอะไร เห็นด้วยจริงๆ อย่างที่เขาพูดไหม หรือในใจเต็มไปด้วยคำถามแล้วแอบเอาไปนินทาต่อหลังการประชุม สิ่งที่พอจะช่วยให้มนุษย์พวกนี้หายไปได้ คือผู้นำการประชุมต้องกระทุ้งถามถึงเหตุผลต่อไปว่า ที่เห็นด้วยนั้น เห็นด้วยเพราะอะไร ให้เขาได้แสดงเหตุผลต่อที่ประชุมเพื่อให้ทุกคนรับรู้ร่วมกัน

สุดท้ายแล้วเราต้องนึกอยู่เสมอว่าการประชุมคือความร่วมมือร่วมใจของคนหลายฝ่าย ในเมื่อฝ่ายหนึ่งออกแบบการประชุมมาอย่างดีแล้ว เราเองก็เป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้เกิดการประชุมที่ดีได้ด้วยการเตรียมตัว ศึกษาเรื่องที่จะต้องแสดงความคิดเห็นอย่างเข้าใจ และเราสามารถสร้างบรรยากาศที่ดีของการประชุมได้ด้วยการให้เกียรติซึ่งกันและกัน เพราะสุดท้ายผลงานหรือไอเดียที่ออกมาก็ไม่ใช่ของใครคนใดคนหนึ่ง แต่เกิดจากความร่วมแรงร่วมใจกันของทุกคน

ฟังรายการ I HATE MY JOB พอดแคสต์ โดยแอปฯ Podcasts (สำหรับผู้ใช้ iOS), Podbean และแอปฯ ประเภท Podcast Player ยี่ห้อใดก็ได้ (สำหรับผู้ใช้ Android) หรือฟังทาง SoundCloud และ YouTube ก็ได้เช่นกัน

Credits

The Hosts ไชยณัฐ สัจจะประเมษฐ์, ท้อฟฟี่ แบรดชอว์

Show Creator ภูมิชาย บุญสินสุข

Show Producer อธิษฐาน กาญจนะพงศ์

Show Editor เชษฐพงศ์ ชูประดิษฐ์

Sound Designer & Engineer ศุภณัฐ เดชะอำไพ

Coordinator & Admin อภิสิทธิ์​ หรรษาภิรมย์โชค

Art Director อนงค์นาฎ วิวัฒนานนท์

Proofreader ลักษณ์นารา พักตร์เพียงจันทร์

Webmaster จินตนา ประชุมพันธ์

Music Westonemusic

The post ประชุมอย่างไรให้เจ๋ง ทุกคนได้แสดงความเห็น และไม่เสียเวลา appeared first on THE STANDARD.